Digitala möten blir allt mer populära. Största skälet är att geografiskt utspridda företag vill spara tid och pengar på att slippa resa. Miljöaspekten börjar också bli ett starkt argument.

Allra snabbast ökar de digitala mötena hos de små företagen, ofta inom utveckling, design och webb, men också hos de riktigt stora – statliga verk och globala företag. Det berättar Ida Hult, trendstrateg och etnografisk konsult med inriktning mot arbetsliv, på företaget Trendethnography.

– De stora organisationerna har ofta väldigt bra tekniska plattformar, och har kommit igång. Men där har vi ändå bara sett början. Många utnyttjar inte sina system fullt ut än utan prövar sig fortfarande fram.

Videokonferenser och dator- och telefonmöten är vanligaste formen. Men möten via sms, instant messaging och mejl växer snabbt, enligt Ida Hult.

– Det kan vara väldigt effektivt. Till exempel kanske man tar en snabb sms-remissrunda för att folk ska tycka till och reagera snabbt. Eller ett instant messaging-möte för att snabbt göra en avstämning i ett ärende. Kanske kan man klara av ett möte på bussen på väg hem.

I de organisationer som börjar använda sig mer av digitala möten sker efter ett tag en automatisk gradering mellan de olika kommunikationskanalerna, enligt Ida Hult. Vilket sätt man väljer för sitt möte beror på hur väl man känner de andra personerna, hur viktig frågan är och dess karaktär.

– Det blir en slags oskriven lag för vilken sorts ärende som ska behandlas i de olika kanalerna och det gör det lättare för var och en att prioritera.

Det blir också lättare att välja när och var man är delaktig i ett digitalt möte – man kanske till och med kan välja vilken kanal som passar en bäst.

– Det bidrar till att öka effektiviteten och skapar ett större lugn för de anställda. I dag handlar det mycket om att freda sin egen tid så att man får koncentrerad arbetstid.

I takt med att floran av nya digitala kommunikationskanaler ökar så minskar antalet ansiktsmöten. Men det är bara positivt att man kan sålla bort fler av dem, anser Ida Hult.

De fysiska mötena behövs alltid. De får till och med ännu högre status i takt med att de blir färre.

– Det blir ännu tydligare vilka man bjuder in till det fysiska mötet. Det blir mer sparsmakat och de som är där verkligen har något att ge. Jag tror att vi värderar de personliga mötena ännu mer framöver. Att välja den formen ger extra tyngd. Det är som ett handskrivet brev, det visar att det har större betydelse. Dessutom behövs ”kaffeapparatsfunktionen”. Trivsel och kreativitet är viktigt.

Ofta är man vid de digitala mötena bättre på att sätta en agenda och att följa den, och det sätter större fokus på ämnet, konstaterar Ida Hult. Men alla kanske inte är lika vana.

– Förutsätt inte att alla kan allt. Slå fast reglerna för hur mötet ska gå till, format och funktion.

Hon är övertygad om att nästa mötesform som kommer är den där deltagarna på något sätt själva är medproducenter till resultatet.

– Man kanske lägger upp en policy på webben och låter folk tycka till och bidra med sin erfarenhet. Det gör att fler kan påverka beslut men också att man får ett ännu större inflytande över sin egen tid.

*away from videokonferens­anläggning