Internetkulturen är på väg in i före­tagen – i alla fall delar av den. Inspirationen kommer från den fria informationen och delandet av kunskap som öppen källkodsrörelsen bygger på.
En teknik som används allt oftare är så kallade wikier. En wiki är en webbsida som det går att ändra fritt i från webbläsaren, exempelvis lägga till text eller annat material.

Genom att använda wikier kan företagen få tillgång till en betydligt större del av den kunskap och information som medarbetarna sitter inne med. Där börjar allt fler företag se möjligheten att få en konkurrensfördel.

WM-data arbetar med wikier internt sedan ett par år tillbaka.
– Vi började utveckla leveransplattformen Define i början av 2000 och wikidelen lade vi på för ungefär två år sedan, berättar Lars Fransson, lösnings­områdesansvarig på WM-data.

Han berättar att företaget tittat på hur öppen källkods-rörelsen lyckats utveckla operativsystem genom att samarbeta över hela världen och anammade den idén.

– När man låter solstrålar brytas genom ett förstoringsglas börjar det brinna – den brännpunkten ville vi hitta.

Wikierna används inom de nätverk för olika projekt som WM-data utför, men även om de är öppna inom gruppen är de inte öppna för alla i företaget.

– För att kunna delta är man direkt inblandad i projektet, leveransen eller nätverket eller så är man inbjuden att delta, säger Lars Fransson.

Han ser stora fördelar med att arbeta med wikier. Strukturkapitalet får en friare form än när allt ligger i dokument.

– Det går att stoppa in allt ifrån nästa release, processbeskrivningar, nyheter, blogg... Vi har heller inte slagit fast hur allt ska se ut utan sett till att verktyget kommit på plats och sedan låtit användarna styra vart det tar vägen. Ännu så är det alldeles för tidigt att säga vad wikierna verkligen kan användas till, nya användningsområden tillkommer hela tiden och vi har antagligen bara sett början.

Bland annat kan han konstatera att wikierna används på ett mer socialt sätt än vad företaget kanske hade tänkt sig. Gratulationer till födelsedagsbarn, roliga historier och innebandyresultat förs också in av de anställda.

– Det blir som ett socialt nätverk också. I Sverige har vi aldrig varit lika hårda som i andra länder med att mejl enbart får användas privat och så vidare och de anställda lever redan i dag en del av sitt privata liv även på jobbet. Och det fungerar bra så länge de gör sitt jobb, säger Lars Fransson.

En annan viktig sak för att den här typen av verktyg ska fungera är att alla anställda, inte bara de med teknisk kompetens, har lätt för att använda dem.

– Kan du skriva ett Worddokument kan du skriva in på wikin, konstaterar Annika Maltesson, som är ansvarig för leveransplattformen där wikierna ingår.
– Efter hand kan du lära dig att göra det hela snyggare och highlighta viktiga delar till exempel.

Redan nu märks det att arbetet blivit effektivare, anser Lars Fransson. Det är lättare att återvinna information och kunskap från tidigare projekt vilket gör det enklare att till exempel sammanställa offerter och upphandlingsunderlag.

Den effektiva informationsspridningen gör också att man kan dra ner på antalet möten. En annan viktig sak är att de experter som finns på företaget kan användas så optimalt som möjligt genom att deras kunskap snabbt kan spridas dit där den behövs.

När det gäller riskerna med att någon anställd medvetet skulle radera information eller lägga in felaktig information så är Lars Fransson och Annika Maltesson inte oroliga. De hänvisar till att det finns versionshantering så att det alltid går att återställa informationen.

– Spårbarheten är också en trygghet. För några år sedan gjorde vi en undersökning som visade att mellan 25 och 40 procent av alla affärsbeslut tas via mejl. När man senare ska hitta tillbaka till det är det inte helt lätt – mejlen kan ha kastats när det blev för fullt i inkorgen, personer kan ha slutat och deras mejl raderats av den anledningen, säger Lars Fransson.

– Om dessa beslut i stället tas i den här mer öppna miljön går det alltid att spåra dem bakåt.

Jan Pasanen är linjechef för System Software på Scancoin i Malmö som gör kontanthanteringsmaskiner.

På hans avdelning utvecklas mjuk­varan och där används wikier sedan fyra år tillbaka.

– Den största vinsten är att vi slipper problemen med dokumentation. Vi behöver inget dokumenthanteringssystem från Microsoft, säger han.

– Genom att använda wikier bevarar vi också mycket gammal kunskap som lätt går förlorad.

När något ändras i wikin skickas ett mejl ut till alla på avdelningen.

– Det svåra med nya verktyg är väl alltid att få folk att använda dem. På vår wiki ökar aktiviteten alltid extra inför vissa event, då blir det nästan som en diskussions­portal, berättar Jan Pasanen.

I framtiden skulle han gärna se att användningen av wikiverktyget spred sig utanför hans avdelning till andra projekt och till produktionen till exempel.

– Det skulle även kunna användas för kommunikation gentemot ledningen, säger han.

Däremot har verktyget använts för gemensamma projekt med underkonsulter på olika håll i världen, till exempel Malaysia.
– Vi kör också mot andra bolag som använder det. Jag vet att vårt bolag i England och det i Tyskland använder wikier till att lägga ut ett slags dagböcker där de kan följa varandras verksamhet.

På Beijer Electronics i Malmö har utvecklingsavdelningen arbetat med wikier sedan två och ett halvt år tillbaka.
Ambitionen är att även skapa wikier där utvecklingsavdelningarna i Taiwan, USA och Tyskland kan dela informationen – och bidra med sin egen.
– Det fungerar väldigt bra, säger utvecklaren Henrik Strömberg.

– Om man skriver ut ett dokument och sätter in det i en pärm är det dött sedan. Med wikier finns möjligheten att hålla informationsutbytet levande. Men det är avgörande att wikin verkligen används och att alla uppdaterar och rättar felaktigheter för att det ska fungera.

Henrik Strömberg tror att wikier kan fungera i alla typer av företag och hans grundinställning är att alla ska kunna läsa allt som inte är hemligt, även om de inte är direkt inblandade i just det projektet.

– Däremot är det rimligt att bara de som är involverade får redigera informationen, säger han.

Fakta

”Wiki” kommer från hawaiianskans ord för snabb (wikiwiki).
I dag används wikier huvud­sakligen som faktadatabaser, bloggar och intranätlösningar.

Ett känt exempel är Wikipedia.

Wikiers möjlighet till versionshantering av information är en nyckelfunktion.