Hantering av mejl blir ett allt större problem. Samtidigt som mängden mejl växer ökar kraven på att kunna söka bland dem.

– I dag är mejl ofta dokumentation, till exempel om upphandlingar. Man vågar inte slänga gamla mejl, säger Morten Hansen, it-chef på Scandic Hotels.

På Scandic Hotels finns det i dag ett personligt ansvar för att se till att lokal arkivering av mejl fungerar. Det ska ändras.

– Jag skulle gärna vilja ha central hantering av arkivering. Och vi hoppas kunna ordna det när vi uppgraderar vår mejlmiljö från Novells Groupwise 5.5 till 7.0, säger Morten Hansen.

Mölnlycke Health Care har i stället valt att koncentrera sig på att formulera regler för hur mejl ska användas.

Målet är att minska antalet mejl.

– Vi har en intern policy att inte skicka kopior av mejl till mottagare som inte behöver dem. Vi har inga utskickslistor med många mottagare tillgängliga för alla. Vi har lyckats ganska väl med att reducera mängden mejl, säger Stefan Fransson, it-chef på Mölnlycke Health Care.

Han nämner även brandväggar som fångar upp spam, samt begränsningar av storleken på användarnas inboxar som medel för att minska antalet mejl.

– Användarna har som standard tillgång till 200 MB. Det finns de som har mer, till exempel de som arbetar med medier och vissa chefer, säger Stefan Fransson.

Volvo Personvagnar har gått ännu längre. Bolaget har formulerat nio direktiv för mejlanvändare. Bland dessa märks att inte använda jobbmejlen för privat bruk, att undvika att skicka kopior, och att skriva tydliga rubriker.

– Användare blir mer frustrerade över otydliga än över många mejl. Det är bättre att skicka två korta och tydliga mejl än ett långt och otydligt, säger Petter Halling, projektledare på Volvo Personvagnar.

Ett av direktiven säger att man inte ska skicka mejl med krav på svar eller agerande inom en arbetsdag.

– Den typen av mejl gör att man blir fast vid sin dator och inte kan sköta sina vanliga arbetsuppgifter, säger Petter Halling.

Volvo ska utbilda 9 000 anställda över hela världen om de nya direktiven under två timmar. Dessutom får de anställda tre timmars utbildning om användning av Microsofts mejlprogram Outlook.

Det pågår även andra program som kommer att påverka mejlflödet på Volvo. Ett exempel är att skapa en central lösning för arkivering och sökning av dokument.

Tanken är att den ska minska antalet mejl som innehåller tunga bilagor.

– Arkivering är inte bara en teknisk fråga. Det handlar mycket om definition av begrepp som används och om hur information är strukturerad.