Marie Lindblom
Marie Lindblom ansvarar för Vattenfalls projekt kring dokumenthanteringssystem.
Många statliga bolag och myndigheter har under senare år inlett stora projekt kring dokumenthantering. Computer Sweden har tidigare berättat om ett projekt på SJ där lokförarna ska förses med surfplattor som ersätter elva kilo papper.

Björn Rosell, cio på SJ, berättar att man påbörjat arbetet 2012 och förväntas bli klara senare i år.

– Vår lösning ombord på tågen lanseras i september och redan nu i början av april går vi live med vårt nya intranät där vi nyttjar Opentext för all dokumentlagring och länkar till kringliggande system via deras adaptrar.
Även energibolaget Vattenfall ligger på hårt för att få ordning på alla dokument som skapats sedan starten för mer än hundra år sedan.

– Digitaliseringen finns genomförd inom flera enheter och genomförs fortsättningsvis efter behov, exempelvis om någon behöver en gammal ritning som då skannas in av våra arkivarier, säger Marie Lindblom som ansvarar för Vattenfalls projekt kring dokumenthanteringssystem, ett område som branschen kallar Enterprise Content Management (ECM).

Läs mer: Björn Rosell: "Vi har just bytt ut alla pc-arbetsplatser”

Under en konferens nyligen som anordnades av Opentext gav Marie Lindblom mötesdeltagarna en inblick i det stora arbete som Vattenfall nu genomför för att förbättra sina rutiner kring dokumenthantering. Hon berättar att man 2011 började utveckla processer kring detta och sedan dess kunnat samordna många av de olika system som funnits inom koncernen.

Vattenfall har verksamhet i en rad länder, däribland Tyskland, Nederländerna, Danmark och Storbritannien.

– Det går aldrig att bara kommer ner i ett gemensamt system men givetvis tittar vi på möjligheterna att konsolidera många system som finns hos bolag som vi köpt upp. Fortfarande återstår mycket arbete kring dokumenthanteringssystemen men nu har vi i alla fall kunnat utveckla en guide som alla kan utgå ifrån. Nästa steg är att införa processen i vårt ledningssystem och då göra den obligatorisk, säger Marie Lindblom.

Läs mer: Uppmaningen: Ta digital arbetsmiljö på allvar

Ett viktigt råd som Marie Lindblom vill ge till företag som vill förbättra dokumenthanteringen är att man måste tillsätta personalresurser som håller i trådarna.

– Allra viktigast är dock att man inte bara har ledningen med sig utan även personalen som får en förståelse för de olika processerna. Här handlar det inte bara om dokumentsortering utan inte minst utrensning av dokument. Hos oss sker detta manuellt i dag men vi hoppas kunna införa system med mallar där processerna sköts med automatik.

Fakta

Vattenfall ägs till 100 procent av svenska staten och är en av Europas största elproducenter med en omsättning på drygt 170 miljarder kronor.
Verksamheten etablerades 1909 och har i dagsläget 31 819 anställda.
Grunden i Vattenfalls system för den allmänna dokumenthantering bygger på produkter från Opentext, förutom det är SAP ett av de större systemen och även Vattenfalls affärssystem.