I it-svängen är årets megamässor – Cebit i Hannover och Mobile World Congress i Barcelona – precis avklarade. På båda slåss tusentals utställarföretag om uppmärksamheten. Risken att det egna företagets marknadsföring drunknar fullständigt i störtfloden av jippon och lanseringar är uppenbar.

CS har frågat pr-experter och ett flertal av de 50 svenska företag som var med som utställare på Cebit och Mobile World om deras strategier för att lyckas på mässgolvet.

Alla är eniga om att minutiösa förberedelser och en glasklart definierad målsättning om vad man vill uppnå i mässmontern avgör.

– En person jobbade heltid i flera månader med planering och samordning inför mässan. Vi hade tidigt en klar bild av vilka möten vi ville ha på mässan och hur själva montern skulle se ut, säger Torbjörn Sandberg, vd på mobilt bredbands-företaget Birdstep som var med bland utställarna på Barcelonamässan.

Birdstep ringade in 250 mobiloperatörsföretag som potentiella kunder och som det var viktigt att nå under mässan. När den sparkade igång hade Birdstep fem säljare i mässmontern med kalendrarna fulltecknade av inbokade säljmöten.

Inte bara utställare utan även mässbesökare gjorde noggranna förberedelser och visste exakt vad de skulle titta på redan innan mässan började, enligt Ylva Andersson, marknadschef på Crossmedia Avenue som utvecklar mobiltjänster och ställde ut på samma mässa.

– Många som besökte oss i montern var väl förberedda. De hade läst in sig i förväg i bland annat mässkataloger. De sökte upp oss för att de var intresserade av våra tjänster.

Åsa Thoft, pr-konsult på Spotlight PR, jobbar med att få företag att nå ut med budskap i den kaotiska mässmiljön. Strategierna kan se olika ut beroende vilket syfte företaget har med att vara på mässan.

– För ett företag kan det handla om att få in en viss kategori av mässbesökare till sin monter, exempelvis it-chefer eller teknikchefer som har direkt inflytande över inköpsbeslut av deras produkter, säger hon.

Den här gruppen av utställarföretag satsar det mesta av sitt krut på att långt i förväg boka in massor av säljmöten med tänkbara kunder i sina mässmontrar. Som mässbesökare kan man se utställare sitta och trycka ensamma i kala montrar med en firmaskylt och möjligtvis en liten karamellskål som enda sällskap.

Det behöver inte nödvändigtvis handla om förlorare i mässfajten. De kan tillhöra just den här kategorin av företag. Den ensamme mannen i montern kanske är en framgångsrik säljare som bara sitter och pustar ut några minuter mellan två inbokade säljmöten.

För företag som ställer ut för att bli mer kända och stärka sina varumärken handlar det om locka så många mässbesökare som möjligt till sin monter, enligt Åsa Thoft.

– Då är det viktigt med visuella effekter och formgivning av mässmontern. Det gäller att ha något som sticker ut och som får besökarna att stanna till, säger hon.

Få företag på Barcelonamässan satsade så hårt på att göra montern till en publikmagnet som det lilla Lidköpingsföretaget Flexenclosure. De utvecklar sol- och vinddrivna mobilbasstationer till mobilnät i framför allt utvecklingsländer.

Marknadschefen James Kan funderade länge på hur företaget skulle exponera sig på ett spektakulärt sätt. Varför inte bygga upp en basstation i full skala?

– Men problemet var att masterna är åtminstone 30 meter höga. Spanska myndigheter sade nej. De var rädda för att masten skulle rasa ner över mässbesökarna, säger James Kan.

Den kompromiss som blev slutresultatet var en sex meter hög mast som stack upp som en fyrbåk bland mässmontrarna med alla antenner, vindgeneratorer och solceller.

James Kan spinner som en nöjd katt när han summerar företagets facit efter mässan: över 200 intressekontakter från mobiloperatörer. Flexenclosure fick också ett medialt genomslag, 28 tidningsartiklar varav flera i internationell affärspress. Det är mycket för ett så litet företag. Fokus för mediernas bevakning ligger nästan alltid på de största företagen på mässorna.

– Antalet skarpa leads är det som räknas. Men mediegenomslaget är en viktig bonus, summerar Flexenclosures marknadschef.

Det spektakulära antenntornet var definitivt en viktig faktor bakom Flexenclosures genomslag på mässgolvet, tror James Kan.

– Masten hade en enorm betydelse, men inte bara som publikmagnet. Det förmedlar en annan känsla att visa grejerma i full skala än om vi bara hade visat dem på bilder eller video som våra konkurrenter. Nu kunde operatörerna känna på vindgeneratorns kolfiberblad.

Andra exempel på publikmagneter i mässmontern var happenings och fester, enligt Åsa Thoft på Spotlight PR.

Fakta

För att marknadsföra egna varumärken:
Viktigt att dra till sig många besökare till montern. Monterdesign och spektakulära inslag som drar till sig mässbesökarnas uppmärksamhet är avgörande. Andra verktyg är happenings och fester. Också viktigt att ha medarbetare som är duktiga på att knyta sociala kontakter i montern.

Använda mässan för att öka försäljningen:
Viktigt att få in rätt mässbesökare till montern, de potentiella köparna av företagets produkter. Bästa metoden är att förhandsboka så många säljmöten som möjligt med nyckelpersoner i målgruppen. Monterdesignen är inte lika viktig. Överväg om ni behöver en mässmonter. Kanske räcker det med ett hyra ett rum på mässan för säljmötena.