Antalet hemmagjorda Excel-applikationer ökar på företagen, trots att de samtidigt köper in allt fler program och system för att stödja sin verksamhet.

– Den tekniska utvecklingen gör att folk kräver mer och mer teknik. Ofta kan man inte vänta flera månader på att få den mjukvara man behöver, utan fixar istället själv en snabb och billig applikation i Excel, säger Ewen Ferguson, chef på riskkonsultföretaget Protiviti.

Han menar att hemmagjorda program ofta är en bra och kostnadseffektiv lösning. Men det förutsätter att företaget är medvetet om riskerna och hanterar dem på ett bra sätt.

– Det är ett stort problem att folk förlitar sig för mycket på Excel-applikationerna. Fel uppstår lätt, och de upptäcks inte, säger Ewen Ferguson.

Det finns flera exempel på när enkla misstag har kostat företag miljonbelopp. Bland annat kostade ett klipp och klistra-fel elbolaget Transalta 24 miljoner dollar då de la ett underbud på ett stort elförsörjningskontrakt.

– Rena misstag är vanligast, men det förekommer även en hel del bedrägerier, säger Ewen Ferguson.

Hans bästa råd till företag är att investera i tekniska hjälpmedel för att granska Excel-applikationerna.

– Det finns ett antal program på marknaden som går igenom applikationerna och hittar olika typer av fel som skulle ta oerhört lång tid att hitta manuellt.

Men tekniska hjälpmedel löser inte allt.

– Du kan inte bevaka alla Excel-applikationer, det finns ofta oerhört många på ett företag. Du måste identifiera vilka applikationer som är kritiska för verksamheten och sedan koncentrera dig på dem, säger Ewen Ferguson.

Fakta

Det finns ett antal tekniska hjälpmedel för att bevaka och hitta fel i Excel-applikationer, exempelvis
Clusterseven, Compassoft, Cimcon och Prodince.

Det finns även en oberoende intressegrupp som jobbar för bättre riskhantering av Excel-applikationer. Mer information om European Spreadsheet Risks Interest Group finns på deras hemsida: http://www.eusprig.org