– Inga avvikelser, säger en kvinna som står bland de andra på golvet i det så kallade Pulsrummet på Scania Infomate, det interna it-bolaget med 500 medarbetare i Sverige och ytterligare 150 globalt.

– Resursproblemet har löst sig sedan förra veckan, men å andra sidan är det risk för hårdvaruförseningar, berättar en man.

Det är onsdagsmorgon och alla linjechefer och projektledare har samlats för att kolla av status på de projekt som pågår. Alla projekt finns uppsatta på stora tavlor på väggarna där det också markeras vilka enheter som deltar i det och hur det ser ut med resurser och tidsplan.

Vissa större projekt har egna tavlor och där markeras även tänkbara risker inför det fortsatta arbetet. Till och med på golvet finns scheman över olika projektflöden.

Det kan se lite rörigt ut för den oinvigde, men för dem som jobbar på Infomate är det glasklart. Mötet följer en viss tågordning – först går linjecheferna igenom vissa parametrar, sedan är det projektledarnas tur. Det går snabbt och effektivt. När någon gör en utvikning som inte har direkt med projektets status att göra kommenterar Infomatechefen Anders Halldorf i en viskning till mig att det alltid finns några som inte kan hålla sig kort.

Grundidén är att avstämningen ska gå undan och att ingen ska dra sig för att rapportera avvikelser från projektplanen. Scania har jobbat med att lyfta fram avvikelser sedan början av 1990-talet. Syftet är att förbättra kvaliteten i alla led – genom att hela tiden peka ut avvikelser, åtgärda dem och lära sig på vägen.

– Det är ett oerhört kraftfullt sätt att jobba och det tar aldrig slut. Det går aldrig att säga att nu har vi hittat alla avvikelser – det fungerar inte så, säger Anders Halldorf.

Många företag har stora problem med sina it-projekt, det sägs att de flesta på olika sätt misslyckas med att klara sina mål. Scania Infomate kan stoltsera med att 70 procent av projekten levereras som bestämt.

– Men det är en på tok för låg leveransprecision. Det borde vara åtminstone 95 procent.

Samtidigt poängterar han att en del av de projekt som inte går som planerat försenas av nya kundkrav under resans gång.

– Det kan delvis bero på att vi är så bra på dialog och bryr oss om våra kunder. När de vill lägga till saker i senare skeden går vi dem till mötes.

Avgörande för att projekten ska rulla på och gå i mål på ett bra sätt är att linjecheferna är ansvariga för projektens resultat.

– Det är oerhört viktigt. Även om projektledarna är de som håller i själva projektet kan linjecheferna aldrig abdikera från ansvaret för resultatet. Det är en gammal Scaniatradition att organisera projektarbetet så och det har stor betydelse för att det ska lyckas.

Scania Infomate håller i all it-utveckling inom industriella Scania utom den som är inbäddad i bilarna. Däremot utvecklar bolaget de it-system som kopplar ihop bilarna, så kallade fleet management­system. Med hjälp av sådana system kan åkare optimera rutter och logistiken för sina långtradare.

Det finns också möjlighet att övervaka fordon så att det exempelvis går att felsöka på distans om en bil har problem. Alla de här systemem innebär att Scania har tagit ett stort steg från att enbart leverera en bil och sedan dra sig ur leken. Nu har företaget en betydligt mer långt­gående relation till sina kunder.

– I dag är några tusen lastbilar uppkopplade, men inom några år kan det handla om hundratusentals. Då ska vi kunna hantera de it-användarna, konstaterar han.

– De ska dessutom kunna hanteras dygnet runt eftersom de befinner sig runt om i världen, i alla tidszoner. Vi måste ställa om för att klara att serva dem dygnet runt. Det kanske trixigaste är att vi får färre underhållsfönster än i dag och det innebär att vi måste separera infrastrukturen i datorhallarna så att ett kan köras när det andra gås igenom.

Men det finns också utmaningar som ligger betydligt närmare i tiden. Som så många andra stora industriföretag sitter Scania fast i ett stordatorarv.

– Att byta ut stordatormiljön är ett jättejobb som kommer att ta flera år. Det finns också mycket bra funktionalitet så affärsverksamheten ser inte alltid något större behov av att byta. Men vi kan inte handha miljön längre. Herregud, vi har väl haft den sedan ... kan det vara 1970-talet, rentav?

Ett annat stort arbete är att minska antalet egenutvecklade, företagsspecifika system och öka antalet standardsystem som inte behöver ligga så nära företagets hjärta.

– I det arbetet är det viktigt att vi ser till att det verkligen blir standardsystem och håller emot när det krävs speciallösningar som blir dyrare och svårare att underhålla.

För att hålla nere antalet system passerar också alla projekt ett arkitekturforum som håller koll på att inte infrastrukturen blir för spretig genom att se om den föreslagna lösningen ansluter till dem som redan finns i företaget.

– Vi arbetar också mycket med återanvändning. Det talas mycket om soa och där har vi några projekt, men egentligen har vi arbetat med soa i 30 år, fast vi har kallat det modularisering. Genom att använda och kombinera delar som vi redan utvecklat på olika sätt kan vi skapa mängder av nya lösningar.

Även om Scania har en stor intern it-utveckling så är företaget försiktigt när det gäller stora utrullningar av nya system och avvaktar gärna för att se hur det går för andra. Att införa stora, heltäckande affärssystem är otänkbart, konstaterar Anders Halldorf.

– Vår kultur är att köpa in det som passar in i vår verksamhet. Att köpa på oss ett SAP-beroende skulle vi aldrig göra.

Fakta

I mars sålde Investor sina aktier i bolaget till Volkswagen, vilket innebär att den tyska biljätten blir majoritetsägare. Affären är inte helt avslutad utan väntar på konkurrensmyndigheternas godkännande.

Scania omsatte förra året 84 miljarder kronor och tillverkade 78 300 fordon – i år räknar företaget med att öka volymen till 90 000 för att nå 100 000 nästa år. Företaget har 35 000 anställda och tillverkning i Europa och Latinamerika.

... virtualisering: Vi virtualiserar för fullt och snart är 50 procent av vår Microsoftmiljö virtualiserad.

... att hålla it-folket verksamhetsorienterat:
Ett sätt är att ha en chef som är verksamhets­inriktad. Vi har också medvetet en stor intern personalomsättning. Det innebär att människor får erfarenhet från olika delar av verksamheten och kan utvecklas inom företaget.

... mångfald:
En fjärdedel av dem som jobbar här är kvinnor och vi arbetar aktivt med att rekrytera diversifierat och även få in utlandsfödda.

... sin bakgrund:
Har jobbat på Scania i 30 år, de senaste fyra som chef för Scania Infomate.