Alla är överens om att mängden data som företagen måste hantera ökar kraftigt och att det är ett problem som inte
längre går att skjuta på framtiden.

– Någonting måste göra annars kommer vi att få se kraftigt ökade kostnader både för själva lagringen och för säkerhetskopieringen som måste göras varje dag, säger Janne Dicander, it-chef på Jönköpings kommun som precis inlett ett omfattande projekt inom området.

Grundproblemet är att kommunen lagrar alldeles för mycket på all-deles för dyr och avancerad utrustning.

– Bokslutssystemen är ett bra exempel på hur det fungerar i dag. Många system lagrar flera årsredovisningar för direkt åtkomst. Men egentligen skulle det inte spela någon roll om användarna skulle få vänta tio eller tjugo minuter på att få åtkomst till en årsredovisning som har några år på nacken. Kan vi rensa ut gamla data skulle vi kunna sänka kostnaderna, säger Janne Dicander.

Han är en av flera it-chefer som hävdar att lösningen på lagringsproblemen är en blandning av teknik och utbildning av användarna.

Kommunen har centraliserat hanteringen från åtta förvaltningar till en ny drifthall. Samtidigt tittar den på hur användarna kan utbildas för att bli mer effektiva.

– Att en person sparar ned Wordfiler som är 40 MB, eftersom det bifogats okomprimerade bilder, beror på att personen inte fått rätt utbildning. Där har vi inte varit tillräckligt duktiga på att lära an­vändarna hur produkterna nyttjas på bästa sätt, säger Janne Dicander.

En röd tråd när användarnas beteende diskuteras är hur mejlen påverkar företagens mängd av data.

– Vi måste komma bort från cc-träsket när användarna skickar mejl med stora bifogade filer till varandra i flera exemplar, säger Elisabeth Stjernstoft, cio på City-mail.
Hon ser dock inte en lösning i att begränsa storlek på inboxen eller regler för hur man skickar e-post.

– Sitter man i dag med 3 GB hemma i sin privata mejl är det svårt att acceptera att på arbetet har jag bara tillgång till 10 MB. Det är verkligen som att köra med häst och vagn på jobbet, medan man har Porschen hemma, säger Elisabeth Stjernstoft.

I stället förespråkar hon olika sätt att samarbeta som både minskar datamängden och samtidigt, som en bonus, gör användarna mer effektiva.

– Samarbetsplattformar är ett bra sätt att minska floden av e-post. En wiki är till exempel mycket bättre än e-post eftersom flera är inne och ändrar i en artikel, säger Elisabeth Stjernstoft.

Hon gillar dessutom bloggar.

– De kan användas som diskussionsforum. När svaret är okänt kan någon lägga in ett inlägg, andra kommenterar och konversationen är igång för att nå en slutsats, säger Elisabeth Stjernstoft.

– Bloggar och wikier tar bort cc-kulturen, bifogade filer och de långa mejlkedjorna som ingen är betjänt av.

Men samtidigt finns det många som anser att det fortfarande går att hålla nere storleken på mejlkonton utan att förgrymma användarna.

Petter Halling, projektledare på Volvo Personvagnar, är en dem:

– Hos oss har användarna en inbox på 20 MB. Om du bara ökar storleken har du samma problem om tre månader igen. I stället måste man hjälpa användarna att bli bättre på att hantera e-post.