Under sämre tider kommer råden att passa på att byta leverantör för att pressa kostnaderna som ett brev på posten. Men det är inte rätt sätt att se på sina leverantörer – åtminstone inte om samarbetet är är av strategiskt värde för det egna företaget och inte bara handlar om standardprodukter.

Det anser Mattias Axelson på Handelshögskolan i Stockholm som forskar just om företagssamarbeten.

– När man börjar samarbeta bör man skapa förutsättningar för att det ska fungera på lång sikt. Som äktenskap. Och det gör många också, de flesta samarbeten varar länge. Genomnittet ligger runt 15 år, säger han. Men alla tänker inte så.

– General Motors är ett typiskt företag som ser leverantörer som utbytbara och hela tiden har pressade priser som högsta prioritet. Motsatsen är Toyota som arbetar tätt och långsiktigt med sina partner.

Mattias Axelson går helt klart på Toyotas linje.

– Man måste vara mer varsam om sina partner om man vill att de verkligen ska tillföra något strategiskt.

Han har tagit fram en modell för hur samarbeten kan se ut – på en axel ligger processerna som går från enkla till komplexa. Den andra axeln visar hur de samarbetande organisationerna fungerar kulturellt ihop, från litet organisationsgap till ett stort.

– Om processen är komplex och organisationsgapet stort är inte förutsättningarna de allra bästa. För att hantera sådana situationer krävs att företagen lägger stor kraft på att skapa ett nära samarbete, till exempel genom att ha ett gemensamt projektteam, poängterar Mattias Axelson.

Vet man hur det ser ut har man ändå en möjlighet att rätta till det och försöka minska organisationsgapet.

Ett vanligt misstag som företag gör är att de tror att en process är enklare än vad den är. Han berättar om ett företag som lade ut sin plåtverkstad hos en partner som hade sina lokaler tvärs över gatan från fabriken. Efter ett tag sjönk kvaliteten på produkterna och det visade sig att de problem som uppstått tidigare hade lösts informellt när arbetarna delade omklädningsrum och pratade om jobbet.

– Processen såg enkel ut men det visade sig vara ett felaktigt antagande. Den hade en social komplexitet som underskattades, säger Mattias Axelson.

Därför är det oerhört viktigt att veranalysera en partner ska göra och hur det påvrekar den egna verksamheten.

Om det är en enkel tjänst men det finns ett väldigt stort gap mellan organisationerna bör man exempelvis lägga mer energi på att verkligen definiera vad som ska göras så det inte finns utrymme för missförstånd.

– Ett sådant begrepp som det kan finnas många definitioner av är kvalitet. Det är inte alls säkert att man menar samma sak med det ordet.

Företagen ska alltså inrikta sig på långa partnerskap i stället för att pressa kostnader kortsiktigt i sitationer då leverantörer är strategiska och samarbetet är komplext.

Men det är ett val som inte finns för offentlig verksamhet – de är skyldiga att upphandla även om det betyder att ett etablerat partnerskap bryts?

– Ja och jag tror att det är ett problem. Det skulle vara idé att se över lagen om offentlig upphandling. Det är inte mitt expertområde men den bygger enligt min åsikt på idén om en perfekt marknad där alla leverantörer är utbytbara. Det ska gå att beakta andra aspekter men det är svårt.

Samtidigt som partnerskap ska tas på allvar är det heller inget självändamål påpekar Mattias Axelson.

– Det handlar ju också om hur mycket resursr man har. Om företag hade oändligt med resurser skulle de nog vilja göra allting själva och ha kontroll över det.

Så det handlar om att se var det är möjligt att dela upp verksamheten och se vilka delar man kan låta någon annan sköta, säger han.

Fakta

... it:s roll för samarbeten: ”Bra it-system är ohyggligt viktigt för att kunna bygga samarbeten. De driver på utvecklingen”.

...att lägga ut it: ”För de flesta som ställer sig frågan om de klarar att ligga i den tekniska framkanten till lägsta pris blir svaret nej”.

...förutsättningar för offshoring: ”Om det finns ett högt behov av interaktion så bör man se till att verksamheten ligger i Sverige, nära den egna verksamheten. Då är det nästan korkat med offshoring. Det fungerar bättre med uppdrag med tydliga tekniska specifikationer”.