Att få en överblick på myndigheternas it-kostnader är knepigt, även på regeringsnivå.

– CS skrev alldeles nyligen om Försäkringskassans it-kostnader. Det var intressant läsning även för oss på finansdepartementet, eftersom vi inte alltid vet hur mycket de enskilda myndigheterna spenderar på it, säger Magnus Enzell, ämnessakkunnig på finansdepartementet och den tjänsteman som är ansvarig för e-förvaltningsfrågor i regeringskansliet.

För att råda bot på bristerna planerar regeringen att under hösten starta ett projekt för att skapa ett gemensamt redovisningssätt för myndigheterna. På så sätt ska det gå att få fram en övergripande bild av kostnadsläget.

– Först när de samlade kostnaderna redovisats har vi det verktyg vi behöver för att kunna följa upp och styra kostnaderna på koncern-nivå, konstaterar Magnus Enzell.
Frågan är inte bara hur mycket pengar som spenderas utan också vad de används till.

– Vi behöver till exempel få grepp om såväl röda som gröna kostnader, där röda står för drift och gröna för utveckling. Vi vill ju pressa de röda kostnaderna för att öka utrymmet för gröna kostnader.

När den gemensamma redovisningen kan börja tillämpas i myndigheterna är inte klart, men efter att ha funderat fram och tillbaka kommer Magnus Enzell fram till att det borde röra sig om 2009 eller 2010.

– Det finns ingen fastlagd tidsplan ännu, men det är ju inte precis någon raketvetenskap att ta fram principer för redovisning och sedan börja tillämpa dem. Och vi har inte märkt att det finns något motstånd mot det.

Myndigheterna har ålagts att redovisa sina it-planer fram till 2011.

Genom att se vilka planer som finns ska det bli enklare att kunna samordna projekt och på så sätt pressa kostnader. Det kan exempelvis röra sig om att flera myndigheter planerar att skaffa nya ärendehanteringssystem.

– Det kanske är smartare att en myndighet skaffar systemet och sedan hyr ut tjänsten till de andra i stället för att alla köper var sitt likadant, säger Magnus Enzell.

Det här sättet att se e-förvaltningen som en koncerngemensam resurs är något nytt som den borgerliga regeringen fört in, enligt Magnus Enzell.

– Tidigare fick myndigheterna bara ett vagt mål att bli elektroniskt tillgängliga. Nu ser regeringen sig mer som en koncernledning vars uppgift är att skapa rätt förutsättningar och fördela resurserna på bästa sätt. På agendan i höst står också att samordna staten och kommunerna kring e-förvaltning. Målet är att nå fram till ett handslag som beseglar en gemensam strategi.

– Tänk om vi kunde enas om att använda samma redovisningsmetoder också i kommunerna – då skulle vi kunna få en helhetsbild av alla it-kostnader inom det offentliga. Det skulle ge fantastiskt mycket bättre möjligheter att styra resurserna strategiskt.

Även i övrigt är samordningen med kommunerna avgörande för en väl fungerande e-förvaltning.

– Kommunerna står för 80 procent av medborgarkontakterna. För statens del sker sådana möten enbart genom några stora myndigheter – Skatteverket, Försäkringskassan och Ams framför allt. Det innebär att kommunerna är en grundsten för den medborgartillvända e-förvaltning vi vill ha. Det finns också stora effektiviseringsvinster med att standardisera informationsutbytet mellan staten och kommunerna.

E-legitimationen har varit ett fokus för diskussionerna mellan regeringskansliet och Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, och en lösning där är avgörande för att nå fram till det handslag som man hoppas på. Sveriges Kommuner och Landsting har drivit linjen att det behövs ett nationellt e-id där staten står som utgivare för att komma vidare.

– Jag tror att vi talat lite förbi varandra tidigare. Men nu lämnade Verva sin slutrapport före sommaren så nu har vi något att utgå ifrån i diskussionen, säger Magnus Enzell.
Den handlingsplan för e-förvaltning som rege­ringen presenterade i våras ska uppdateras men fortsätter att rulla på.

– Det finns en del trixiga frågor att lösa. En av dem är just e-id-frågan som vi nu börjar bereda inom regeringskansliet. It-standardisering är ett krångligt område och nästan ingen förstår vad man menar när man talar om det men det är en otroligt viktigt pusselbit i byggandet av en e-förvaltning.

Samtidigt tror inte Magnus Enzell att det finns några större hinder när det gäller att genomföra handlingsplanen. I stället lyfter han fram drivkrafterna.

– En eventuell lågkonjunktur är knappast något hinder – snarare en drivkraft. De närmaste årens pensionsavgångar på de stora statliga myndigheterna är enorm och ingen tror att vi kan rekrytera lika mycket personal som går i pension.
Lösningen måste bli att fortsätta automatisera processer och att låta medborgarna självförvalta sig i högre grad, konstaterar han. Precis på samma sätt som bankerna har gjort.

– Men det innebär inte att myndigheterna ska vara omöjliga att möta ansikte mot ansikte, det behövs lokala servicekontor runt om i landet också. Se på bankerna, de öppnar fler kontor igen.

Under hösten pågår också en hel del annat arbete på e-förvaltningsområdet. Stabsutredningen som föreslog att Verva skulle läggas ner bereds just nu på regeringskansliet och där kommer besked senare i höst. Dessutom förbereds den ministerkonferens inom e-förvaltning som ska äga rum under Sveriges ordförandeår.

– Vi kommer att diskutera upplägget inom den så kallade trojkan med Frankrike som ju är ordförande nu och Tjeckien som kommer efter.

Syftet är att nå fram till en gemensam minister­deklaration för EU, något som hamnar vid sidan av det egentliga fördraget.

– Utvecklingen av ländernas förvaltningar ligger utanför EUs befogenhet, men samtidigt är en effektiv e-förvaltning ett viktigt smörjmedel i en inre marknad och det kitt som behövs för att koppla samman ländernas myndigheter. Det är Sveriges motiv för att driva frågan, säger Magnus Enzell.

Fakta

Namn­: Magnus Enzell.

Ålder: Snart 45.

Familj: Fästmö och två barn.

Jobb: Ämnessakkunnig på finansdepartementet inom området e-förvaltning. Leder den tjänstemannagrupp som samordnar arbetet mellan departementen.

Bakgrund: Doktor i statskunskap. Grundexamen från Lunds universitet, sedan Berkeley, University of California, och därefter doktorsexamen från Stockholms universitet. Han disputerade 2002 på den svenska konstitutionalismens utveckling under 1900-talet. Har varit projektledare för EU-projektet Elvil 2000, där parlamentariska dokument publicerades på webben, och därefter fyra år på Statskontoret som utredare. Rekryterades för att ha hand om arbetet med e-förvaltning på finans­departementet tre veckor före valet 2006.

Fritidsintressen: Skidåkning – utför och snabbt. Segling.
Favoritbok på senare tid: Stieg Larssons böcker.

Oanad talang: Kan jonglera med fyra bollar. Och tappa mobiler i olika typer av vatten – först en i toaletten för något år sedan och nu i dagarna tappades nästa i Östersjön.

... departementens arbete med e-förvaltning: ”Socialdepartementet gick ju före med sin handlings­plan för vården som i flera delar inspirerade till e-förvaltningsplanens form. I övrigt består för­truppen av finans, näring, UD och miljö. Men även justitie och försvar är nu på banan.”

... intresset för e-förvaltning i EU:
”Förutom Sverige är det Nederländerna, Storbritannien, Irland, Danmark och Finland som är aktiva i de här frågorna. Men även länder som Estland och Frankrike ligger långt fram och är intresserade. Men inom EU finns det en mängd olika grupperingar som drar åt olika håll.

... hur myndigheterna möter medborgaren och företagaren på nätet:
”Vi tror inte på en portallösning, en enda ingång till allt. Det känns som det är ett passerat stadium. Människor söker i dag via Google och en superportal blir bara ett extra lager som man lägger i vägen för den information och de tjänster man vill åt. I stället tror vi på tematiska portaler där man inte bara samordnar informationen från de myndigheter som har med varandra att göra naturligt utan även integrerar de underliggande verksamhetsprocesserna. Det är först då man verkligen kan förenkla mötet med medborgaren och företagaren.”