Av
Det finns inget automatiskt samband mellan att satsa mycket pengar på ett projekt och att få ett bra resultat.
Inte så att det är bra att ha ont om pengar, men ibland kan bristande resurser tvinga fram kreativitet och göra att man fokuserar på värdehöjande aktiviteter.
Det är en lärdom av ett projekt som Göteborgsföretaget Swedish Development Advisors, SDA, genomfört för Sidas räkning i El Salvador.
Lars Dahlström och Börje Berneblad som är delägare i och konsulter på SDA har hjälpt myndigheten för krigsskadade, Fondo de Lisiados, att få ordning på verksamheten. Myndigheten finns i huvudstaden San Salvador. Även Åsa Königson, Mattias Ahlenius och Månstråle Dahlström har arbetat i projektet.
Verkligheten bakom systemen. Hembesök av socialarbetare för att utreda arbetsförmåga på plats i en lantarbetares vardag.
Av naturliga skäl har de varit tvungna att genomföra ett lågbudgetprojekt. Och läget var förtvivlat när man kom in i bilden för två år sedan. Myndigheten hade förvandlats till ett politiskt slagträ och verksamheten var nästan lamslagen, bland annat på grund av massiva protester mot den.
– Man kan säga att myndigheten är en kombination av Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och remitterande sjukvård med 36 000 handikappade som kunder, säger Börje Berneblad.
Med idéer som bland annat återfinns i Toyotas omtalade Leanstrategi, som i korthet går ut på att skära bort sådant som är onödigt och att varje aktivitet ska skapa värde, i bakhuvudet skred Dahlström och Berneblad och de andra inblandade till verket.
De började med att intervjua kunderna, de krigsskadade, och pratade med de olika parternas representanter i styrelsen för att undvika att det ställdes för höga krav. Och de styrde diskussionerna till att handla om hur myndigheten fungerade.
Det stod snart klart att de två viktigaste målen var att korta ansökningstiderna och förenkla handläggningen.
Den dynamiska duons arbete resulterade i att en nulägesbeskrivning på 57 sidor kunde kortas ner till sju sidor.
De skyndade inte på arbetet utan tog tid på sig att jobba med de nya processerna. Och de gjorde det så enkelt som möjligt. Ett exempel är att post-it-lappar användes för processmodellering så länge som möjligt.
– De organiserade om sig så sakta att de inte märkte att de förändrade sig, säger Lars Dahlström.
Ett annat sätt att se på förenklingarna är att titta på verksamheten ur kundens synvinkel.
En resa till San Salvador från landsbygden kan kosta en månads pension för en person som ansöker om stöd. Därför såg de till att slå ihop arbetet med att bedöma ansökningar om pension, läkarvård och hjälpmedel.
En av de viktigaste ledstjärnorna i projektet har varit att bryta ner uppgifter som ska genomföras i mikroprojekt. Definitionen på ett mikroprojekt är en arbetsuppgift som inte ska ta mer än en månad för en person.
– Vi hade som mest 120 små förändringsprojekt listade. Genom att ta itu med dem fick vi mycket gjort under åtta–tio månader utan att det märktes, säger Börje Berneblad.
En fördel med mikroprojekt är, enligt honom, att de inte skapar oro i organisationen. Eller för att uttrycka det annorlunda, det är ingen som blir rädd att bli av med jobbet och därför motverkar projektet.
Genom att jobba tålmodigt i små steg lyckades de ta itu med problem och genomföra förändringar som förenklade verksamheten. Ett exempel gäller it-stödet.
– Folk tyckte att den egna verksamheten var komplex och svår. Vi stack ut hakan och sa att det inte var så svårt, säger Börje Berneblad.
De svenska konsulterna utmanade personalen på myndigheten med att säga att de skulle kunna använda en vanlig ordermodell för att skapa it-stödet. I stället för fem olika system och ett sjuttiotal databastabeller skulle man använda sju tabeller. Det gick.
I kombination med den begreppsmodellering som genomförts skapade den enkla ordermodellen ett gemensamt språk i organisationen, vilket förenklade arbetet med att skapa nya processer.
I dag fungerar myndigheten klart bättre. Enligt SDA har handläggningstiderna kortats med 90 procent, samtidigt som antalet överklaganden reducerats dramatiskt.
Frågan är om SDA skulle kunna fixa till svenska Försäkringskassans problem också.
– Man måste ha respekt för Försäkringskassans storlek och vi vill inte förringa Försäkringskassans personal, det finns många duktiga människor där, säger Börje Berneblad.
– Men det är klart att man skulle kunna styra upp arbetet och förenkla mycket. Det är uppenbart att det måste finnas många likheter, säger Lars Dahlström.
Inte så att det är bra att ha ont om pengar, men ibland kan bristande resurser tvinga fram kreativitet och göra att man fokuserar på värdehöjande aktiviteter.
Det är en lärdom av ett projekt som Göteborgsföretaget Swedish Development Advisors, SDA, genomfört för Sidas räkning i El Salvador.
Lars Dahlström och Börje Berneblad som är delägare i och konsulter på SDA har hjälpt myndigheten för krigsskadade, Fondo de Lisiados, att få ordning på verksamheten. Myndigheten finns i huvudstaden San Salvador. Även Åsa Königson, Mattias Ahlenius och Månstråle Dahlström har arbetat i projektet.
Verkligheten bakom systemen. Hembesök av socialarbetare för att utreda arbetsförmåga på plats i en lantarbetares vardag.
Av naturliga skäl har de varit tvungna att genomföra ett lågbudgetprojekt. Och läget var förtvivlat när man kom in i bilden för två år sedan. Myndigheten hade förvandlats till ett politiskt slagträ och verksamheten var nästan lamslagen, bland annat på grund av massiva protester mot den.
– Man kan säga att myndigheten är en kombination av Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och remitterande sjukvård med 36 000 handikappade som kunder, säger Börje Berneblad.
Med idéer som bland annat återfinns i Toyotas omtalade Leanstrategi, som i korthet går ut på att skära bort sådant som är onödigt och att varje aktivitet ska skapa värde, i bakhuvudet skred Dahlström och Berneblad och de andra inblandade till verket.
De började med att intervjua kunderna, de krigsskadade, och pratade med de olika parternas representanter i styrelsen för att undvika att det ställdes för höga krav. Och de styrde diskussionerna till att handla om hur myndigheten fungerade.
Det stod snart klart att de två viktigaste målen var att korta ansökningstiderna och förenkla handläggningen.
Den dynamiska duons arbete resulterade i att en nulägesbeskrivning på 57 sidor kunde kortas ner till sju sidor.
De skyndade inte på arbetet utan tog tid på sig att jobba med de nya processerna. Och de gjorde det så enkelt som möjligt. Ett exempel är att post-it-lappar användes för processmodellering så länge som möjligt.
– De organiserade om sig så sakta att de inte märkte att de förändrade sig, säger Lars Dahlström.
Ett annat sätt att se på förenklingarna är att titta på verksamheten ur kundens synvinkel.
En resa till San Salvador från landsbygden kan kosta en månads pension för en person som ansöker om stöd. Därför såg de till att slå ihop arbetet med att bedöma ansökningar om pension, läkarvård och hjälpmedel.
En av de viktigaste ledstjärnorna i projektet har varit att bryta ner uppgifter som ska genomföras i mikroprojekt. Definitionen på ett mikroprojekt är en arbetsuppgift som inte ska ta mer än en månad för en person.
– Vi hade som mest 120 små förändringsprojekt listade. Genom att ta itu med dem fick vi mycket gjort under åtta–tio månader utan att det märktes, säger Börje Berneblad.
En fördel med mikroprojekt är, enligt honom, att de inte skapar oro i organisationen. Eller för att uttrycka det annorlunda, det är ingen som blir rädd att bli av med jobbet och därför motverkar projektet.
Genom att jobba tålmodigt i små steg lyckades de ta itu med problem och genomföra förändringar som förenklade verksamheten. Ett exempel gäller it-stödet.
– Folk tyckte att den egna verksamheten var komplex och svår. Vi stack ut hakan och sa att det inte var så svårt, säger Börje Berneblad.
De svenska konsulterna utmanade personalen på myndigheten med att säga att de skulle kunna använda en vanlig ordermodell för att skapa it-stödet. I stället för fem olika system och ett sjuttiotal databastabeller skulle man använda sju tabeller. Det gick.
I kombination med den begreppsmodellering som genomförts skapade den enkla ordermodellen ett gemensamt språk i organisationen, vilket förenklade arbetet med att skapa nya processer.
I dag fungerar myndigheten klart bättre. Enligt SDA har handläggningstiderna kortats med 90 procent, samtidigt som antalet överklaganden reducerats dramatiskt.
Frågan är om SDA skulle kunna fixa till svenska Försäkringskassans problem också.
– Man måste ha respekt för Försäkringskassans storlek och vi vill inte förringa Försäkringskassans personal, det finns många duktiga människor där, säger Börje Berneblad.
– Men det är klart att man skulle kunna styra upp arbetet och förenkla mycket. Det är uppenbart att det måste finnas många likheter, säger Lars Dahlström.
Passande platsannonser direkt till
U-hjälp till Försäkringskassan? - (mbl) 2009-11-24 14:33