AMF hanterar pensioner för fyra miljoner svenskar och förvaltar svindlande 550 miljarder kronor.

För 2,9 miljoner av de kunderna halverades nyligen snittavgiften – totalt handlar det om 300 miljoner i lägre avgifter till AMF varje år – i samband med att deras försäkringar lyftes över till en modern it-plattform.

AMF ägs av LO och Svenskt Näringsliv gemensamt och är förval för privatanställda arbetare. Det är ett bolag vars kunder sällan hör av sig innan de fyller 55 konstaterar Camilla Larsson, enhetschef för Försäkring, som också har det övergripande ansvaret för it.

Läs också: Trots allt snack om molnet – stordatorn vägrar fortfarande att dö

– Många av våra kunder vet inte att de är våra kunder och många har inte valt oss aktivt eftersom vi är just förvalet för dem som inte väljer pensionsförsäkring aktivt, säger hon.

AMF är heller inte vinstdrivande utan all eventuell vinst går tillbaka till spararna. Det innebär att hela uppdraget mer handlar om att effektivisera och trimma och mindre om spännande spjutspetsidéer.

– Vi har tre kärnvärden för vårt arbete - tryggt, mänskligt och enkelt. Och det är just det där med enkelt som är en utmaning när det gäller pensioner.

Och för att det ska se enkelt ut för kunderna så måste det förenklas också på insidan.

– Vår framgång ligger i att verksamheten och it minskar komplexiteten, säger Camilla Larsson.

Ett stort steg i den riktningen gjordes i höstas när fem miljoner försäkringar för privatanställda arbetare lyftes över från stordatormiljön in i en modern, standardiserad, it-plattform från Itello som AMF arbetat med i några år.

Men det handlade inte bara om att migrera tekniken framhåller Camilla Larsson.

– Vi började tänka på en Iphone. Vår verksamhet fungerade inte som en Iphone utan vi bar fortfarande runt med en stor och klumpig gammaldags mobil – och flera generationer efter det. I dag tar vi för givet att adressboken ska följa med när vi byter telefon och på samma sätt vill vi att löftet till kunden ska följa med mellan våra olika försäkringsprodukter. Så då var det läge för ett byte.

Sedan 1998 när det blev möjligt att välja tjänstepensioner har det skett flera olika förändringar som medfört att AMF tagit fram nya försäkringar. En kund som varit med sedan före 1998 kan sitta med fyra olika försäkringar utan att veta om det. Det här vill man hantera på ett enklare sätt.

– Vi såg att vi hade fått fram vårt bästa erbjudande efter 2014 och funderade på hur vi kunde utmana oss framåt. Det vi inte kan rucka på är det vi har lovat kunden i garanterad pension och det kapital som kunden har hos oss. Men om vi tar med de löftena och ändrar i andra villkor så kan vi underlätta, säger hon.

Läs också: Resan bort från stordatorn

Och då räcker inte bara en ren teknikflytt från stordator till en modern plattform förklarar Camilla Larsson.

– Nej, det skulle inte ge någon större utväxling att bara lägga över försäkringarna med samma villkor. Då skulle flytten inte öka funktionaliteten för kunderna. Så det vi gjorde var att först förändra villkoren ­– ett jättearbete med utskick till våra nästan tre miljoner berörda kunder. Och när försäkringarna väl migrerats till de nya villkoren så flyttade vi dem från stordatorsystemet till en ny teknisk miljö.

Bytet gick via Fora, en av de valcentraler där slutkunden väljer sin pension – länken till pensionsförsäkringsbolagen. Byter man exempelvis jobb från privat till statlig sektor byter man också valcentral. Det är ytterligare en del av den komplicerade och komplexa pensionsvärlden.

Men trots komplexiteten så gick migreringen vägen på 33 dagar.

– Vi körde tre genrep innan vi satte igång med flytten. Sedan lyfte vi över försäkringarna i stora sjok, den största körningen rörde 25 miljoner transaktioner under 31 timmar. Och så tog vi mellandagar för att stämma av.

På insidan av AMF har det varit ett stort arbete att förankra bytet till ett standardsystem.

– Första gången vi tittade på systemet var det många som reagerade med "så jobbar inte vi". Men vartefter så började vi testa och det har varit mycket diskussion och, hoppas jag, högt i tak. Det gör att vi var väl förberedda när vi väl satte igång.

För kunderna på utsidan märktes inte bytet särskilt mycket, även om det genererade några felrapporter. Men nu får de ett tydligt resultat ­i och med de sänkta avgifterna och mer funktionalitet, exempelvis kan de flytta alla sina försäkringar och får en enklare överblick.

De närmaste åren räknar AMF med att också villlkorsändra 800 000 kunder från statlig och kommunal sektor och privata tjänstemän på samma sätt. Och resan mot förenkling ska fortsätta. Kundvårdssystemet flyttade redan för två år sedan till Salesforce moln och standardiseringen fortsätter. Runt 2021 ska AMF ha lämnat stordatormiljön helt, en del måste ligga kvar några år av olika regelskäl.

– Vi arbetar aktivt för att hålla ner antalet system. För att vara framgångsrika är det i it-arkitekturen man ska lägga sitt krut. Försöka hålla data och funktioner på ett ställe och inte låta det ligga lite här och där.