Antonio Litterio
Foto: Antonio Litterio (CC)


Skrivandet är en nyckelkompetens som vi ofta inte tänker på. Under studietiden tvingas många skriva uppsatser och inlämningsuppgifter och det är bra träning. För skrivandet tar inte slut utan fortsätter på jobbet med affärscase, it-strategier, kontrakt och andra dokument som måste vara klara och tydliga och inte vara öppna för olika tolkningar. Annars blir resultatet extrajobb, högre kostnader, system som inte möter behoven, tvister och andra problem.

Läs också: Så gör du reklam för dig själv

Men det handlar inte bara om den typen av dokument utan också vanliga mejlkonversationer, memos och presentationer. Grammatikfel, kommateringsmissar, en överanvändning av floskler och förkortningar och meningar som inte hänger ihop – till sist blir det väldigt svårt att läsa helt enkelt.

Amerikanska Computerworld pekar på att dokument från just it-avdelningar ofta är sämre skrivna än de som kommer från exempelvis marknadsavdelningen, där det finns professionella kommunikatörer. 
Men det är möjligt att få rätsida på det. Här är fyra råd. 

1. Använd proffs

Genom att se till att få hjälp av någon som skriver professionellt eller någon från företagets kommunikationsavdelning för att redigera viktiga dokument visar det att man förstår att affärskommunikation är en viktig del av it-avdelningens jobb. Men, skriver Computerworld, vänta inte till dess att ni är helt desperata. Det kan ta flera månader för någon som kommer in utifrån att förstå det språk som används på it-avdelningen. 

2. Prioritera tydig kommunikation

Ta den tid som krävs för att göra era dokument tydliga. I stället för att bara använda ord, se till att också använda grafik och tabeller om det gör det lättare att förstå. Begå inte misstaget att skära ner på den tid som sätts av för dokumentation. Och tro heller inte på leverantörer som påstår att just deras mjukvara är så bra att det inte krävs någon dokumentation. Även om mjukvaran blir mer intuitiv förändras affärsprocesserna och det måste förklaras.

Läs också: Säg vad du tycker, chefen – dåligt med feedback på svenska arbetsplatser

3. Skapa mallar

De flesta memos, mejl eller presentationer är gjorda för att informera, övertala, få klartecken eller efterfråga eller utvärdera information. Ofta består de då av ett antal sektioner i en särskild ordning. I stället för att börja från början varje gång, se till att skapa mallar för de vanligaste typerna av kommunikation på din avdelning. 

4. Ta med skriftlig kommunikation i jobbeskrivningarna

Att kunna kommunicera tydligt är viktigt för it-avdelningen, projektledare, affärsanalytiker och alla andra som har kontakt med resten av verksamheten. Tryck på det i jobbeskrivningar och utvärderingar. Belöna tydlighet mer än stilistik – it-avdelningen behöver inte en ny Hemingway. 

5. Stötta kompetensutveckling i kommunikation

Se till att de som vill gå vidare i sin karriär kan gå kurser för skrivande i arbetslivet riktade till tekniker.