Fakta

Sex tips som vässar gruppen

  1. Se till att medarbetarna kommunicerar. Att skapa en laganda är extra viktigt när medlemmarna inte kan interagera direkt med varandra. Bra kommunikation skapar gemenskap och vägar att komma på nya möjligheter och lösningar. Oavsett om medlemmarna använder telekonferenser, e-post eller webbmöten är det viktigt att dela idéer och resultat. Stadig kontakt bygger förståelse över tidszoner och kulturer.
  2. Stöd samarbete. Konkurrens är det traditionella sättet att driva fram prestationer. Konkurrens mellan individer och avdelningar uppmuntras därför ofta. Men i nätverksorganisationer, där samarbete är grunden, kan följden bli en oförmåga att arbeta med gemensamma mål. Samtidigt gäller det att våga lyfta fram skilda uppfattningar. Respekt och en förmåga att hantera konflikter är viktigt.
  3. Skapa tydliga mål. Alla team behöver veta vad de håller på med och varför. Men i ett virtuellt team är insikten i mål och visioner mer avgörande. Medlemmarna måste från början förstå vad de förväntas bidra med, hur det påverkar resultatet och vilka prestationer som förväntas. Då får de en tydligare gruppidentitet och även mer energi och engagemang för gemensamma arbetsuppgifter.
  4. Mät på ett bra sätt. När chefen inte kan följa varje medarbetares arbete i detalj är det prestationerna och resultatet av arbetet som står i förgrunden. Teamen måste veta vad de ska uppnå, men även hur. Då är det nödvändigt med tydliga mål som är enkla att kommunicera och förstå samt att uppmuntra medlemmarna till en dialog om de kriterier enligt vilka de blir utvärderade.
  5. Coacha på distans. Att leda är också att ge personligt stöd, att ge feedback och att skapa en personlig relation. Den öppna dörren hos chefen måste ersättas av något annat. Här gäller det att använda den teknik som finns tillgänglig, exempelvis delade dokument, e-post och videokonferenser. Ibland kan det vara nödvändigt att komplettera uppföljningen på distans med personliga möten.
  6. Synliggör framgången. Att känna sig som en teammedlem handlar mycket om att uppleva sig som delaktig inte bara i företagets, utan även i arbetsgruppens framgångar. När det går bra gäller det för chefen att hitta sätt att synliggöra detta, belöna gruppen och medarbetare som lyckats speciellt väl. Devisen att ”belöna gruppen, och gruppen belönar dig tillbaks”, gäller i allra högsta grad.

Många organisationer ökar distansarbetet. Kontor stängs och avdelningar slås ihop. Medarbetarna får ökad frihet att arbeta varifrån de vill.

Virtuella team blir en allt vanligare arbetsform – medlemmarna sitter runt om i världen, men ändå förväntas de samarbeta som om de befann sig i samma lokaler.

En studie från MIT-universitetet visar att virtuella team som leds på rätt sätt presterar bättre än team som arbetar traditionellt. Kompetensutnyttjandet blir bättre och komplicerade uppgifter utförs mer effektivt.

Fördelarna infrias inte automatiskt. Teamen måste kunna kompensera för de brister i kommunikationen som uppstår på grund av färre möjligheter att träffas fysiskt.

– Chefer som är vana vid att observera och interagera med sina anställda ansikte mot ansikte finner det ofta svårt att leda, motivera och hantera åtskilda team, säger Carl Eidson, forskare på Wilson Learning Corporation, till IDG News.

Hans sex bästa tips hittar du i faktarutan här intill.

För- och nackdelar med virtuella team:
Kostnaderna kan sänkas och det är möjligt att dela kunskaper, samt att flytta arbetet mellan olika tidszoner och därmed öka produktiviteten.

Det visar en studie som har gjorts av Frank Siebdrat, Martin Hoegl och Holger Ernst vid MIT-universitetet. Studien heter ”How to Manage Virtual Teams” och publicerades av MIT Sloan Management Review.

Utan ett gott ledarskap kan team bli ineffektiva. Det yttrar sig i:

• Svårigheter att förstå och kommunicera med varandra, miskad tillit och brist på delat ansvar.
• Brister i att utveckla gemensamma processer som utgår från målen.
• Oförmåga att dra nytta av de fördelar som skapas av skilda perspektiv, kunskaper och förmågor.
• Bristande engagemang i gruppen.