Av
Vid outsourcing hyrs ofta specialiserade konsulter in som tredje part, mellan kunden och leverantören. Deras uppgift är att ro iland, planera och styra upp outsourcingaffären. Konsulterna kan vara juridiska experter, strateger eller planerare. Men om it-chefen inte ser upp så kan kostnaderna för konsulterna rusa iväg bortom all kontroll. Här är nio tips för att se till att kostnaderna för konsulter vid outsourcingkontraktet inte hamnar onödigt högt.
1. Sätt tydliga förväntningar
Situationer uppstår lätt där konsulterna ser en extra chans att tjäna en hacka, när outsourcingkontraktet väl är underskrivet. Det är viktigt både för kund och konsult att vara tydliga direkt från början med vilka förväntningar, tidsramar och annat som gäller, innan konsulterna börjar arbeta.
– Räkna med att konsultarbetet vid en mindre affär kräver ungefär en månads arbete, medelstora affärer tar i anspråk tre månader och större affärer i miljardklassen kräver fyra eller fem månaders arbete, säger Adam Strichman, som är grundare till Sanda Partners, ett rådgivningsföretag inom outsourcing, till IDG News.
2. Prioritera resurserna
Ett outsourcingkontrakt kräver minst mellan två och sju heltidsanställda konsulter som arbetar med planering och hantering. Många it-avdelningar har inte råd att tappa så många anställda under lång tid. Därför anlitas konsulterna. Få av de anlitade konsulterna personer har verklig kompetens inom sitt outssourcing. Ofta tillkommer mängder av personer som bara arbetar med allmänna uppgifter, exempelvis att samla in ekonomisk information.
– Större delen av deras arbete kan utföras av vem som helst. De flesta medelstora företag har idag internt anställda med lång erfarenhet, så företaget bör se till att hittar dem och låta dem jobba med uppdragen, säger Adam Strichman.
3. Ta kontroll
I många fall beror skenande kostnader på att mängder av konsulter kopplas in, säger Honorio Padron, som är analytiker på Hackett Group. Styrningen av konsulternas arbete är ofta för dålig, anser han.
– Sällan är tydliga mål uppsatta och folk med rätt kunskaper saknas vid många outsourcingavtal, säger Honorio Padron. Hans råd är att i högsta möjliga utsträckning låta kundens egna anställda leda arbetet med att ro outsourcingaffären i hamn och planera övergången av affären.
4. Bannlys Powerpoint-presentationer
Allt för många konsulter arbetar efter Powerpoint-modellen: att förklara sin plan för kunden och sälja in mer jobb samtidigt, med hjälp av just Powerpoint. Det är lätt att bli indragen i långa diskussioner som tar orimligt lång tid. Gå direkt på vad konsulten förväntas utföra.
5. Rekrytera själv
Företag med it-avdelningar som genomför omfattande outsourcingaffärer där flera leverantörer är inblandade bör har egna experter inom området, som bevakar affären på heltid. Det lönar sig i längden.
6. Välj med noggrannhet
Outsourcingkonsulterna kan hävda att de enbart kan addera värde till affären om de får vara engagerade i hela outsourcingprocessen. Köp inte detta, utan klargör exakt vilka behov företaget har, som konsulterna väntas fylla.
7. Gör det själv, först. Anlita konsulterna sedan.
En metod som används av många konsultföretag är att kunden först förhandlar fram ett så bra avtal som det är möjligt och därefter tar in konsulter som justerar prisvillkoren och annat och avslöjar dolda fällor i kontraktet. Därefter undertecknas kontaktet. Metoden sänker kostnaderna, men kan leda till att det tar längre tid att avsluta affären än om konsulterna är med från början.
8. Satsa på fastprisavtal
Konsultavtal på löpande räkning tenderar att ge skenande kostnader. Många konsultföretag erbjuder idag fasta priser. Troligen så kommer kostnaderna ändå att överstiga de första prognoserna, men i slutändan blir det billigare än att ha vagt formulerade arbetsbeskrivningar och betala konsulterna per timme.
9. Välj konsulter med omsorg
Ta tid att undersöka vilket värde alla konsulter kan bidra med och se till att rätt person får uppdraget. Den bäst lämpade behöver inte vara den dyraste konsulten, utan kan ofta vara personer som har en rätt insikt om hur en outsourcingaffär ska skapa ett värde för kundeföretaget.
1. Sätt tydliga förväntningar
Situationer uppstår lätt där konsulterna ser en extra chans att tjäna en hacka, när outsourcingkontraktet väl är underskrivet. Det är viktigt både för kund och konsult att vara tydliga direkt från början med vilka förväntningar, tidsramar och annat som gäller, innan konsulterna börjar arbeta.
– Räkna med att konsultarbetet vid en mindre affär kräver ungefär en månads arbete, medelstora affärer tar i anspråk tre månader och större affärer i miljardklassen kräver fyra eller fem månaders arbete, säger Adam Strichman, som är grundare till Sanda Partners, ett rådgivningsföretag inom outsourcing, till IDG News.
2. Prioritera resurserna
Ett outsourcingkontrakt kräver minst mellan två och sju heltidsanställda konsulter som arbetar med planering och hantering. Många it-avdelningar har inte råd att tappa så många anställda under lång tid. Därför anlitas konsulterna. Få av de anlitade konsulterna personer har verklig kompetens inom sitt outssourcing. Ofta tillkommer mängder av personer som bara arbetar med allmänna uppgifter, exempelvis att samla in ekonomisk information.
– Större delen av deras arbete kan utföras av vem som helst. De flesta medelstora företag har idag internt anställda med lång erfarenhet, så företaget bör se till att hittar dem och låta dem jobba med uppdragen, säger Adam Strichman.
3. Ta kontroll
I många fall beror skenande kostnader på att mängder av konsulter kopplas in, säger Honorio Padron, som är analytiker på Hackett Group. Styrningen av konsulternas arbete är ofta för dålig, anser han.
– Sällan är tydliga mål uppsatta och folk med rätt kunskaper saknas vid många outsourcingavtal, säger Honorio Padron. Hans råd är att i högsta möjliga utsträckning låta kundens egna anställda leda arbetet med att ro outsourcingaffären i hamn och planera övergången av affären.
4. Bannlys Powerpoint-presentationer
Allt för många konsulter arbetar efter Powerpoint-modellen: att förklara sin plan för kunden och sälja in mer jobb samtidigt, med hjälp av just Powerpoint. Det är lätt att bli indragen i långa diskussioner som tar orimligt lång tid. Gå direkt på vad konsulten förväntas utföra.
5. Rekrytera själv
Företag med it-avdelningar som genomför omfattande outsourcingaffärer där flera leverantörer är inblandade bör har egna experter inom området, som bevakar affären på heltid. Det lönar sig i längden.
6. Välj med noggrannhet
Outsourcingkonsulterna kan hävda att de enbart kan addera värde till affären om de får vara engagerade i hela outsourcingprocessen. Köp inte detta, utan klargör exakt vilka behov företaget har, som konsulterna väntas fylla.
7. Gör det själv, först. Anlita konsulterna sedan.
En metod som används av många konsultföretag är att kunden först förhandlar fram ett så bra avtal som det är möjligt och därefter tar in konsulter som justerar prisvillkoren och annat och avslöjar dolda fällor i kontraktet. Därefter undertecknas kontaktet. Metoden sänker kostnaderna, men kan leda till att det tar längre tid att avsluta affären än om konsulterna är med från början.
8. Satsa på fastprisavtal
Konsultavtal på löpande räkning tenderar att ge skenande kostnader. Många konsultföretag erbjuder idag fasta priser. Troligen så kommer kostnaderna ändå att överstiga de första prognoserna, men i slutändan blir det billigare än att ha vagt formulerade arbetsbeskrivningar och betala konsulterna per timme.
9. Välj konsulter med omsorg
Ta tid att undersöka vilket värde alla konsulter kan bidra med och se till att rätt person får uppdraget. Den bäst lämpade behöver inte vara den dyraste konsulten, utan kan ofta vara personer som har en rätt insikt om hur en outsourcingaffär ska skapa ett värde för kundeföretaget.
