Ett skäl till att använda sociala nätverk på arbetet är att det finns personal som är spridd över flera geografiska zoner, ett problem som har förstärkts i och med trender som teleworking och distansarbete, där folk kan arbeta var och när de vill. Och det är också en stark drivkraft bakom IBMs stora intresse för sociala nätverk.

– En av de viktigaste sakerna för IBM är att hitta expertisen, säger Alastair MacKenzie, varumärkeschef för Lotus Software på IBM, till IDG News.

– Det är avgörande både för vår effektivitet och för att skapa konkurrensfördelar.

IBM startade sitt projekt på det mest logiska stället. Blue Pages är företagets interna telefonlista, där företaget har lagt in profilsidor som de anställda kan uppdatera. Nu kan de också taggas med nyckel­ord. Enligt Brendan Tutt, chef för sociala nätverk på IBM, har företaget byggt ett verktyg som gör det möjligt att hitta personer och identifiera vilken kompetens de har.

– När vi vet vilka de är kan vi tagga dem med viktiga nyckelord. Att tagga är en viktig del av våra verktyg, att tagga sig själv, tagga dokument eller att tagga andra. Med Blue Pages kan IBMs anställda inte bara hitta personer eller matcha nyckelord, det är också ett verktyg för att lära sig mer om vissa personer eller områden genom att samla blogginlägg, bokmärken – som sparas i en social applikation som heter Dogear – och dokument som relaterar till en person eller ett ämne. Det ger inte bara en bild av hur någon beskriver sig själv utan hur de definieras av andra, deras bakgrund och intressen.

Företaget har också lagt in statusrader, vilket gör det möjligt att ha koll på om den man söker är tillgänglig eller upptagen med annat. Efter att ha testat programmen har företaget delat in sina blå sidor i fyra delar: profiler, gemenskaper, bokmärken och aktiviteter.

– Det är ett kraftfullt verktyg för att tagga folk och visa att man hör ihop. Men det innehåller även funktioner för professionella nätverk, där vi i dagsläget exempelvis har ett tekniskt ledarskapsteam, där de som har tekniska yrken har taggat upp sig emot team vilket gör att det blir enklare att hitta varandra, säger Mikael Haglund.

Sedan finns även nästa generations Blue Pages, Fringe, som bland annat innehåller funktioner för att tala om vem som är ens kontakt och att exponera sitt sociala nätverk, samt webben 2.0. Den största nyttan är att det blir enklare att hålla kontakten och att hitta rätt kompetens.

Enligt Mikael Haglund, teknikchef på IBM Svenska, är Blue Pages ett användbart verktyg, även i den svenska verksamheten. Själv använder han dagligen verktygen för att hitta och hålla kontakt med personal inom olika kompetensområden och för att andra ska kunna hitta honom.

– Jag har minskat min egen arbetsbelastning genom att samla en del information i vår wiki och kunna peka på den, säger Mikael Haglund och fortsätter:

– I ett tjänsteföretag som IBM är det människor och det som finns i huvudet som är det viktiga. Alla nivåer i ett socialt nätverk hjälper en att leta efter kunnande.

Det finns även sökmotorer integrerade, så när någon söker på information kan hon/han även hitta artiklar, bloggar, wikier och tips om vad andra IBM-anställda har skrivit om i sina Blue Pages-sidor.

– Man kan se vilken information som finns om folk, vilka som har skrivit om något, vilka som är experter och var de sitter. Ett annat verktyg som används mer socialt är Beehive. Företaget har alltså flera verktyg som används för olika ändamål.

– Vi har även specifika communityverktyg, för att exempelvis ha koll på vem som är expert inom ett smalt område. Erfarenheten visar att det som fungerar bäst är att ha många olika forum och nya sätt att prova saker. Vi sätter upp och ser vilka som överlever, säger Mikael Haglund.

Han anser att företag som inte satsar på sociala nätverk missar en hel del.

– Visst finns det branschorganisationer och konferenser för specialintressenter, men skillnaden med de moderna verktygen är att fler kan vara med och att kunder och potentiella kunder kan dela på information.

– Det är klart att folk inte ska uppdatera sina Facebookkonton hela dagarna, men jag tror inte folk gör det heller.

– Här finns också en viktig social aspekt – folk knyts närmare varandra och får mer att prata om, säger han.

Ren kompetensutveckling kan ske exempelvis genom att man kan dokumentera sina kunskaper inför varandra.

– Det kan exempelvis handla om vilket kunskapsområde man har och vad man kan. Genom att informationen är sökbar finns den tillgänglig, eller kan hemlighållas om den är konfidentiell. Men tendensen är att dela så mycket som möjligt.

– Följden blir en ökad produktivitet, framför allt för att man kan hitta rätt folk. Samt att de misstag som görs bara sker en gång, inte flera. Man kan lära sig av andras erfarenheter.