Först och främst ska ett antal hygienfaktorer vara uppfyllda där företagets övergripande krav ska vara tillgodosedda utöver de krav som verksamheten ställer på it-stödet. Exempel på dessa krav är att leverantören ska uppfylla krav på etik, hållbarhet och finansiell stabilitet med mera. Ett annat exempel är att systemet ska följa företagets standarder för bland annat teknik och säkerhet. Sist men inte minst ska den totala kostnaden över it-stödets livstid ligga på en nivå att det går att räkna hem investeringen på några år.

Givet att dessa krav är uppfyllda utvärderas lösningen utifrån verksamhetens behov. Behoven kan delas upp i två kategorier: funktionella och icke-funktionella behov, eller med andra ord behov av funktionalitet i systemet och övriga behov.

De funktionella behoven handlar om vilken funktionalitet som systemet ska ha för att stödja verksamhetens processer. Exempel på funktionalitet för ett tidplaneringssystem är att man ska kunna skapa aktiviteter och koppla dessa till milstolpar; och att man ska kunna koppla resurser till aktiviteter och se hur resursutnyttjandet ser ut över tid.

Läs också: Är projektens storhetstid förbi? Nu läggs it-utvecklingen i daglig verksamhet

Utöver de funktionella behoven så ställer en verksamhet även andra krav på en lösning. Dessa kan ses som olika typer av kvalitetsattribut som avgör om en lösning är bra eller inte. De 12 viktigaste kvalitetsaspekterna är: användbarhet, effektivitet, tillgänglighet, pålitlighet, flexibilitet, integritet, interoperabilitet, återanvändbarhet, underhållbarhet, portabilitet, robusthet och testbarhet.

Det här är en artikel från Expert Network

Inför varje utvärdering av ett system bör man identifiera de mest relevanta aspekterna och åsätta en relativ vikt som gör det möjligt att räkna fram en total poängsumma som är justerad för hur viktig en viss kategori är. Vanligen gör man först en viktning mellan funktionalitet och övriga kvalitetsaspekter, för att därefter göra en mer detaljerad viktning inom respektive kategori.

För att utvärdera systemet används tre olika grupper av representanter som bidrar utifrån sina respektive kompetensområden.

Representanter för användare från verksamheten bidrar vanligen till att ställa krav på och utvärdera de första fyra kategorierna:

Användbarhet (är det lätt för en användare att lära sig hur systemet fungerar, är det enkelt att hitta svar på frågor och instruktioner och guider etc)

Effektivitet (går det att arbeta snabbt och effektivt i enligt processen eller krävs det många handgrepp för att uträtta något som borde gå snabbt och smidigt)

Tillgänglighet (är systemet tillgängligt där jag befinner mig och när jag behöver, till exempel arbete via en smartphone och utan att få meddelande om driftstopp)

Pålitlighet (kan man lita på att systemets beräkningar är korrekta, och att det använder data från de system som utsetts att vara "master" för en viss typ av information och därmed utgör sanningen)

Övriga åtta kategorier är mindre synliga för användarna i verksamheten. Hur en lösning möter denna typ av krav har dock vanligen en mycket stor påverkan på kostnaden för att tillhandahålla it-stöd till verksamheten, både för att se till att själva systemet fungerar under en längre tidsperiod men också för att hålla nere kostnaden för andra system.

Verksamhetsarkitekter och lösningsarkitekter bidrar vanligen till att ställa krav på och utvärdera de nästkommande fyra kategorierna:

Flexibilitet (kan systemet förändras över tid i enlighet med förändrade krav på funktionalitet och information utan att kostnaderna för utveckling och förvaltning skjuter i höjden)

Integritet (är systemet byggt på ett sätt som gör att data och beräkningar skyddas från otillbörlig förändring, till exempel genom olika behörighetsnivåer samt kontroller av data innan det tillåts sparas i systemet)

Interoperabilitet (är det modulariserat på ett sätt som gör det möjligt att byta ut en viss del av systemet (modul) mot en annan lösning utan att all annan funktionalitet påverkas)

Återanvändbarhet (kan andra system använda funktioner som finns i det aktuella systemet, och vice versa - för att undvika att samma funktionalitet byggs in i flera system)

Personer från förvaltningsorganisationen bidrar vanligen till att ställa krav på och utvärdera de sista fyra kategorierna:

Underhållsbarhet (är det möjligt att överblicka hur systemet fungerar och införa förändringar på ett kontrollerat sätt i en del av systemet och därmed undvika oönskade effekter på andra delar av systemet)

Portabilitet (kan underliggande teknik bytas ut, till exempel annan typ av databas, kommunikationsprotokoll och operativsystem)

Robusthet (är systemet driftsäkert över tid och har det en effektiv felhantering som inte kräver manuella åtgärder)

Testbarhet (det är lätt att identifiera fel i systemet)

Sammanställningen av utfallet av utvärderingen med hänsyn tagen till inbördes relativ vikt mellan olika kategorier, avgör vilket system som är bäst utifrån ett helhetsperspektiv.

Läs också: Gasen i botten receptet när hela företaget flyttades till molnet

Att välja rätt it-stöd är inte helt enkelt. Det finns många frågor och olika dimensioner att beakta. Några av de mer svårfångade aspekterna ryms inom kvalitetsbegreppet.

Jag hoppas att jag har beskrivit och gett exempel på de viktigaste kategorierna, och att denna lista ger en bra grund för er nästa upphandling. Jag avråder från att ta med alla kategorier i förfrågningsunderlaget. Jag föreslår att ni väljer ut de som är viktigast för er för den aktuella upphandlingen. Lycka till i jakten på rätt it-stöd!

Fakta

Befattning: Vd och medgrundare
Företag: Arway
Linkedin: Patrik Hallén
Twitter: @Patrik_Hallen
E-post: patrik.hallen@arway.se
Hemsida: www.arway.se
Expertområden: Affärsarkitektur, verksamhetsarkitektur, informationsarkitektur, processarkitektur, användning av olika EA-verktyg, förvaltning av strukturkapital, standardisering, processutveckling, transformation
Certifieringar: Certifierad verksamhetsarkitekt, Certifierad affärsarkitekt, Certified LEAD Business Architect eXpert
Bakgrund: Mer än 15 års praktiskt EA-arbete med stora svenska och nordiska bolag.