Upplands Motor ligger vid E4 norr om Stockholm i en gigantisk byggnad med fönster som vetter mot den strida motorvägstrafiken. Fönstren är så stora att det går att se rakt igenom byggnaden på vissa ställen. Fastigheten stod klar 2008, då Upplands Motor tog steget från att vara ett lokalt Uppsalaföretag, till att satsa på tillväxt i Stockholm. Företaget hann precis bygga klart och flytta innan lågkonjunkturen slog till på allvar.

– Bilförsäljningen i Sverige sjönk som en sten, men inte hos Upplands Motor. Vi hade också mer långsiktiga planer så vi lät oss inte slås ned av en tillfällig motgång, säger Henrik Backman, vice vd och ekonomidirektör på Upplands Motor.

Trots branschens upp- och nedgångar de senaste åren har Upplands Motor sedan flytten oförtrutet vuxit, från 160 miljoner kronor i omsättning 2007 till 1,3 miljarder i fjol. Företaget arbetar parallellt med volymförsäljning, att öka andelen tjänster per kund och att bli en totalleverantör av tjänster.

Tidigare kördes alla analyser i Excel, men i samband med expansionen bestämde sig företaget för att investera i ett beslutsstödsverktyg. Valet föll till slut på Hypergene, som erbjuder alla de komponenter för affärsplanering, uppföljning och kontroll som behövdes, utan krav på omfattande anpassning.

– Vi behövde snabbt få ett beslutsstöd för alla bolagets affärsdrivande delar. De behöver kunna planera, analysera, följa upp och ha koll på både hur hela verksamheten utvecklas och hur det går nedbrutet på mindre enheter, säger Henrik Backman.
När valet var gjort var det viktigt att börja använda verktyget snabbt.

– Jag har svårt för företag som kör budgetkonferenser två dagar och sedan planerar för 15–18 månader framåt. Det funkar för ekonomer och för planerande företag, men vi behövde få stöd för en snabbväxande verksamhet. Med en tillväxt på 40–45 procent per år i Stockholm blir det jätteviktigt att ha en flexibilitet i prognoser och att vi kan hantera olika tidsperioder.

Beslutsstödet används i hela Upplands Motor av cirka 50 budget- och resultatansvariga för central planering och uppföljning. I dagsläget säljer hela företaget ungefär 10 000 bilar per år och har runt 75 000 verkstadsbesök med tillhörande tjänster, enligt Henrik Backman.

Data i beslutsstödet hämtas från affärssystemet från IFS till ett informationslager och därefter sker bearbetning och analyser. Verktyget ger koll på försäljningen, nedbrutet på kortare perioder, och samtliga tjänsteleveranser. Det gör det möjligt att planera, genomföra analyser och följa upp hur varje enskild medarbetare bidrar till enskilda affärer och helheten.

– All service och försäljning ligger till grund för en affärsplan, som ständigt följs upp och analyseras. Men allt sker i ett enda verktyg, från en portal, vilket gör det lätt för medarbetarna att hitta data och se hur verksamheten utvecklas.

De allt snabbare svängningarna gör att företaget under hösten planerar att övergå från fasta årsprognoser till rullande tolvmånadersprognoser.

– Bilbranschen dyker snabbt när det blir lågkonjunktur, så det är svårt att göra långtidsprognoser.

Samtidigt ska företaget börja göra prognoser halvårsvis och arbeta med nyckeltal som ska ge bättre förståelse för medarbetarnas utveckling. I stället för att fördela budgetansvaret på olika områden, planeras en övergång ned på individnivå när det gäller att följa upp att företaget gör rätt saker samt har nöjda medarbetare och kunder.

– Det handlar om att bli en organisation som tar förändringar snabbt, där alla anställda behöver bli mer delaktiga. Det går inte längre att jobba med att från centralt håll att trycka ut strategierna, utvecklingen måste ske på individuell nivå.

Läs mer om beslutsstöd:                                                                  
Sex vägar till en lyckad BI-karriär 
Splunk bringar ordning i kaos


Fakta

... vad han saknar i beslutsstöd:
”Framför allt stöd för smarttelefoner och plattor, eftersom många medarbetare vill kunna få tillgång till beslutsstöd när de inte sitter vid sin dator. Det är förhoppningsvis på gång.”

... jobbet som vice vd, ekonomi­chef och övergripande ansvarig för strategiska it-frågor:
”Eftersom många it-frågor i dag är verksamhetsfrågor, är det rätt att ha det så. Sedan har vi en it-avdelning som ser till att allt funkar, exempelvis att få alla dataflöden rätt i beslutsstödsverktyget.”

...hur beslutsstödet har gjort organisationen mer delaktig i styrningen och uppföljningen:
”Tidigare skötte ekonomiavdelningen all budgetering, analys och uppföljning. Nu har vi vänt på processerna och personalen är mycket mer delaktig i hur resultatet utvecklas. Ekonomi är en inte bara en uppföljningsfunktion, utan ett stöd som ser till att alla fattar rätt affärsbeslut.”