Sova är en butikskedja för sängar enligt franchisemodell som finns på 42 platser i Sverige. När man började ta tag i sitt beslutsstöd vid årskiftet 2009-2010 så fanns det både utmaningar och fördelar vad gäller förutsättningar. En stor fördel var att alla butikerna kör samma affärssystem, Pyramid. Där slapp man en vanlig mardröm i koncerner med självständiga enheter, nämligen att jämka ihop olika datamodeller, dataformat och begrepp, vad gäller grundläggande datakällor.

Men det fanns också gott om utmaningar. Christofer af Ekenstam som är ansvarig för beslutsstöd på Sova sammanfattar den största så här:

– Man mätte äpplen och päron. Olika rapportverktyg och datakällor användes, det var till exempel vanligt med Excellösningar, säger Christofer af Ekenstam.

Läs också: Så håller Expressen stenkoll på sin trafik

Bland utmaningar nämner han att det kan vara besvärligt att avskaffa ”gamla hemmabyggen”, som man får anta ofta var byggda med just Excel.

Vad är det som är så jobbigt med Excel?

– Det krävs ofta mycket självrapportering och siffrorna blir osäkra.

På Sova valde man Qliks beslutsstödsplattform Qlikview och har fått ihop ett stort antal tillämpningar för beslutsstöd (se faktaruta). Arkitekturen innefattar inget centralt datalager (data warehouse), eftersom Qliks lösning är att hantera data i den egna plattformen i största möjliga utsträckning. Nya och ändrade data förs över från de olika butikerna var tionde minut och nattetid körs en mer omfattande överföring av data från föregående dags verksamhet.

När man ska ersätta en spretig samling olika lösningar för beslutsstöd med en koncerngemensam, mer automatiserad, plattform så blir det naturligtvis diskussion om vilka nyckeltal som ska presenteras och vilka data de ska baseras på. Det övergripande syftet med beslutsstödet är att ”driva försäljning”. Det görs till exempel med ett nyckeltal som mäter försäljning jämfört med antal besökare i butikerna.

Men hur går man tillväga för att verkligen hitta de bästa nyckeltalen och de bästa sätten att presentera dem?

När Christofer af Ekenstam berättar om hur man jobbat är det fyra saker som sticker ut:

1. Komma till skott snabbt
"Vi fick fram data att visa efter en vecka"

2. Kvalitetssäkra
"Vi körde lösningarna internt på avdelningen som jobbar med beslutsstöd i två år innan vi rullade ut dem i butikerna"

Läs också: Svenska företag använder för många system för att hantera data. Helt i onödan.

3. Prova sig fram
"Vi börjar med att titta på grafiska användargränssnitt tillsammans med verksamhetsfolk som försäljningschefer. Det handlar ofta om att mäta säljare, butiker och regioner mot varandra"

4. Låta det ta tid
"Det tar tid för förståelse för beslutsstöd att mogna fram, innan man vet vad det är man borde vilja ha. Jag skulle nog säga att det tog mer än ett år"

I dag är folk på Sova flitiga med att använda lösningarna:

– Om beslutsstödet är nere fem minuter så får man höra det, säger Christofer af Ekenstam.

Fakta

Här är exempel på tillämpningar inom beslutsstöd på Sova:

  • Försäljning.
  • Ekonomi.
  • Logistik.
  • Orderuppföljning.
  • Kunduppföljning.
  • Lagerhantering.
  • Telefoni.