En rad myndigheter tittar nu på långtidslagring av dokument. Samtliga rekommenderar öppna format.

Microsoft förbättrar sitt stöd för de öppna formaten. Office 2007 ska kunna spara både i pdf- och odf-format. Openoffice hanterar redan båda formaten och version 3 även ooxml.

Riksarkivet tar för närvarande fram riktlinjer för hur dokument som enligt lag måste lagras under lång tid ska sparas. De ska träda i kraft under 2009 och förutom statliga myndigheter följer också många kommuner och landsting Riksarkivets råd.

Elisabeth Jardborn, utredare på Riksarkivets enhet för e-förvaltning, förklarar att öppna filformat ska användas i alla lägen då de finns tillgängliga.

– Vi vill föreskriva att man ska använda standardiserade och plattformsoberoende format så att man långsiktigt kan läsa och konvertera, oberoende av en leverantör.

Riksarkivet måste tänka mycket långsiktigt. Kommande generationer ska kunna läsa dokumenten utan att behöva dagens datorer och program.

Även Sambruk, en förening av över 80 kommuner som samverkar om e-tjänster, har inlett en utredning kring lagring av dokument.

Östen Jonsson på Centrum för långsiktigt digitalt bevarande vid Luleå universitet leder projektet. När det gäller dokumentformat har han samma syn som Elisabeth Jardborn.

– När man tittar på format vill man ha så mycket öppenhet som möjligt. Det ska vara väl beprövat så det känns tryggt, säger Östen Jonsson.

Sambruk ska inte slå fast specifika format mer än att de ska vara öppna. Där­emot kommer det att finnas en rekommendation, och det som gäller i dag är den standardiserade varianten av pdf.

– Man producerar i dag väldigt mycket av dessa dokument i Wordformat. Det vill man inte använda för att bevara, utan det som gäller just nu är pdf/a.

Fakta

Ooxml är en version av filformatet i Microsoft Office 2007. Det godkändes som ett iso-format i april efter stor turbulens.

Pdf/a är en öppen och standardiserad version av Adobes filformat pdf särskilt framtaget för långtidslagring av information.

Odf
bygger på filformatet som används i Openoffice.