Västra Götalandsregionen, VGR, är en jätteorganisation med 50 000 anställda som löpande köper varor och tjänster för 8,5 miljarder per år. Nu genomför regionen ett av Europas största effektiviseringsprojekt genom att lägga hanteringen av dessa inköp i en webbaserad e-handelslösning.

Via den ska alla beställningar registreras, godkännas och så småningom även faktureras elektroniskt. Det gäller allt från blöjor och hudkrämer till inhoppande kulturarbetare. Målet är högre automatisering av inköps- och avropskedjan, standardiserade handelsprocesser och bättre intern kontroll.

– Nu får vi ordning och reda och hög kontroll på handelsprocesserna, både internt och gentemot leverantörerna, säger Ida Wernered, ansvarig för förverkligandet av e-handelslösningen inom VGR.

Drygt 300 miljoner räknar VGR med att spara med e-handelsplattformen under fem år.

– Jag tror att det kan bli mer. Och det handlar om realiserbar nytta. Det ökar den interna effektiviteten och frigör tid och pengar till sjukvården och regionens utveckling.

I dag sysselsätts många administratörer och ekonomer med interna rutiner kring pappersfakturor och alla fel som uppstår.

– Vi har en mängd olika beställningssystem. Även om det kan se ut som om vi har automatisering så hanteras en hel del manuellt och processen är krävande och dyr.

Den nya e-handelslösningen öppnar för nya inköpsstrategier.

– Det blir till exempel lättare att erbjuda små företag som saknar egna e-handelslösningar att själv administrera avtal, produkter och priser. En tidskrävande avtals- och produktunderhåll brukar vara ett vanligt argument för att inte ha många avtal med små företag.


Ordning på affärerna. Ida Wernered är en av hjärnorna bakom den molnbaserade lösningen på Västra Götalands affärsproblem.


Nu får de 8 000 beställarna inom VGR bättre ordning på det de köper in. När de loggar in visas ett anpassat gränssnitt där de ser de varor de brukar köpa och i vilka kvantiteter, beskrivet med tydliga bilder.

– När de ser beställningarna i systemet kan de förstå dem och rätta till felen innan de hinner gå igenom. All felhantering minskar eftersom det blir rätt från början. E-handelslösningen ger en ökad kvalitetsuppföljning eftersom det ger bättre kontroll. Vi kan fånga upp nya behov mer systematiskt och inköparna kan ägna mer tid åt hålla koll på nya produkter, säger Ida Wernered.

Eftersom allt kopplas samman och styrs via e-handelsplattformen blir processerna effektivare.

– Genom hela kedjan, från att samla in information om en vara till att den är levererad och betald, följer allt samma standard. Det här är molntjänster på riktigt. Som användare ska man inte behöva tänka på vad som ligger bakom.

E-handelslösningen tas i drift vid årsskiftet och successivt förhandlas alla avtal om. Eftersom många avtal bygger på volymrabatter räknar VGR med att kunna tjäna pengar även där på samordningen.

Men även leverantörerna gynnas, hävdar Ida Wernered.

– Många leverantörer har många avtal med olika beställare inom VGR och det är krångligt även för dem. Eftersom varje leverantör nu får ett avtal och en ingång till VGR blir det lättare för oss att leva upp till vad vi lovar och det blir tryggare för leverantören.

VGR valde en molnlösning utifrån insikten att det aldrig skulle gå att införa ett system som passade alla.

– Skalbarheten och flexibilitet värderades väldigt starkt. Vi har många olika verksamheter med olika behov. Nu är det fortfarande verksamheten som styr men med standardiserade verktyg.

Dessutom blev kostnaden lägre än att köpa in ett nytt system. Nu slutar notan på 80–90 miljoner kronor, varav 30 miljoner är interna kostnader.

– Det är förhållandevis billigt. Annars är allt som har att göra med e-handel skitdyrt. Tack vare att vi kan integrera befintliga system, och att vi ägnat mycket tid åt förstudien, var vi säkra på vad vi ville ha och fick det vi ville, säger hon.