Papperslösa myndigheter, nej där är vi inte riktigt ännu. Inom rättsväsendet används fortfarande faxar och traditionell post när dokument utbyts mellan de olika myndigheter som ingår i rättskedjan – som polis, åklagare och domstolar.

Sedan några år kan polisen skicka brottsanmälningar och förundersökningsprotokoll elektroniskt till åklagarna och de kan i sin tur skicka en stämningsansökan direkt till domstolen.

Läs också: ”Telegram, fax och pappersfakturor – minnen från en tid som flytt”

– Bara att få in namn på vittnen och målsägande strukturerat direkt in i ärendehanteringssystemet sparar i snitt tio minuter per ärende som kommer till domstolen eftersom det inte behöver skrivas in manuellt, säger Cecilia Hegethorn Mogensen, enhetschef på Justitiedepartementet.

Nu är det dags att rensa ut pappershanteringen av dokument genom ett digitalt utbyte av sådant som pdf:er mellan myndigheterna. I dag skickas sådana dokument som fax, brev eller som bilagor i e-posten. 

Cecilia Hegethorn Mogensen
Cecilia Hegethorn Mogensen, enhetschef på Justitiedepartementet, och Jonas Geuken, koncernarkitekt.


– Dokument taggas med ärendeinformation och sedan kan de skickas direkt mellan myndigheternas system, säger Jonas Geuken, koncernarkitekt på Justitiedepartementet.

– Det innebär att ett dokument hos polisen kan skickas digitalt och läggas in som en aktbilaga hos åklagaren.

Men det har tagit tid att komma hit. Redan för tjugo år sedan tog regeringen beslut om att samordna den digitala informationen i rättskedjan och redan då hade frågan diskuterats i många år. Först tio år senare, 2006, fick arbetet en tydligare organisering.

– Bland annat togs en verksamhetsmodell fram men när det gällde att ta nästa steg och gå över till den faktiska konstruktionen var det som förgjort, säger Cecilia Hegethorn Mogensen, enhetschef på Justitiedepartementet.

För åren 2010-2014 avsatte regeringen totalt 300 miljoner kronor för att få arbetet att ta fart och först då började det bli verkstad på allvar.

I dag förväntas mer av arbetet rulla vidare utan att det ska skickas in fler miljoner från statskassan. I stället för att genomföra mer omfattande etapper som tar flera år att ro i hamn har arbetet i stället blivit mer agilt inriktat.

Läs också: "Ofattbart att lagarna inte hängt med i den digitala utvecklingen"

Myndigheterna får helt enkelt mindre tuggor att bita i och de ska som huvudregel hanteras inom den befintliga budgeten. De har själva ansvar för att se till att ta hem de effektiviseringsvinster som uppstår.

När årets arbete är avslutat finns mycket annat i pipeline som de berörda myndigheterna tillsammans kommit överens om i en gemensam målbild. En sådan del är att domstolarna ska rapportera ut alla domar i brottmål digitalt till de andra myndigheterna.

– I dag har exempelvis Kriminalvården ett bergrum fyllt med domar på papper så de ser fram emot en digitalisering, säger Cecilia Hegethorn Mogensen.

Hur ser det ut när det gäller advokaterna – försöker ni få in dem också i det digitala flödet? 

– Vi har en dialog med Advokatsamfundet, men ännu finns inget beslutat. Men man kan väl säga så mycket som att det finns önskemål från deras sida om ett mer enhetligt sätt att kommunicera.

Hur kommer det sig då att det tar sådan tid att digitalisera rättsapparaten? 

– Nja, sett i ett EU-perspektiv ligger vi i topp. Och då har vi ändå en förvaltningsmodell med fristående myndigheter som inte direkt underlättar en sådan här samordning. Sådant här tar helt enkelt tid.

Cecilia Hegethorn Mogensen poängterar också att digitaliseringsarbetet inte är ett projekt med en deadline.

– Det här är verksamhetsutveckling och det har inte något slut.

Fakta

Arbetet med att skapa en digitalt sammanlänkad rättskedja leds av Justitiedepartementet. 
Elva myndigheter är involverade – Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten, Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten, Domstolsverket, Brottsförebyggande rådet, Brottsoffermyndigheten, Kriminalvården, Rättsmedicinalverket, Tullverket och Kustbevakningen. Nu lämnas det operativa arbetet allt mer över till myndigheterna själva och Domstolsverket tar på sig samordningsansvaret för det som ska genomföras 2016. Justitiedepartementet fortsätter att ha det övergripande strategiska ansvaret men fokuserar på styrning och uppföljning.