De stora affärsystembytenas tid är inte över. SKF är den sista stora börsjätten som nu är i full färd att rulla ut ett affärssystem från SAP.

Sverige är först ut när SKF nu dragit igång skiftet till ett nytt affärssystem som ska knyta ihop alla koncernens 140 produktionsenheter runt om i världen.

– Det här är bara en första implementering och vi har mycket långt kvar, säger Gunilla Nilsson, vd för den svenska verksamheten och programdirektör för projektet som går under namnet Unite.

Hon vill inte gå in på hur budgeten ser ut med motiveringen att hon inte får lämna ut marknadspåverkande information utan hänvisar till de uppgifter som kommit ut via årsredovisningar och på kapitalmarknadsdagar. Där är informationen olika specifik för olika år sedan projektet startade i början av 2013, men om man lägger samman de olika uppgifterna landar det någonstans uppåt tio miljarder kronor.

Läs också: HCL stäms på nära en miljard efter misslyckat SAP-projekt

Runt en miljard om året kostar utrullningen fram till och med 2022 enligt företaget och bara under 2016 konstateras i årsredovisningen att satsningen påverkar rörelsemarginalen så att utfallet blev 10,3 procent i stället för 11,2 procent.

Har projektet blivit dyrare än ni tänkte från början?

– Ja, kostnaderna är lite högre än det första estimatet men efter att vi gjorde en första revidering 2014 så gjorde vi en kostnadsberäkning som vi fortfarande tror ska hålla de närmaste åren.

Det här är nästan i paritet med riktigt stora infrastrukturprojekt, Nya Slussens budget ligger exempelvis på 12 miljarder. Hur kan det kosta så mycket?

– Om man tittar bara på den här piloten så rör det sig om 26 olika moduler och 230 olika processer. Det berör 1 900 användare och det finns 175 gränssnitt till gamla system. Som mest har vi varit 400 projektmedlemmar varav en stor del konsulter från flera olika leverantörer, både mindre och större, runt 250 som flest, säger Gunilla Nilsson.

– Allt som rör våra transaktionsflöden har migrerats och räknar man då ihop licenser, kostnader för egna resurser, konsulter och utbildning så är det klart att det kostar. Sedan beror det ju lite på hur man räknar också.

skf
En innerring på väg till vidare montering i SKF:s produktionslina.

I stället för att dela upp utrullningen och byta applikation för applikation eller process för process har SKF valt att genomföra det i en enda big bang – bolag för bolag. En metod som fått mycket kritik för att vara riskfylld genom åren. Men det är ett genomtänkt val enligt Gunilla Nilsson.

– Ja, absolut. Vi hade mycket diskussioner kring hur vi skulle genomföra det och alla varianter var uppe. Men vårt problem är att vi har en väldigt integrerad systemlösning i dag där allt är ihopkopplat. Risken är stor att bryta sönder de länkarna om vi tar del för del. Men om vi tar ett helt bolag så kan vi bygga gränssnitt mot systerbolagen men behöver inte bygga dem mellan systemen inne i bolaget.

Läs också: Stockholm storsatsar – lägger halv miljard på att göra staden digital

Vägvalet gjordes 2015 inför den breda utrullningen och Gunilla Nilsson konstaterar att de inte ens själva hade trott det skulle landa i big bang-metoden.

– Nästan alla gick in med att det inte ville ha det. Men när vi gått igenom allt så landade vi i att det var det minst riskfyllda sättet att göra det på.

Varför väljer ni att satsa så mycket på ett systembyte?

– Det handlar om riskminimering. Vi kommer från en it-miljö som skapades för 30-35 år sedan. Då utvecklade vi egna system som passade vår verksamhet och som låg före sin tid. Det har varit svårt att lämna de systemen men de är inte hållbara längre ur en teknisk aspekt, plattformarna de ligger på håller på att försvinna och vill man hänga med på marknaden i dag så är det inte egenutvecklat man ska satsa på, säger Gunilla Nilsson.

– Men nu går vi från gammalt till det allra senaste. Det här är en del i hela den utveckling som handlar om digitalisering och att koppla upp fabriken.

Det nya systemet innehåller också minnesdatabasen Hana och ett antal molnlösningar som tillsammans ska göra att SKF ska ta steget in i det som kallas 4.0 – maskinerna kopplas ihop med SAP-systemet helt enkelt. Det innebär att SKF på ett helt nytt sätt kan börja utnyttja internet of things till att få in data i systemet och sedan får möjlighet att analysera den.

– Sedan räknar vi också med att vårt transaktionsflöde blir tydligare och bättre, att få lägre lager, kortare ledtider, lägre kapitalbindning och att frigöra pengar. Det ger möjligheter till en helt annan kontroll och styrning.

När räknar ni med att få tillbaka investeringen?

– Det finns givetvis ett business case, men jag kan inte ge några detaljer kring det.

Men ännu är koncernen alltså bara i början av processen. Redan 2013 gjordes en första pilot på en anläggning i Finland men utvärderingen visade att verksamheten inte var tillräckligt involverad.

– När man kör piloter så händer nästan alltid saker man inte förväntar sig. Så i mitten av 2014 gjorde vi ett omtag eftersom vi såg att det behövdes en bättre förankring till affären.

När stora affärssystem implementeras behöver verksamheten anpassa sig efter systemet utan att man funderat igenom verksamhetens behov. Men för att inte hamna i den fällan gick SKF i början av 2015 igenom verksamhetens behov.

– Vi skapade en 2020-bild. Hur ska vi hantera våra affärer om fem år? Vad innebär det rent tekniskt? Hur ska våra processer ut? Sen tittade vi på den konceptuella designen för att se till att den uppfyllde hur vi vill arbeta.

Däremot, framhåller Gunilla Nilsson, görs inga förändringar i systemet.

– Vi har väldigt måna om att inte bygga om det utan att använda standard i alla lägen som är möjligt. Vi gör heller inga kundspecifika anpassningar.

Läs också: SAS digitaliserar för att gå från flygbolag till livsstilsföretag
 

Det har hunnit gå över tre månader sedan systemet rullades ut i det svenska bolaget, som omfattar nästan hela den svenska verksamheten. Och hittills har allt fungerat bra, enligt Gunilla Nilsson.

– Vi släppte på transaktionsflödena den fjärde januari. Det är 53 tillverkningsflöden som alla var uppe inom ett dygn. Vi var lite försiktigare och släppte på vår olika kundflöden succesivt och avslutade med vår webbkanal enligt plan fyra dagar senare.

Vilka reaktioner har ni fått från medarbetarna?

– Faktiskt väldigt positivt, mer än vi vågat hoppas. Men då ska man vara medveten om att vi haft väldigt gamla tekniska lösningar och våra anställda är ju vana att jobba med modernare teknik inte minst hemma, säger Gunilla Nilsson.

Samtidigt är hon noga med att det bara handlar om en basimplementation än så länge.

– Fortfarande fattas saker och systemet utvecklas kontinuerligt. Det här är ju inget som är färdigt.

För att kunna möta det har företaget byggt upp en intern SAP-kompetens som man fortfarande fyller på.

När systembytet är gjort – handlar det då om att ni hunnit ifatt era konkurrenter eller att ni tagit er förbi?

– Jag skulle nog säga att vi ligger före konkurrenterna redan men att det här håller oss i framkant och möjligheterna att koppla ihop alla delar ger oss konkurrensfördelar. Vi hade aldrig gjort det här om vi inte trott på det, säger Gunilla Nilsson.

Fakta

Exakt hur mycket Uniteprojektet kostat hittills är lite oklart men i de uppgifter SKF kommunicerat via årsredovisningar och kapitalmarknadsdagar handlade det om runt 2,3 miljarder mellan 2013 och 2015. Det var dock en siffra som kommunicerades 2014 och dåvarande vd:n konstaterade att slutsumman kunde bli högre. 2016 landade kostnaderna på 940 miljoner och i år beräknas projektet gå på 950 miljoner kronor. Sedan beröknas projektet kosta mellan 0,8 och 1,2 miljarder kronor om året mellan 2018 och 2022. Sammantaget handlar det alltså om kostnader på mellan åtta och tio miljarder kronor.