Affärsutveckling och nya projekt som inte föregås av en analys av företagets kompetenskrav kan vara snudd på bortkastade.
Välutbildad och kunnig personal ligger på varje företagslednings önskelista. Men för att komma dit gäller det att först ta reda på vilken kompetens som företaget redan besitter. För om ett arbetslag ska bildas, en ny produkt utvecklas eller ett nytt angreppssätt införas blir det lättare – och därmed ett bättre resultat – om man vet vem på företaget som är bäst lämpad för vad.
– Många sätter nästan slumpvis ihop arbetsgrupper genom att välja personer de tror har den erfarenhet som krävs. Risken är stor att man sammanför medarbetare som kompetensmässigt står på olika nivå, eftersom vissa måste utvecklas mer än andra för att klara av uppgiften.
Det säger Arvid Gisby, ägare av företaget Diacent som specialiserat sig på att identifiera kunskap hos individer.
Diacent jobbar med en metod som tagits fram av Valideringscentrum i Malmö. Med hjälp av en så kallad Eportfolio kan den enskilda medarbetaren uppdatera sin inlärningsprocess. Informationen kan sedan struktureras i olika presentationsdokument.
Men som i allt annat är det inte tekniken som är det viktiga, utan processen, säger Arvid Gisby.
Teorin är att kunskapsutvecklingen hos en individ inte är statisk process. Det går inte att göra en kartläggning, rabbla upp alla kunskaper och all erfarenhet som finns inom företaget och sedan luta sig tillbaka i tron att man har en heltäckande bild.
Vår kunskapsnivå ökar och förändras hela tiden, oftast utan att vi själva är medvetna om det. Uppgifterna måste hela tiden följas upp, om ledningen eftersträvar en aktuell bild av kompetenskapitalet ute i företagets verksamhet.
– I hantverksyrken noterar man sin utveckling i en
loggbok. Det är ett bra system som skulle kunna användas inom flera yrken. I en loggbok kan man se vilka arbetsuppgifter en anställd har jobbat med och vilka uppgifter hon har undvikit. Det går att se vilken kompetens en individ har, men också vad hon eller han saknar. Att strukturera sin kunskap stärker företagets förutsättningar att hålla sig konkurrenskraftigt. Dessutom hjälper det individen att få en överblick av sin kompetens och se till att hon är eftertraktad på arbetsmarknaden.
En grundsten i metoden är att innehållet i portföljen ska komma från individen själv. Till sin hjälp har personen en handledare som hjälper individen att tydliggöra sin kompetens.
– Det har visat sig vara lättare att släppa prestigefrågor om man får hjälp av en utomstående i stället för sin närmaste chef, berättar Arvid Gisby.
Till en början togs tekniken fram för att hjälpa invandrare utan papper att strukturera sina erfarenheter. Därefter användes den för att hjälpa arbetslösa att hitta möjligheter till återanställning.
I slutet av sommaren kommer en version som riktar sig till företag. Arvid Gisby menar att dokumentation av medarbetarnas kompetens kan hjälpa personer med lågt självförtroende att få upp ögonen för vad de faktiskt kan, vilket stärker både dem själva och hela organisationen.
Svårigheten med att kartlägga ett företags kompetenskapital ligger inte i att lista utbildningar och anställningar medarbetarna har haft.
Den största delen av vår kunskap och våra färdigheter är dolda. I många fall kan en utveckling som inte föregås av en analys av företagets kompetenskapital vara snudd på bortkastad.
– För att få en klar bild av individers så kallade tysta kunskap måste man arbeta strukturerat och konsekvent. Det är viktigt att reflektera över problemställningar och att dokumentera informationen.
– Då hittar man lättare den kunskap och de erfarenheter som individen själv glömmer att berätta om. De flesta låter bli att beskriva sådant de tycker är underförstått. Men det som är självklart för en person är inte nödvändigtvis självklart för en annan, säger Arvid Gisby.
Gör som systembolaget – inventera bland rollerna
Johan Tömmervik (bilden), it-direktör på Systembolaget, ger sina bästa tips för kompetensinventering.
Sätt upp tydliga rollprofiler. Ta fram en detaljerad plan för vilken kompetens varje roll behöver. Utan en sådan plan är det meningslöst att undersöka vilka kunskaper och färdigheter som finns i företaget.
Inventera. Hos Systembolaget har varje chef regelbundet enskilda samtal med sina medarbetare. Syftet är att bedöma varje individ utifrån kompetensbehovet som hans eller hennes rollprofil kräver.
Matcha inventeringen med företagets behov för att få fram eventuella glapp däremellan. För att detta ska fungera så bra som möjligt krävs en väl strukturerad arbetsmetod för hela processen.
Det är viktigt att inventeringen utgår från hela företaget, och inte bara enskilda avdelningar. En it-avdelnings kompetensbehov måste alltid bedömas utifrån huvudverksamheten. Systembolagets it-avdelning arbetar med samma rutiner, mallar och processer som resten av företaget.