PRIO
”Vi har varit mycket ute på förbanden och pratat, men vi pratade om helt fel saker”, beskriver Försvarets Rebecca Ingmarsdotter en typ av problem som man haft med sin stora SAP-implementation.

Computer Sweden har i många år återkommande granskat Försvarsmaktens projekt Prio. Det är namnet på en samling projekt som går ut på att implementera stora delar av SAP:s affärssystemsfamilj. De oftast svarta rubrikerna har till stor del handlat om förseningar och överskridna budgetar. Beslutet om att Prio skulle genomföras togs redan 2003.

Nu är läget under kontroll, enligt Rebecca Ingmarsdotter, chef för Försvarets Prioavdelning sedan december 2013 och ställföreträdande sedan februari 2011, och aktiv med Prio även innan dess. Hon ser närmast fram mot införandet av etapperna fem och sex av Prio, som är planerade till den 17 maj. Det innebär bland annat att Försvarets materielverk, FMV, ska använda SAP-system i hanteringen av materiel och i verkstadsproduktion.

Läs mer: Försvarets SAP-strul toppen av ett isberg

"Folk genomförde inte utbildningarna"

När Rebecca Ingmarsdotter nyligen berättade om Prio på en SAP-konferens var hon öppen med att man begått misstag och lärt sig saker under resans gång. Hon passade även på att berätta om hur förutsättningarna för Försvarets SAP-implementation förändrats över tiden.

– Vi underskattade totalt behovet av förändringsledning. Vi har varit mycket ute på förbanden och pratat, men vi pratade om helt fel saker.

När Computer Sweden under en intervju frågar om det finns en förändringsmotvilja inom försvaret svarar Ingmarsdotter att hon inte upplever det, men att förändringarna har ställt mycket större krav än man förstått:

– Ett exempel är att vi gjorde utbildningar för systemen tillgängliga och informerade om dem. Men folk genomförde inte utbildningarna.

Läs mer: Lönehaveri när Försvaret rullar ut SAP

När Rebecca Ingmarsdotter pratar om mottagandet av SAP-systemen inom försvaret beskriver hon något som låter som en paradox:

– Soldaterna och plutonscheferna tycker att Prio är okej, men att det är för mycket administration över huvud taget.

Men är inte användningen av Prio administration?

– Jo, det är därför det är så viktigt att systemen är användarvänliga, vilket vi arbetar mycket med.

Som planen ser ut för Prio i nuläget ska satsningen vara genomförd 2016, varvid en fas med ospecificerad tidsplan som kallas harmonisering inleds. Enligt Rebecca Ingmarsdotter innebär det en period då nya processer och arbetssätt finslipas och får sätta sig. I klartext att få allt att fungera på ett bra sätt.

Kostnaderna då? Redan 2010 beräknade Statskontoret att notan skulle spränga budget rejält och landa på omkring 4 miljarder kronor.

– Införandena har kostat cirka tre miljarder kronor hittills. Grundbudgeten låg på mellan 2 och 2,5 miljarder kronor , säger Rebecca Ingmarsdotter.



Tre tunga frågor om Prio

Rebecca Ingmarsdotter svarar.

Rebecka Ingmarsdotter
Rebecka Ingmarsson, chef för Försvarets Prioavdelning. Foto: Lars Danielsson

1. För många konsulter

En stor andel konsulter har medfört problem i många stora it-projekt. I Prio har IBM varit huvudkälla för konsulter, men även andra konsultföretag har bidragit. Borde man ha genomfört projektet med färre konsulter?

– IBM:s bidrag till Prio har varit viktigt. De har haft designansvar med vite som vi har nyttjat lite från och till. Men nu kommer vi att göra mer själva, säger Rebecca Ingmarsdotter.

Problemet har i stället varit att man varit tvungen att fylla på med konsulter för uppgifter som borde ha utförts av folk i Försvarets verksamhet.

– Tidigt i projektet fanns det exempel på att vi hade behövt ett antal medverkande från verksamheten, men inte fick det behovet uppfyllt och var tvungna att fylla på med konsulter. Det blev inte bra och det blev dyrt. Inför införande fem och sex som är de sista har vi inom Prio ställt kravet att få den medverkan som vi har avtalat om, vilket vi fått. Lärdomen för Försvarsmakten är att verksamhetskompetensen är ytterst avgörande.

Rebecca Ingmarsdotter är noga med att framföra att externa granskningar av Prio, bland annat av Gartner, har bidragit positivt.

 

2. Svårt att dela upp

En fara med många stora it-projekt är att deras storlek i sig medför problem. Hade det gått att dela in Prio i mindre delar?

– Det kanske hade gått, men det är tveksamt om det varit önskvärt. Systemet för hantering av beställningar är ett exempel. Vi genomförde införandet i två omgångar, vilket medförde problem. Lösningar som folk vant sig vid under den första omgången ändrades till den andra, vilket gav upphov till en del frustration.

Om det införandet delats in i ännu fler delar är det möjligt, kanske troligt, att det blivit ännu mer problem.

3. Agilt inte självklart

Slutligen, hade det gått att vara bättre förberedd på de ändrade förutsättningar som plågat Prio?

– Jag tror det hade gått att göra saker annorlunda, kanske arbetat mer agilt. Men att lyckats med agilt arbete kräver an stabil grund att utgå ifrån, säger Rebecca Ingmarsdotter.

Moment 22, med andra ord, om man förutsätter ett agilt arbetssätt inte är optimalt för att skapa en stabil systemgrund.

Fakta

  • Förutom de direkta kostnaderna för Försvarets Priosatsning tillkommer kostnader för verksamhetsutveckling. Sådana kostnader hade med all säkerhet uppstått oberoende av vilket affärssystem som valts och hur projekten för att implementera det organiserats.
  • Varje år 2009–2014 har verksamhetsutvecklingen kostat mellan 20 och 60 miljoner kronor. För de närmaste åren tros de årliga kostnaderna för verksamhetsutveckling bli mellan 30 och 40 miljoner kronor.

Det började 2003 med en order från ÖB.

(Röd text markerar omvärldshändelser, svart text visar vad som hände med Prio).

2003:
ÖB tar beslut om Prio.

2004: Försvarsbeslut som innebär ett minskat försvar och ökat fokus på internationella insatser.

En styrgrupp bildas för Prio, med ÖB som ordförande.

2005:
Kravspecifikationen för Prio klar.

2007:
Avtal sluts med IBM som konsultleverantör.

2008:
Första delinförandet av Prio påbörjas.

2009: Nytt försvarsbeslut, med beslut om att slopa värnplikten.

Första införandet av Prio, i hela Försvarsmakten. Andra delinförandet av Prio påbörjas.

2010: Värnplikten avskaffas, eller blir ”vilande” vilket är den officiella beskrivningen.

Regeringen begär en fullständig redovisning av kostnaderna för Prio och vill veta vad det skulle kosta att avbryta projektet.

2011: Förändring av personaladministration, hr, inom Förvarsmakten.

2012: Omdaning av försvarslogistiken.

Logistik och hr införs. Ursprungligen planerade till 2010. Det rapporteras i bland annat Computer Sweden om problem.

Tredje och fjärde delinförandena av Prio påbörjas. Ursprungligen planerade till 2010.

Försvarsmakten låter Gartner utreda vad det skulle kosta att avbryta Prio. Utredningen visade att det skulle kosta 11 miljarder kronor att avveckla Prio och bygga något nytt. Rekommendationen blir att fortsätta.

Försvarsmakten meddelar att införandet av Prio blir en halv miljard kronor dyrare än väntat och ett år försenat.

2014: Kris på Krimhalvön.

Femte och sjätte delinförandena av Prio påbörjas. Ursprungligen planerade till 2011.

Computer Sweden rapporterar om problem när lönefunktionen i Prio införs i oktober.

2015: Förändrat omvärldsläge.

Delinförande fem och sex ska genomföras, med start 17 maj.