Flera amerikanska it-företag ger personalen extratid för innovation. Google låter de anställda göra vad de vill under motsvarande en arbetsdag i veckan, men företaget var inte först. Under flera årtionden har 3M låtit personalen ägna 15 procent av tiden till innovation och det har betalat sig – bland annat i form av Post it-lapparna.

– Allt fler organisationer uppmärksammar att andra ger personalen fri kreativitetstid och det blir allt vanligare, säger Dan Pink, författare till bästsäljaren Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us, till IDG News.

Innovation är nödvändigt för att skapa affärer på lång sikt anser Dan Pink. Mobiljätten RIMs fall och Microsofts svårigheter att anpassa sig till Windows minskade dominans är två exempel på det.

– Att ge personalen tid för innovation tar bort bromsklossarna i det dagliga jobbet och gör det möjligt för personalen att få misslyckas. Därför vågar de testa nya och riskfyllda idéer, säger han.

Konceptet har även spritt sig till mindre företag. Programföretaget Atlassian i Sydney, som utvecklar samarbetsmjukvara, har två innovationsprogram. Ett enligt Google-modellen, med en femtedel av arbetstiden för fritt skapande och ett annat som alltid löper över ett dygn från start till stopp och äger rum kvartalsvis.

– De anställda kan arbeta med problem de själva har upptäckt på egen hand eller i grupper med upp till fem personer, säger företagets talesperson Jay Simons.

Innovationen kan avse nya produkter, prototyper eller funktioner till existerande produkter. Ofta krävs snabba puckar för att nå fram till en konkret lösning.

– Vi arbetar med begränsade och snabbt nåbara innovationsmål, säger Jay Simons.

Resultatet ska alltid presenteras för andra medarbetare i en demo, även om projektet misslyckas. Inte för att hänga ut den anställde utan för att få feedback som kan leda till att uppfinningen ändå blir verklighet.

Enligt Jay Simon har det korta dygnsprogrammet lett till hundratals förbättringar av affärsprocesserna. 20-procentsinitativet har lett till ett nytt öppen källkodsprojekt för Javascriptbaserad grafikhantering, Raphael.

I ett projekt lyckades en anställd bygga en prototyp till ett internt bugghanteringssystem för företagets flaggskeppsprogram Jira, som gör det möjligt att spåra programutvecklingen.

Resultatet var så lyckat att Atlassian skapade en produkt av det, Bonfire, som började levereras i juli 2011. De totala intäkterna ligger på över sex miljoner kronor och kvalitetsingenjören som utvecklade programmet är produktchef.

– Många vd:ar säger att innovation är högsta prioritet, men så kommer det annat emellan som måste lösas snabbt, säger Doug Williams, analytiker på Forrester.

Kreativitetsprogram kan också vara ett sätt att behålla personalen på dagens konkurrensutsatta marknad.

Ofta är traditionella motivationsmetoder, piska och morot, irrelevanta. Frihet är betydligt effektivare för att få till stånd innovation.

– Ofta får personalen en energikick av att ta en paus från den dagliga verksamheten och tänka kreativt, oavsett om det handlar om att lösa problem eller använda teknik på nya sätt, säger Doug Williams.

För många chefer kan det vara ett problem att ha personalen borta, även en halvdag. Frågan som därför måste ställas är hur mycket tid som är rimligt.

Eftersom Googles innovationsprogram är mest känt har det blivit en standard som ofta är svår att slå.

– Många företag har inte råd med lyxen att ge anställda en femtedel av en arbetsvecka för att arbeta med innovation, tio procent kan vara mer rimligt, säger Doug Williams.

Fakta

1. En bra utgångspunkt är de koncept som finns, exempelvis Google som tillåter personalen att tillbringa 20 procent som de vill, i ett tillstånd mellan arbete och ledighet.

2. Ange en rimlig andel för innovationstiden, där resultatet står i proportion till hur mycket tid som personalen får avsätta. Ska det vara 10, 15 eller 20 procent?

3. Det är viktigt att balansera den tid då de anställda förväntas vara produktiva, med den tid då de kan ägna sig åt innovation och som alltså inte ska ha några produktiva krav på sig.

4. Se till att toppcheferna verkligen godkänner ett program som kräver mer än en halvdag i veckan, eftersom det i realiteten kan motsvara en tiondel av den tid som personalen lägger på ”riktigt arbete”.

5. Gör deltagande frivilligt. Vissa medarbetare föredrar frihet under ansvar, medan andra hellre vill producera.

6. Börja i liten skala och utöka efter hand. Inför då någon form av struktur, milstenar och annat som garanterar att tiden är väl använd.

7. Hitta verktyg som stöder innovation i grupparbete. Några exempel är digitala verktyg, exempelvis wikier, videokonferenser och digitala anslagstavlor, eller konferensrum, där olika team möts personligen.

8. Starta innovationsprojekt och följ upp alla, inte enbart framgångarna. Idéer som inte bär frukt i första vändan kan vara värda att följa upp och satsa på senare.

9. Fundera på ett belöningssystem. Visst, personalen uppfinner på arbetstid, men det är värt att ha ett extra bonussystem om innovationen skapar extrema framgångar.

10. Ha rimliga förväntningar och se till att även de högsta cheferna har det. Innovation handlar inte bara om skicklighet och kreativitet, utan även om att ha lite tur med att matcha en bra idé med något som efterfrågas.