Det har varit några sömnlösa nätter, konstaterar Fredrik Söderberg, vd på nya apotekskedjan Medstop och hans kollega Martin Hagberg som är cio.

När Medstop fick klartecken för att ta över 62 apotek i Stockholm och Göteborg var det redan bråttom.

– Vi hade sex veckor på oss och mitt i låg julhelgerna. Det har minst sagt varit hektiskt, säger Fredrik Söderberg.

Det grundläggande terminalsystemet på de 62 apoteken behövde Medstop inte göra något åt eftersom det just nu bara är ett som gäller, det föråldrade systemet ATS som följer med i övergångslösningen. Men det vimlar inte av system som kan ersätta det.

– Några andra terminalsystem är på gång att bli certifierade av Läkemedelsverket och vid halvårsskiftet 2011 måste vi ha valt något av dem för då läggs ATS ner.


Slimmad organisation. Medstop outsourcade sin it-funktion, bland annat för att etableringen skulle ta så kort tid som möjligt. ”Jag tror aldrig jag varit med om att en upphandling gått så snabbt”, säger cio:n Martin Hagberg, till höger. Vd:n Fredrik Söderberg flankerar.

Det finns en stor fördel med att använda ATS i starten, trots att det inte är helt modernt, poängterar Fredrik Söderberg. Det gör nämligen att de anställda som följde med när Medstop tog över de 62 apoteken har kvar det system som de är vana vid den första tiden.

– Ja, när allt annat är nytt och förvirrande är det skönt att det grundläggande it-stödet är detsamma.

Men mycket annat har bytts ut – och det har gått undan.

– Vi behövde sätta upp egna linor till apoteken. Det kan ju ta sex åtta veckor bara att få upp – och nu skulle vi vara redo att köra efter sex veckor. Men det gick vägen, säger Martin Hagberg, som är cio på Medstop, och skrattar.

Efter flera veckors anspänning var det en skön känsla när det äntligen gick skarpt, intygar Fredrik Söderberg.

– Klockan 10.02 den 17 januari gick den första kunden fram till kassan. Det var fantastiskt att se köpet bara rassla rakt igenom. Jag gick fram till damen och berättade om hur speciell hon var – men hon bara såg lite förvånad ut. För henne var det ju inget märkvärdigt att det fungerade.

Redan innan startskottet gick hade Medstop hunnit fundera en del kring sin it. På ett tidigt stadium togs beslutet att inte ha en egen it-avdelning utan att lägga ut det externt.

Eftersom det var viktigt att ha en struktur klar när det närmade sig över­tagandet agerade företaget snabbt.

– Jag tror aldrig jag varit med om att en upphandling gått så snabbt. Den tog bara några veckor, säger Martin Hagberg.

Beslutet var rätt självklart. Dels var tiden för knapp att bygga upp en avdelning internt, dels har Medstop bestämt sig för att hålla nere den centrala staben.

– Vi har outosourcat ekonomi och administration också och har en oerhört tajt organisation. Centralt är vi 30 personer mot 1 000 ute på våra apotek.

De it-funktioner som outsourcats rör backoffice och där finns det självklart ett helt annat spelrum att välja olika lösningar än det gör när det gäller de apoteksspecifika systemen.

– Butikssystemen är ju de mest affärskritiska för oss. Samtidigt ska man inte underskatta exempelvis mejlen, det är nog det näst mest affärskritiska eftersom det är ett så viktigt arbetsredskap, säger Martin Hagberg.

Under året planerar Medstop också att utveckla sin webb.

– Absolut. Vi har en version 0.5 hittills och vi vill fylla på med mer rådgivning, chattfunktion, sms-tjänster och eventuellt e-handel om den marknaden lyfter, säger Fredrik Söderberg.

Han tror däremot inte att man kan lyfta ut e-handeln och göra det till ett eget affärsområde.

– Det är ofta så att man kanske tittar i butik och köper på webben och tvärtom. Jag tror det är svårt att särskilja e-handeln från den övriga verksamheten.

Just presentationen och själva kunderbjudandet är det som egentligen går att konkurrera med, konstaterar Fredrik Söderberg – och då måste det synas både i butik och på webben, det måste hänga ihop.

– Apoteksverksamhet är väldigt reglerat och vi kan inte vända upp och ner på allting.

– Vi kan jobba med fysiska förbättringar, med att utveckla vår rådgivning där vi har vissa idéer med pekskärmar för den mekaniska delen, med öppettider och en viss del av sortimentet. Centralt i allt är naturligtvis kundbemötandet genom våra kunniga medarbetare – där kan vi profilera oss.