Joakim Nejdeby, it-chef på Linköpings universitet, förde diskussioner med både Google och Microsoft innan universitetet slutligen bestämde sig för att välja Googles lösning. Studenterna fällde avgörandet, berättar Nejdeby. 

– Som jag uppfattade det har Google ett positivt rykte bland studenterna och gränssnittet upplevs också som renare, inte lika grafiktungt. 

Linköpings universitet ansåg att just e-posthanteringen var ett område där de kunde spara pengar, som nu i stället kan användas för grundutbildning och forskning. Universitetet tror att migrationen till Google apps kommer att spara en miljon kronor årligen. 

– Vi vill naturligtvis använda våra medel så effektivt som möjligt och då kan man fråga sig om det är e-post man ska lägga pengar på. 

Support ingår inte i samarbetet. I praktiken innebär det att studenterna får sin support från universitetet i stället för från Google.

Joakim Nejdeby berättar också att Linköpings universitet hittills haft en Sun-lösning, men att denna föll för åldersstrecket. 

Det nya avtalet innebär att Google tar hand om 26 000 studenters e-post. Det utgör även det första samarbetet mellan Google Apps och ett svenskt universitet. I USA däremot används lösningen redan av ett par lärosäten.

I paketet ingår också kalender, ordbehandling, kalkyl och chattfunktion. Universitetet ställde en del krav på Google, bland annat att de skulle slippa reklam i e-posten och att de skulle få behålla sina vanliga e-postadresser. 

– Olika studenter upplever olika funktioner som viktigast. En del lyfter fram kalender- och schemafunktionerna. Andra anser att ordbehandlingsfunktionen är en stor fördel. 

– Dessutom får vi ju en 100-faldig ökning av lagring på e-posten. 

Ni är bland de första i Sverige att starta omfattande samarbete med Google Apps. Känner ni någon oro? 

– Det är klart att det finns betänkligheter. Vi betalar ju ingenting och hur kommer det att påverka samarbetet? Men vi har en plan för det och kan migrera bort från Google om det inte skulle fungera. 

Kommer ni att ha er data lokalt eller hos Google?
– Det lagras hos dem, men vi förutsätter naturligtvis att de tar hand om vår data på ett klokt sätt. 

Joakim Nejdeby berättar att han får en hel del förfrågningar från andra lärosäten och att det finns flera som håller ögonen på hur det går. Hans plan är också att utveckla samarbetet.

– Absolut, vad jag ska göra nu är att knyta kontakt med andra universitet och starta användarföreningar kring det här.

Google har tre versioner av Google Apps. En standardversion för konsumenter och mindre företag, en version sig mot utbildningsväsendet och en som riktar sig mot större företag.

Roberto Solimene, som är chef för företagsförsäljningen på Google berättar att det här är det första stora utbildningsavtalet som Google gör. Bland stora företag har de fått en handfull så kallade early adopters, sedan de lanserade tjänsten i februari.

Google drar in pengar på företagen, medan standard- och utbildningsversionen är gratis. Vad vinner Google på ett sådant här avtal?
– Vi vill att så många personer och organisationer som möjligt använder det här och att vi får trafik. Vårt mål är att stora institutioner får upp ögonen för Google Apps och att vi kan visa att det är kostnadsfritt och tillförlitligt.