Det är inte bara krångliga mjukvaruavtal och prisdiskussioner med leverantörer som kan påverka priset – företagen har stora möjligheter att optimera sitt befintliga licensinnehav.

Genom att aktivt arbeta med licenshantering kan i princip alla företag minska sina kostnader för mjukvara.

många företag inriktar sig enbart på prisdiskussioner med tillverkare eller stirrar sig blinda på antal installationer för att kunna köpa tillräckligt många licenser och vara laglig vid en eventuell revision.

Men om företagen lyfter blicken och även tittar på till exempel nyttjande öppnar sig fler möjligheter för att kunna minska licenskostnaderna.

Nyckelfrågorna är: Vad är det som faktiskt används i organisationen och vilka installationer kan vi ta bort?

Studier från Gartner visar att så mycket som en tredjedel av alla installerade program inte används.

I stället för att hitta dessa onödiga installationer, som kan återanvändas internt, köper många företagen in nya licenser. Man sitter därmed säker vid en eventuell revision men till en allt för hög kostnad.

Att veta det faktiska användandet ger också positiva effekter när man ska skriva avtal eftersom man kan matcha inköpet efter behov i stället för att utgå från uppskattningar.

Det finns en lång tradition inom företag att ha full kontroll över de fysiska tillgångarna, medan mjukvarukostnaderna sällan fått samma behandling.

I takt med att licenserna står för en allt högre andel av företagens it-budgetar är det hög tid att omvärdera insatserna.

Genom att aktivt arbeta med licenshantering får företagen ökad kontroll över sina program och kan förbättra sin it-miljö samtidigt som de har stora möjligheter att markant minska programkostnaderna.

Axel Kling vd på Snow Software