Elektronisk fakturahantering (där e-faktura är det elektroniska dokument som en leverantör skickar till sin kund) kan spara stora pengar för organisationer som hanterar många inkommande fakturor.

Man kan ofta uppvisa en besparing på i storleksordningen minst 100 kronor per mottagen faktura.

Dessutom är elektronisk fakturahantering bra för miljön eftersom man sparar både papper och energi när man slipper skicka pappersfakturor kors och tvärs över landet.

Ändå är det ofta svårt att få leverantörer att skicka elektroniska fakturor. Det beror förstås på att den största besparingspotentialen finns i organisationen som tar emot fakturan – uppåt 90 procent av potentialen finns här.

Det ekonomiska incitamentet för dem som ställer ut fakturorna utgörs alltså i praktiken av eliminering av porto, utskrifter och kuvertering, vilket kan uppfattas som en för liten ”vinst”.

Saken kompliceras av att de flesta leverantörer har många olika kunder som alla helst vill ha sina e-fakturor på olika sätt.

Det finns ju en rad olika elektroniska format för e-faktura: xml, Svefaktura, Edifact och pdf.

De är anpassade för individuella organisationers behov och/eller för olika branscher.

En leverantör som säljer både till tillverkningsindustri och till offentlig sektor kan då få krav på sig att producera e-fakturor i minst två helt olika format.

Det kan snabbt bli en mängd olika e-format som den stackars leverantören måste stöda.

Risken är stor att man då tröttnar och gör som vanligt – skickar fakturorna utskrivna, med posten.

Readsoft är med stor marginal marknadsledare inom e-fakturahantering i Sverige. Vi ser dock att även de företag som hållit på längst med e-fakturor och som har ägnat år åt att övertala sina leverantörer att införa e-fakturor, har svårt att få leverantörerna att nappa.

De som lyckats allra bäst får 60–70 procent av sina fakturor elektroniskt.

Det är uppenbart att det vore bättre med en lösning som dels ger de organisationer som tar emot fakturorna god möjlighet att hantera fakturainformationen effektivt, dels inte tynger leverantörerna med en rad tids- och resurskrävande krav på skräddarsydda e-fakturor.

Jag hävdar att pdf-fakturor är den enklaste lösningen på båda dessa problem. Datafångst av pdf:er är snarare enklare än datafångst av pappersfakturor, och pdf-fakturor kräver ingen extra produktionsteknik.

Pdf-fakturor är också enkla att läsa manuellt vid behov och ger samma effektivitetsvinster som Svefakturor, xml-fakturor eller fakturor i andra digitala format.