Säkerhetsföretaget Gunnebo köpte under en tioårsperiod ett 40-tal bolag. Räknar vi även dotterbolagen handlade det om totalt 100 bolag. Alla hade egna system, processer och en egen syn på hur man bäst gör affärer. Det innebar att företaget till för två år sedan var mycket fragmenterat.

– Företaget bestod av ett antal enheter som inte var integrerade och vi hade ett uppdämt behov av att få ihop alla olika verksamheter, säger Hans af Sillén, cio och ekonomichef på Gunnebo.

Gunnebo drog för snart två år sedan igång det största förändringsprojektet i företagets historia under namnet ”Gunnebo one company”.

Målet var att integrera alla förvärvade bolag och nå fram till gemensamma strategier, processer och system för hela koncernen. Gunnebo one company avslutades 2007 och nästa steg är att skapa en gemensam it-plattform.

Runt 20 miljoner euro, 190 miljoner kronor, väntas slutnotan för it-investeringarna bli. Om fyra år ska det vara klart.
– Grundtanken är att företaget blir mer transparent för att undvika att vi arbetar på så olika sätt. Gemensamma system är grunden för det, säger Hans af Sillén.

Många delar av koncernen har gamla system som inte längre stöder verksamheten särskilt bra.

– It-stödet har varit mycket eftersatt. Många applikationer är så gamla att de är helt utan stöd eftersom leverantören inte ger någon support längre.

Eftersom en stor del av arbetet handlar om att få en gemensam it-struktur har Gunnebo börjat med det. Det innebär att de flesta system har ersatts eller kommer att ersättas med nya koncerngemensamma system. Investeringar görs inom i stort sett alla it-funktioner:

  • En ny central intranätportal som blir ingången till alla system för användarna.
  • Ett nytt affärssystem.
  • Nya samarbetsprogram för e-post, meddelandehantering och innehållshantering.
  • En ny nätverksleverantör.
  • Ett nytt beslutsstödssystem.

Gunnebo satsar på Microsoftprodukter för majoriteten av de nya it-systemen.

– Vi kommer att vara Microsoftcentrerade. Det innebär visserligen dyrare licenser men integrationen blir enklare eftersom systemen jobbar bättre ihop med varandra.
Målet är att alla användare ska arbeta i Dotnet/Sharepoint-miljön.

– Enkelhet och effektivitet är viktigt för oss. Vi går från Hedenhös it-mässigt och vi ska ta oss till good enough. Som Gunnebos verksamhet ser ut har vi inget behov av att ligga på absolut it-toppnivå.

Enligt Hans af Sillén har Gunnebo ingen komplex och djup produktion. Däremot kräver installation, service, logistik och kundvårdssystem desto mer.

Den största besparingen med den gemensamma it-strukturen sker genom att lager och logistik samordnas bättre.
I lager- och leveransprocesserna räknar Hans af Sillén med att få tillbaka större delen av de 20 investerade miljonerna.
– Det finns mycket att tjäna på att ha rätt lager på rätt ställe och vid rätt tidpunkt. Vi blir effektivare och kan ge kunderna bättre service.

Rätt information är centralt för Gunnebo, enligt Hans af Sillén.
– I säkerhetsbranschen är kvalitet extremt viktigt. Och det är bara genom att ha bra information i våra processer som vi kan ha det.

Gunnebo löser säkerhetsproblem hos sina kunder och den springande punkten för företaget är repetition, enligt Hans af Sillén.

– Vi ska bli bättre genom att göra samma sak hos många kunder. Med gemensamma processer som är mer strukturerade kan vi bli mycket mer kostnads­effektiva än när vi har 40 olika sätt att göra saker på.

Gunnebo har kommit en bit på vägen redan. Sedan år 2006 har antalet affärssystem minskats från 40 till 25 och antalet kundcenter har på vissa marknader minskats från åtta till ett.
Valet av Dynamics AX som affärssystem motiverar Hans af Sillén bland annat med att Gunnebo inte behöver ett så omfattande system som till exempel SAP.

– Gunnebo är inte en särskilt transaktionsintensiv verksamhet så vi kan inte dra nytta av större systems effektivitet kring det. Även när det gäller ekonomiska mättal är det overkill för oss med exempelvis SAP.

Däremot behöver Gunnebo mycket funktionalitet kring projektarbete, service och kundkontakter för sina kundcenter.
– Vi skulle behöva lägga till för mycket extra funktionalitet för att nå en hög nivå inom de här områdena – och det skulle bli väldigt dyrt. För oss skulle det bli två eller tre gånger dyrare att nå upp till våra krav om vi till exempel valde SAP som affärssystem. Dessutom tar Dynamics AX kortare tid att implementera eftersom den övriga plattformen är Microsoftbaserad.

I produktionsdelen av företaget är inte heller komplexiteten så stor att det motiverar SAPs mer avancerade lösningar, enligt Hans af Sillén.

Under de kommande tre åren rullas Dynamics AX ut till 45 bolag i världen, varav merparten finns i Europa.
Även valet av Micrsofts e-post och grupprogram grundas på enkelheten.

– Microsoft passar Gunnebo bra. Sharepoint innebär större enkelhet och större frihet. Med andra system handlar det fortfarande mycket om att ringa it-avdelningen för att få hjälp.

När det gäller beslutsstöd har Gunnebo bestämt sig för Microsoft reporting services/Sharepoint. När ledningen insåg att 400 personer i koncernen behövde komma åt ekonomisk nyckelinformation, men att bara 50 gjorde det, blev det bråttom.

– Vi valde det system som innebar så få förändringar som möjligt. Det är inte det mest avancerade men det är tillräckligt bra för oss. Det var en stor fördel för vår del att det bara tog två och en halv månad att införa.

Inom affärssystem och beslutsstödssystem är WM-data Logica största leverantören av konsulttjänster. För tjänster kring grupprogram anlitar Gunnebo Sogeti. Just nu.

– Jag driver linjen att vi inte ska ha någon specifik hovleverantör av alla tjänster. Jag tror inte på långa samarbeten med konsultbolagen utan klara leveranser.

Därför köper Gunnebo in konsulter etappvis. Ingen är garanterad att vara med under alla de fyra år som omvandlingen väntas ta.

– Konsulter riskerar att drunkna i långa projekt. Då missar man skärpan det blir i kortare projekt.

Han håller med om att han ställer hårda krav på konsulterna. Både när det gäller tiden jobbet får ta och på vilka personer som kommer in.

– Köper jag en konsulttjänst är det för att jag vill ha in ny kunskap i organisationen. Och när vi köper konsulter köper vi också möjligheten att byta ut personer.

Fakta

Verksamhet: Gunnebo säljer kontanthantering, passage- och tillträdeskontroll, intrångsskydd och brandskydd. De viktigaste kunderna finns inom bank, detaljhandel och anläggningar i behov av högsäkerhetsskydd.
Antal anställda: 6 800.
Egen it-personal: 50 personer.
It-kostnad: 1,7 procent av omsättningen.
Årlig omsättning: 6,7 miljarder kronor.

Grunden för Gunnebos it är en Dotnetplattform med Active Directory i kombination med samarbetsprogrammet Sharepoint.
En ny central intranätportal med Sharepoint i botten.
Affärssystem: Dynamics AX.
Samarbetsprogram: Outlook, Office 2007 och Messenger.
Leverantör av nätverksinfrastruktur: Interroute.
Beslutsstödsprogram: MS Reporting/Sharepoint.