Axfood är ett lågmarginalföretag vilket kräver stora volymer och därmed många anställda och många lönetransaktioner. För att klara det behövs det effektiva rutiner och system som stöder dem, enligt Bengt Fagerhäll, chef för personaladministration på Axfood.

– När vi gjorde en upphandling av ett lönesystem för fyra fem år sedan hade vi störningar initialt. Det ville vi inte vara med om en gång till, säger Bengt Fagerhäll.

För att undvika problem vid och efter upphandlingen, kontaktade Axfood en konsult som tog fram sex tänkbara kandidater. Den skaran kokades ner till två leverantörer som fick gå vidare till skarpt test.

Metoden är en trend just nu.

– Tester i skarpt läge har kommit att bli ett allt vanligare inslag i upphandlingar. Köparna nöjer sig inte längre med teoretiska specifikationer utan de vill med egna data verifiera att systemen når upp till ställda krav, säger Bengt Kangas, upphandlingskonsult på det egna företaget Systematik PA.
Att köparna vill testa systemen före köp kallas proof of concept och innebär att de vill se hur systemet fungerar med sina egna processer och data. Helst ska det ske i den egna miljön, men ofta får man nöja sig med att låta leverantören gör det.

Fakta

Proof of concept är ett sätt att verifiera att systemet som man tänker beställa verkligen lever upp till alla krav. Köparen testar systemet i skarpt läge med antingen egna eller påhittade data. Helst vill företagen göra det i sina egna miljöer, men det fungerar också att göra det hos leverantören.
Utvärderingsmetoden är inte billig, men ser man pilottestet som startsträckan i ett införande­projekt som kan göra den kommande installationen både snabbare och billigare kan det löna sig rent ekonomiskt också, enligt experterna.
Axfoods lönesystem kommer att skötas av sammanlagt åtta löneadministratörer och hantera löner åt 11 000 anställda.