– Med mejl som ett öppet forum blir medarbetarna mer involverade i mitt arbete, säger han.

– De lär sig mycket, speciellt genom mina skickade mejl.
Själv är jag inte redo för ett sådant steg. Däremot tog it-avdelningen för något år sedan fram riktlinjer för mejl. Tanken med dem är att ge klarhet i hur vi ser på e-post på Citymail. En vägledning och hjälp för att slippa bli störd eller stressad av mejl. Nej tack, till management by e-mail.

En bra utgångspunkt för e-post är att skicka den typ av mejl jag själv vill ha. Och bara använda mejl när det är nödvändigt. E-post fungerar bra när budskapet är enkelt, eller när det handlar om kort information: beröm, mötesbokningar, snabba överenskommelser.

Mejl fungerar däremot inte när budskapet är svårt eller när jag behöver goda inspel, idéer och uppslag. Inte heller för diskussioner, konfliktlösning och feedback som riskerar att uppfattas som negativ.

När vi lanserade riktlinjerna kom många positiva reaktioner. ”Vad skönt med tydlighet”, ”en sten föll från mitt hjärta”, lät några av omdömena. Riktlinjerna består av lite allmän mejl-vett-och-etikett. Saker som att mejl ska vara korta, enkla att förstå och snabba att tolka. Ett ämne per mejl. Hellre två korta än ett långt som handlar om två olika ämnen.

Det är artigt att svara på mejl för agerande. Informationsmejl behöver däremot inte besvaras. Cc-mejl undviks i möjligaste mån. Mottagaren kan strunta i cc-mejl utan att det får negativa konsekvenser. Vi låter inte mejl stressa oss. Därför kan mejl aldrig kräva agerande inom en arbetsdag. Vid akuta ärenden används andra kontaktvägar.

Jag har några fasta tider då e-posten kollas. Det är inte det första jag gör på morgonen. Min dag styrs inte av in­korgen. Jag startar gärna med kaffe och ett varv bland personalen. Ett bra tips är att stänga av plinget som talar om att nya meddelanden kommit. Och mejla aldrig i ren ilska en sen fredag eftermiddag, trött efter en intensiv vecka. Då riskerar mejl att bli mindre bra. Bättre att sova på saken och ringa på måndag morgon i stället.

Säkert frustar en och annan kollega över dessa rader. Ja, jag vet. Ibland glömmer jag av mig. Det kan bli för många långa mejl som sprätter i väg, och ett och annat cc-mejl för mycket. Det ska jag sluta upp med. Nu. Basta.