Det finns tre sorters e-post, slår Eva Sjöqvist, forskare vid Högskolan på Gotland, fast i sin doktorsavhandling som hon lade fram nyligen vid Stockholms universitet. E-posten kan vara nödvändig, onödig eller skadlig och det är kring den tredje sorten som hennes avhandling kretsar.
– Jag började intressera mig för mejlens roll i olika företag och organisationer redan under slutet av 1990-talet och 1998 skrev jag en magisteruppsats om e-post och informationsstress, berättar hon.
När hon under några år lämnade högskolan och arbetade med personalfrågor, som hon gjort även tidigare, såg hon exempel på att e-post inte alltid fungerar som man vill. Och när hon fick en möjlighet att forska vidare blev hon inspirerad av en artikel i lokaltidningen.
– I den stod det att en person blivit varslad via mejl. Det visade sig att det inte var sant, men det hade hunnit få fart på mina funderingar kring vad man egentligen kan göra och inte göra via mejl, säger Eva Sjöqvist.

Hennes nästa steg var att försöka hitta konkreta exempel på när mejl hade skapat problem – men hon fann att det inte var enskilda mejl som uppfattades som problem utan mejltrafiken i allmänhet.
– Det tycks vara de enskilda personernas inställning till e-post som styr om de känner sig stressade eller kontrollerade av den.
Eva Sjöqvist konstaterar att det faktum att mejl är textbaserade samtidigt som man ofta använder talspråk i dem innebär att det finns risk för missförstånd. Hur man kan skriva och formulera sig för att det ska förstås på rätt sätt beror på sådant som organisationskultur, situationen, relationen och personliga faktorer.

Det handlar inte bara om att information kan miss­förstås utan också om att e-post tenderar att användas för all information utan att vi funderar igenom om det verkligen är den bästa kommunikationskanalen för våra syften.
Bara för att man låter ett internmejl gå ut till alla i organisationen kan man inte räkna med att alla verkligen tar del av det.
– Många upplever också att de får för mycket information – och helt osorterad också. Känslan av att det finns förväntningar att svara snabbt kan också uppfattas som stressande. Samtidigt har det blivit vanligare att vi hjälper mottagaren genom att ange när mejlet bara är till för att informera eller om vi vill ha svar och när vi vill ha det, säger Eva Sjöqvist.

En annan dimension är att det är viktigt att komma ihåg att jobbmejlen inte alltid bara når den läsare man tänkt sig.
– Mejl kan vidarebefodras och spridas på ett sätt som man inte tänkt sig, säger Eva Sjöqvist och berättar som exempel om den amerikanske vd:n för ett företag med lönsamhetsproblem som stod och tittade ut över parkeringsplatsen från sitt kontorsfönster och slogs av att det var så få bilar där på måndagar och fredagar.
– Det kopplade han ihop med lönsamheten så han skickade mejl till två av sina närmaste medarbetare och bad dem se till att öka närvaron på jobbet de dagarna. De fick två veckor på sig att göra det och om de inte lyckades kunde de se sig om efter ett nytt jobb. Men mejlet gick vidare och landade till sist på Yahoo.
– Där fick en finansanalytiker syn på det och ifrågasatte då hur företaget sköttes och aktien dök med 25 procent, konstaterar Eva Sjöqvist.

Fakta

Här är en sammanfattning av Eva Sjöqvists råd till hur en organisation kan gå igenom hur e-posten används.
1. Samla kunskap om e-postkulturen i organisationen. Ingen formell undersökning behöver göras. Ta dig tid och fråga de anställda, de kommer att berätta.
2. Om det finns problem i organisationen är nästa steg att få personalen engagerad i att lösa dem. Det här är inte ett problem som går att lösa genom att utfärda direktiv utan något som bör lösas genom konsensus mellan användarna eftersom det är de som skapar problemen.
3. När de anställda har identifierat de viktigaste problemen, försök att slå fast i vilken mån problemen har återverkningar på den organisatoriska nivån. Gör också en analys för att fastställa de sociala och finansiella konsekvenserna.
4. Några aspekter kan regleras och andra inte. En formell policy eller ett direktiv har en tendens att glömmas bort om de inte är djupt rotade i användarnas behov. En öppen diskussion kan ändra användarnas sätt att använda e-post.
5. Försök att på en organisatorisk nivå bestämma när e-post ska användas.
6. Låt inte organisationen översvämmas av spam. Det är viktigt att ha fungerande filter.
7. Håll ett öga på utvecklingen. Kanske förändras användningen i en positiv riktning – eller en negativ. Förmodligen är det möjligt att konstatera en utveckling åt fel håll. Sluta inte att fråga och att observera.
> Avhandlingen heter Electronic Mail and its Possible Negative Aspects in Organizational Contexts och finns att läsa i sin helhet eller sammanfattad på Eva Sjöqvists webbplats på hgo.se/~evas