Många it-avdelningar saknar standardprocedurer för att driva projekt rätt, skriver IDG News. Fel personer driver projekten och de gör inte de riskkalkyler som bör göras.

Följande lista på misstag är avsedd att visa var projekten går fel och hur man kan göra rätt.

  1. Avsaknad av rätt resurser och rätt kompetens. Fel kompetens kan döda ett projekt. Lösningen är att skapa full synlighet i projektet, inklusive insyn i vilka resurser som används, och att ha en bättre resursfördelning.

  2. Erfarna projektledare saknas. Följden blir dålig kontroll och att projekten växer över alla bräddar. Därför bör man anställa projektledare med rätt personlighet, rätt kunskap och med erfarenheter från liknande projekt.

  3. It-avdelningen saknar processer för projekthantering. Det är vanligt och resulterar i ökad risk för att projektet fallerar och att samma misstag återupprepas senare. Därför bör man satsa på en enhetlig projektmetod.

  4. För tunga och byråkratiska processer. Det leder till att projektteamen blir oflexibla och resultatet dröjer. Satsa hellre på kommunikation och öppenhet mot samtliga sponsorer och intressenter.

  5. Stelt projektfokus. Följden blir ofta att projektet får fel inriktning och att budgeten och tidsgränserna överskrids. Här krävs metoder för att ta emot feedback om nödvändiga förändringar och att genomföra dem successivt när det är nödvändigt.
  6. Avsaknad av uppdaterade data om projektets status. ”Kan du inte styra, kan du inte heller mäta”, som managementgurun Peter Drucker en gång har sagt. Därför är det viktigt med regelbunden analys av förändringar.

  7. Problem ignoreras. Oftast löser problem inte sig själva, utan blir kvar. Den som gör fel måste också ges möjlighet och tid att korrigera sitt misstag. Det gäller att snabbt fånga upp om något går fel.

  8. Brist på tid för att definiera projektets omfattning. Om omfattningen inte är definierad utifrån såväl verksamhets- som it-aspekter riskerar man ofta att det sväller. Utnyttja dåligt definierade projekt och deras konsekvenser som fallstudier för att se till att de inte upprepas.

  9. Brist på koppling mellan projekt. Ett projekt äger sällan rum isolerat. Om det går fel påverkar det andra. Därför gäller det att ta hänsyn till beroendet mellan projekt i företagets projektplanering.

  10. Murphys lag – om att det som kan gå fel, också ofta går fel – ignoreras. Följden blir att det uppstår förvåning över saker man inte borde bli förvånad över. Risken är att den teknik som projektet går ut på att utveckla blir förlegad snabbt. En riskanalys bör alltid innehålla kommande teknikutveckling.

  11. Användarna glöms bort. Hur mycket ett projekt än kostar är det inget värt om det inte används. Därför måste mycket tid läggas både på utbildning och på att hantera motstånd. Identifiera nyckelintressenterna och hur deras jobb påverkas.

  12. Bristfällig planering. Följden blir att projektmedlemmar glömmer när saker ska vara klara, vilket fördröjer projektet. Samtliga aktiviteter som ingår och som är viktiga bör finnas i planeringen – med en angiven deadline.

  13. It-avdelningen vågar inte ta strid mot orealistiska tidsgränser. Följden blir att du ofta får konfrontera ett misslyckande i stället för att ta en strid. Här gäller det att skapa förståelse – hos alla från ledning till slutanvändare – för vad som är realistiskt.

  14. Oförmåga att kommunicera med sponsorer och intressenter. Ofta leder det till att förväntningarna i projektet inte uppfylls. Därför gäller det att hitta hela projektets ”publik” och att klargöra vad som är realistiskt att förvänta sig.

Fakta

Bara 29 procent av it-projekten avslutas i tid, enligt specifikationer och budget uppger The Standish Group.

Samma misstag görs år till år, enligt analysföretaget. Enda sättet att komma tillrätta med problemen är att lära sig av de misstag som görs.