Snart är det dags för nästa års budget. Men det finns ett sätt att slippa den återkommande pinan att argumentera för kostnader för en del av verksamheten som resten av organisationen ofta ser som en kostnadspost de inte vill förstå: Gör om it-avdelningen från en budgetfinansierad minuspost till en serviceorganisation som säljer tjänster till affärsverksamheten.

Det största hindret för att förändra it-organisationens affärsmodell är att många it-chefer inte vet vad de levererade tjänsterna egentligen kostar att producera, vilket gör det nära nog omöjligt att prissätta dem och att argumentera för kostnaden. Det går att lösa genom att göra samma resa som industrin gjorde redan för 30 år sedan.

I modern industriproduktion kan man följa de exakta kostnaderna per produkt nedbrutet på varje enskild produktionsaktivitet och resurs, inklusive delade resurser som maskiner, transporter och lager. Kostnaden för företags it-funktioner befinner sig i jämförelse fortfarande på stenåldern.

It-avdelningen bör bryta ner kostnader för hårdvara, mjukvara och mantimmar på olika tjänster, prissätta dem utifrån produktionskostnad och affärsvärde och paketera dem i olika prissatta servicenivåer. Affärsenheterna kan sedan välja mellan dem – eller välja bort till förmån för en extern leverantör som kan leverera samma tjänst till ett bättre pris.

Alternativet är ofta att fortsätta begränsas av en budget som osthyvlas tunnare och tunnare år efter år, samtidigt som kraven ökar.

När vi hjälper it-organisationer att göra den här förändringen brukar vi gå igenom sex steg:

1. Identifiera kostnaderna för infrastrukturen genom att automatisera inventeringen.

2. Mät kostnaderna för både förvaltning och förändring genom att centralisera och automatisera resurshantering och tidrapportering.

3. Fördela kostnaderna på alla tjänster som it-organisationen levererar.

4. Definiera och vikta affärsvärdet av tjänsterna och ge affärsenheterna alternativ, till exempel genom guld-, silver- eller bronsnivåer.

5. Jämför kostnader och affärsvärde för att kunna avgöra vilka aktiviteter som adderar värde.

6. Utvärdera vilka tjänster ni gör bäst själva och vilka ni hellre bör köpa in externt.

Det är en dramatisk förändring, men framväxten av molntjänster har redan introducerat många organisationer till ett alternativ där de kan välja enkelt paketerade och prissatta, enskilda tjänster utifrån behov och plånbok.

Mottagligheten för en förändring har alltså aldrig varit större än nu.

Niklas Jakobsson Sverigechef, CA Technologies