Vår amerikanska systersajt CIO har frågat chefer och hr-experter om deras bästa tips för att göra möten mer konstruktiva. Här är deras bästa knep.

1. Tänk efter – behövs verkligen mötet?

– Om mötet kan ersättas av ett mejl eller ett mess ­ – låt bli det, säger Ross Andrew Paquette, vd på Maropost.

För att ett möte ska vara värt att hållas krävs att du verkligen behöver få ihop folk i ett rum – inte av artighet utan för att de ska bidra framhåller han.

Och han får medhåll av Megan Kiester, hr-ansvarig på Expedia.

– Om det behövs ett möte så tycker jag det oftast är bäst att hålla det kort så att människor håller sig fokuserade. Deras tid är värdefull och leder man ett möte måste man förstå det.

2. Undvik tidpunkter då människor har tankarna på annat håll

Kalla inte till ett möte mot slutet av dagen då de flesta förbereder sig för att gå eller på morgonen innan arbetsdagen dragit igång. Studier har också visat att möten som ligger precis före lunch, eller under lunchen utan att det finns mat, är mindre produktiva eftersom folk är hungriga och distraherade.

Läs också: Sex ledaregenskaper som företagen letar efter

De bästa mötestiderna är tisdagar till torsdagar mellan 9 och 11 eller 14 och 16.

3. Bjud in rätt personer och se till att de vet varför

– En del missar att bjuda in personer till möten som borde vara där eller bjuder in sådana som inte behöver vara där, säger Halelly Azulay, vd på Talentgrow.

Därför är det viktigt att noga tänka igenom vilka som behöver vara med och bara bjuda in dem som har något att bidra med. Se sedan till att de förstår varför de bjudits in också.

Läs också: Nu slåss it-jättarna om företagens mötesrum

4. Skapa en agenda och mejla ut den i förväg

­– Ett lyckat möte börjar med att en agenda skickas ut åtminstone två tummar i förväg. Det ska innehålla vilka som ska närvara, material, ämnen som ska diskuteras, mål och vilken tid det börjar och slutar, säger Don Joos, vd på Shoretel.

– På så sätt försäkrar man sig om att mötet producerar konkreta resultat.

5. Se till att det finns incitament för att vara med

På Aegis Finserv, ett företag som erbjuder förbetalda betalkort, läggs ett antal sådana kort till lite olika värden ­ – från fem dollar till 50 dollar – och så ett kort värt 100 dollar i en skål där de som är med får plocka dem.

– Vi har alltid 100-procentig närvaro, säger vd:n Jim Angleton.

Men självklart behöver det inte handla om pengar, mat eller fika räcker långt.

– Erbjud antingen lunch eller snacks beroende på tidpunkt. Och se till att de som kallats till mötet vet om det i förväg, säger hr-konsulten Deb Cohen.

6. Håll mötet i ett bekvämt rum

– Om det är möjligt så välj ett rum där det kommer in naturligt ljus och se till att det finns plats för alla att sitta bekvämt, säger Jake Tully, kreativ chef på Truckdrivingjobs.com.

– Att tvinga folk at sitta i illa upplysta, trånga rum är definitionen av slitiga möten.

7. Håll mötena korta

Försök att se till att de inte är längre än en halvtimme. Människor har svårt att koncentrera sig längre och chansen är större att du lyckas hålla dem på banan. Försök dela in dem i fem-minutersperioder om du kan tycker Kelly Bedrich, en av grundarna till Electricity Plans.

– Eller också kan du kalla till möte för att tala om ett enda, specifikt problem.