Elektronisk faktura var första steget. Nu ska den offentliga förvaltningen ta ett steg bakåt i kedjan och se över sina inköpsrutiner. Efter det kommer turen till upphandlingarna. I december fick Ekonomistyrningsverket, ESV, i uppdrag att kartlägga, kostnadsberäkna och se över tillämpningen av standarder av elektroniska inköp i staten och också ge förslag inför genomförandet.

Slutrapporten kommer i oktober men redan i den första delrapporten pekar ESV på att elektroniska inköp kan ge stora vinster i minskade kostnader och genom förenklad hantering. Totalt handlar det om en nettonytta på 3,8 miljarder mellan 2009 och 2015, enligt ESV.

– Dessutom finns det en mängd fördelar när det gäller förbättrad kvalitet och service och de anser vi bör väga minst lika tungt som den monetära vinsten, säger Anders Nyström, projektledare på ESV, som presenterade rapporten vid ett frukostseminarium i onsdags.

Men för att få ut den fulla nyttan krävs flera saker. Att bara låta myndigheterna själva ta hand om genomförandet duger inte – det måste till ett samordnat införande där regeringen och myndigheternas ledningar prioriterar arbetet.

Dessutom måste myndigheterna skapa tydliga strategier för sina inköp – något som bara några få av dem arbetar med i dag. Det handlar om sådant som att se över avtal och tydliggöra inte bara vilken leverantör man handlar hos utan också vilka sortiment det är som gäller.

Samtidigt är e-inköp betydligt mer komplext än e-faktura, konstaterar Anders Nyström.

– Vi anser inte att man kan ha en deadline för alla, som med e-fakturan. Det krävs att vi jobbar med det här ett antal år och tar ett steg i taget, säger Anders Nyström.

– Det är i de stora myndighterna som effekten blir störst och många av dem har också påbörjat sitt e-inköpsarbete. Men samtidigt är det viktigt att se till att de små myndigheterna är med på banan. Där föreslår vi att Kammarkollegiet ska in för att leda det arbetet.

De minsta myndigheterna, som utgör hälften av det totala antalet, bidrar bara med 5 procent till netto­nyttan när det gäller e-inköp.

Statssekreterare Dan Ericsson på finansdepartementet konstaterar att regeringen inte analyserat rapporten ännu men att det är intressant att ESV ser en så stor potential i effektivisering och utveckling.

– Det är viktigt att hitta mekanismer för att se till att besparingarna görs och att finna metoder för kvalitetssäkring. I dag har vi inga enhetliga redovisningsprinciper.

Fakta

Regeringen ger samtliga myndigheter i uppdrag att förbereda och genomföra införandet av elektroniska inköp tillsammans med ESV.
ESV får i uppdrag att leda och samordna införandet av elektroniska inköp i staten.
ESV får 25 miljoner kronor som ett utökat anslag för utvecklingen under 2009–2015.
ESV initierar en upphandling av inköpsstöd, konsulttjänster med mera inom ramen för den statliga inköpssamordningen. Kammarkollegiet får i uppdrag att tillsammans med ESV stötta små och medelstora myndigheter vid införande av elektroniska inköp.

Källa: Införandet av elektroniska inköp i staten (finns att ladda ner på ESVs hemsida)