För ett drygt år sedan tog Stockholms läns landsting beslutet att konsolidera sina åtta mejlsystem till ett – och lägga det i molnet. Det gäller hela landstinget men den överlägset största delen användare finns i vården.

På nyårsafton 2015-2016 skrevs ett treårigt avtal med Microsoft värt 242 miljoner kronor som "innefattade alla typer av för oss nödvändiga klientbaserade licenser med mera från Microsoft" enligt Tomas Bovin, som är avdelningschef på SLL IT och programansvarig för migreringen. Till det tillkommer budgeten för själva e-postmigreringen på runt 25 miljoner kronor.

Och nu är migreringen snart i mål.

– Vi har lagt över 32 000 av knappt 50 000 mejlbrevlådor i Office 365 och det rullar på snabbt. Om en vecka kommer det att vara 38 000 och hade du frågat för två månader sedan hade det varit 10 000, säger Tomas Bovin.

I mitten av maj räknar han med att hela migreringen ska vara i hamn. Samtidigt har själva flytten av mejlen varit den lilla delen av projektet.

– Vi ägnade mycket tid åt att grundligt utreda vad som gällde för mejldialog – både juridiskt och säkerhetsmässigt. Sedan har vi förberett det tekniska inför migreringen och den har på det hela taget gått väldigt bra, säger han.

Läs också: Gasen i botten receptet när hela företaget flyttades till molnet

I samma veva som mejlen konsoliderats har man också sett till att alla användare bara har en mejladress. Tidigare såg adresserna olika ut beroende på arbetsplats men nu är de kopplade direkt till landstinget.

– Det här tror vi har stor effekt för användarna där en del haft tre olika mejlbrevlådor. Det är också ett sätt att förbereda för det arbetssätt som är på väg in i vården, där personalen i högre grad följer patienten och då blir rörligare inom organisationen.

Men att lägga mejlen i molnet är bara fas ett framhåller Tomas Bovin.

– I fas två ska vi börja slå på de andra tjänsterna som finns i Office 365, säger han.

I första hand handlar det om att utnyttja möjligheterna att bygga en digital samarbetsplattform med hjälp av Skype och Sharepoint.

– Vi ser ett stort användarbehov kring hela konceptet med digitala möten. Den administrativa sidan är ganska stor i landstinget – inte minst vårdadministrationen.

Tomas Bovin pekar på att det innebär mycket resande för olika möten.

– I dag pendlas det exempelvis mycket mellan Karolinska universitetssjukhuset i Solna och Karolinska universitetssjukhuset i Huddinge. Med digitala möten där ljud och bild är bra och det går att dela dokument kan vi få väldigt positiva effekter, säger han.

– Ett annat konkret exempel är att vi redan fått förfrågingar om att kunna göra Skypeintervjuer när vi rekryterar vårdpersonal i Norrland som vill flytta ner.

Den här fasen har rullat igång lite i smyg vid sidan av slutspurten av migreringen.

– Vi har inte kapacitet att dra igång på allvar förrän allt flyttats men vi har börjat förbereda för det och i höst blir det full fart. Olika verksamheter har redan anmält intresse för att få vara piloter för Skype, mobil användning, Sharepoint och andra tjänster, säger han.

Och det krävs utbildning och workshops för att få igång användningen.

– Bara för att medarbetarna nu fått ett antal nya ikoner på sina skrivbord så innebär ju inte det att de förändrar sitt arbetssätt. Där tror jag att vi till stor del får ägna fas två åt att vara katalysator och idéspruta. Titta på exempel från andra branscher. Det blir ett jätteroligt arbete.

Läs också: Nytt projekt ska förutspå sjukdomar med big data – så vi slipper att ens hamna i vården

Efter fas två skymtar också en möjlig fas tre i fjärran – att även kunna använda den digitala samarbetsplattformen för kliniska möten mellan läkare och patient.

– Där är vi inte i mål ännu utan det kräver ordentliga utredningar. För det kan bara ske under förutsättning att informationssäkerheten kan garanteras.

Men hur ser det ut med mejlen? Kan det inte finnas känslig information i det som läkare skickar till varandra exempelvis?

– Nja, det får ju inte finnas sådan information i mejlen. Och faktum är att det nya mejlsystemet kan känna igen mönster och varna eller hindra medarbetare om det verkar som det finns känsliga uppgifter i mejlet som ska skickas.

Att kunna samarbeta digitalt är ju något som många gjort i åratal på sina arbetsplatser, hur kommer det sig att vården är så sen?

– Det finns ju en topplista kan man säga över vilka system som är kritiska i vården. Ett journalsystem är kritiskt men inte mejlen ­– och det kanske är svaret på frågan. Någonstans ska man lägga krutet och när frågan om att konsolidera mejlen var uppe för några år sedan så röstades det ner för viktigare saker.

På sikt tror Tomas Bovin att molnet kommer att användas bredare inom vården.

– Min personliga uppfattningen är att molnet är här för att stanna men att det tar tid. Det är ett område där man måste vara väldigt försiktig och det krävs en omställningsperiod och en kalibreringsperiod så man hamnar på en lämplig nivå för vilka molntjänster man kan använda. Men när det gäller enklare, icke-kliniska, tjänster är jag övertygad om att det kommer att öka lavinartat.