– Intranäten gör att det går snabbare att bygga kompetensnätverk för att hjälpa varandra och det ökar det allmänna engagemanget, säger Kicki Strandh, projektledare på Mittuniversitetet.

– Helt nya ytor skapas för att dela erfarenheter och kunskaper. Medarbetarna kan snabbare hitta den hjälp som de behöver.

Hon är en författarna till en rapport som visar att intranätet kan bli ett verktyg för medarbetarna att utföra sina dagliga arbetsuppgifter och bli ett förändringsverktyg.

En trend som driver på utvecklingen mot sociala intranät är mobiliteten. Den hamnar lätt i konflikt med it-avdelningarnas fokus på säkerhet och kostnader.

– Följden blir ofta att it-avdelningarna stretar emot, medan affärsverksamheten vill ha mer. Även av det skälet är det viktigt att hitta en ansats som både är anpassad till vad medarbetarna behöver och som är rimligt utifrån hela företagets perspektiv, säger Kicki Strandh.

När man väl lyckas få i gång användningen, så blir följden också att medarbetarnas engagemang växer och den interna kommunikationen förbättras, liksom samarbetet över gränserna och att delningen av kunskap. För att det sociala intranätet verkligen ska bli framgångsrikt så är uthållighet viktigt, betonar Kicki Strandh.

– Det tar tid att få med sig alla och att få anställda att ändra sitt beteende. Här krävs positiv uppmuntran och motiverande insatser samt organisationer klarar balansgången att styra lagom, inte för mycket.

Så använder du intranätet smartare:

  1. Ta reda på vilka funktioner som krävs för att arbetet ska underlättas. Utgå inte från att användarna har den kunskapen.
  2. Berätta vilken egen nytta som användaren har av det sociala intranätet.
  3. Ge användarna tid att lära sig funktionerna. På kort sikt tar det tid, men i längden sparar det tid genom att arbetet blir effektivare.
  4. Befria informationen. När alla verkar under eget namn internt, så är risken liten för anonyma påhopp, kampanjer eller ryktesspridning.
  5. Identifiera eftersläntrare. Här finns användargrupper som kan få problem, på grund av bristande kunskaper eller att de saknar tillgång till de verktyg som krävs. De bör identifieras och erbjudas extra stöd.

Källa: De sociala intranätens praxis, en forskningsrapport skriven av Lena Lundgren, Kicki Strandh och Catrin Johansson. Den bygger på intervjuer med bland annat intranätsansvariga i nio företag: IBM, Electrolux, Securitas, SBAB, Wallenstam, Lindex, Umeå Energi, Kommunal samt Toyota och genomfördes i höstas.

Fakta

  1. Ofta ifrågasätts nyttan av dem som betonar säkerhetsaspekter eller att användarna slösar bort tiden. Arbeta fram en insikt att nya arbetssätt tar tid och ger effekt först på längre sikt.
  2. Upplevd brist på kontroll kan leda till att det sociala intranätet motarbetas, framför allt från företagsledningen och it-avdelningen.
  3. Ökande digitala klyftor mellan invigda och utanförstående i företag. Det är viktigt med en tydlig ambition att alla medarbetare ska kunna använda intranätet.
  4. Ökande datamängder, framför allt ostrukturerad information kan ställa till problem. Det kan hanteras genom att installera nya verktyg, exempelvis sökmotorer, och att användare ombeds att länka dokument och inte skicka e-post och stora filer.
  5. Dålig integration i organisationen eller mot andra system kan leda till att det sociala intranätet hamnar vid sidan om. Därför krävs en informations- och systemägare, som säkerställer att det integreras med företagets processer och andra kommunikationssystem.