I tuffa tider blir den interna kommunikationen än viktigare, särskilt för konsultbolagen, hävdar Dennis Lundkvist, it-chef på konsultbolget Epsilon.

Pressade priser och hårdare konkurrens innebär att de med stark företagskultur och bra samarbetsförmåga klarar sig bäst, an-ser han.

– När timpriserna går ner och lönekostnaden upp måste vi likrikta arbetssätt och processer genom att plocka russinen ur kakan. Vi måste använda våra skalfördelar. Annars är vi inte bättre än den lilla konsultfirman på hörnet.

För fem år sedan bestod Epsilon av 15 dotterbolag och 700 anställda varav 100 arbetade med administration. Alla bolag hade sina egna it-system och i det interna klimatet rådde konkurrens snarare än samarbete.

Epsilons ledning slog fast att företaget var tvunget att göra strategiska förändringar för att få ihop bolagen till ett.

En central del i det arbetet blev införandet av ett nytt intranät. Det har skapat en ny samarbetskultur, men driver också på säljarbetet.
– Vi måste snabbt kunna hitta den bästa lediga konsulten oavsett om det är en anställd eller en person i våra nätverk, säger Dennis Lundkvist.

– Som ett kunskapsföretag är det en förutsättning att vi hela tiden har koll på vad vi kan. Både för att snabbt svara på en kundförfrågan och för att kunna söka hjälp internt.

För Epsilon har det blivit ett sätt att svetsa samman företaget och att få bättre koll på kompetensen i organisationen.

Dennis Lundkvist konstaterar att arbetet med att släppa det lokala tankesättet har tagit längre tid än vad ledningen trodde men han ser samtidigt att det har tvingat fram en nyttig och bra dialog internt.

– Intranätet är navet i de system vi använder på Epsilon. I stället för att var och en har information på hårddisken eller på papper har vi det samlat på ett ställe där alla kan se den och bidra med nya kunskaper och erfarenheter. Det sprider vi-känsla och engagemang i företaget.

Att skapa en vi-känsla är dessutom extra viktigt i företag där de anställda sitter så utspridda.

– Det är en utmaning för alla konsultbolag. Hur kan man skapa ett engagemang så att inte den enda kontakten konsulten har är att företagets namn står på lönekuvertet och att det är gokart två gånger om året med kollegerna?

4 000 personer, allt från anställda till underkonsulter och andra i Epsilons nätverk, har tillgång till intranätet.

Vid inloggningen uppmanar systemet direkt till dialog. Ett antal lite mer personliga frågor visas som konsulten får fylla i svaret på, frågor som ”vad gör du i dag?” och ”var är du?”.

Frågan ”hur mår du?” kan besvaras på ett tiotal sätt, till exempel kreativ, krasslig, på hugget, koncentrerad, stressad eller låg. Svaren sammanställs i ett diagram som alla kan se.

– Det ger en bild av läget i organisationen och i de olika grupperna, och det är ett sätt att komma varandra närmare trots att konsulterna är så utspridda. Har någon fyllt i ”låg” kan man nästan räkna med att flera har hört av sig före dagens slut för att kolla läget.

På startbilden går det också att fylla i om man har skaffat sig någon ny kompetens. Här kan även säljarna slå ett slag för kompetens som är extra efterfrågad just nu.

I intranätet finns också bloggar och diskussionsforum där alla kan bidra och interagera.

Snart lanserar Epsilon dessutom ett nytt koncept för återvinning av kompetens och erfarenheter.

– Där använder vi en wiki för att samla våra best practices och alla anställda har del i att kontinuerligt förfina den, säger Dennis Lundkvist.

– Det blir som ett internt uppslagsverk om vad vi gjort, projekt vi har deltagit i, och en kontaktlista för att hitta folk som redan stått inför samma problemställningar.

Konsulterna har också sina egna cv:n inlagda i systemet och så fort de uppdateras ser alla anställda ändringen.

– Det gör att de anställda får större kunskap om projekt och kunder vilket stärker känslan för företaget. Det gör också att de blir kunnigare och lättare kan delta i säljarbetet.

All kompetens som är inlagd är sökbar så att man kan få fram en lista på lediga konsulter som matchar sökkriterierna.

– Visst är det sårbart att samla så mycket information om hela organisationens samlade kompetens, men möjligheterna överstiger alla eventuella risker, säger Dennis Lundkvist.

– Man kan aldrig skydda sig helt.