EU-regler tvingar fram tydligare it-styrning

Nya regelverk gör det betydligt svårare för företagens styrelser att komma undan med bristande kontroll och uppföljning.

Det är följden av förändringar i EUs bolagsdirektiv. Alla börsnoterade företag måste troligen redan under nästa år avge en företagsstyrningsrapport som ska innehålla upplysningar om hur styrelsen säkerställer kvaliteten i den finansiella rapporteringen.

Dessutom måste de inrätta en revisionskommitté för att förbättra kommunikationen med bolagets revisor.

– Reglerna medför nya krav på styrning och intern kontroll i de berörda bolagen. Även it-funktionen berörs, eftersom it är en integrerad del av verksamheten i de flesta företag, säger Lars Dykert, som är ledningskonsult och inriktad på frågor kring bolagsstyrning.

Exakt när regelverket vinner laga kraft är oklart, men det kan komma att ske redan under nästa år, beroende på när förslaget blir genomröstat. Och det får stora konsekvenser för företagens styrning och redovisning.

I finansbranschen finns exempelvis komplicerade system där det tidigare har varit svårt för ledningen att följa upp att rutiner och riktlinjer för hur verksamheten följs. Men nu skärps kraven på att styrning och uppföljning av den interna kontrollen även fungerar i komplexa it-baserade processer och system.

Enligt Lars Dykert blir följden av de nya reglerna att det tidigare avståndet mellan styrelse och företagsledning och it-verksamhet måste krympas samtidigt som företagen även måste bli tydligare med sin it-styrning.

Urban Engerstedt, som är chefsjurist på Föreningen Auktoriserade Revisorer, FAR, tycker att direktivet är bra.

– Det blir tydligare vilka krav som ska ställas på revisionen och det är bra att redovisnings- och styrningsfrågorna uppmärksammas mer i företagen. Alla vinner i längden
på att regler och rutiner stramas upp. Det är positivt att frågor som bokföring, redovisning och förvaltning som påverkar företagen nu måste tas upp på styrelsenivå, säger han.

Lilliana Grbic, som är nordisk expert på redovisning och lagstiftning på affärssystemsleverantören SAP, framhåller att den främsta skillnaden mot tidigare är att lagen ställer krav på en mer enhetlig metod för kontroll och uppföljning.

– Om man inte använder en enhetlig metod måste man beskriva varför. Det även gäller om man har flera metoder parallellt. Eftersom det inom EU är stora skillnader mellan medlemsstater har många länder inte samma översyn över revisionsfirmorna.

Största förändringen för företagen är att dagens metoder för att säkerställa kontroll och riskhantering inte räcker.

– För många företag blir det dyrt och de måste automatisera vissa flöden. De kan ju inte anställa 200 personer för att se till att förändringar görs rätt. Men de kan skaffa sig en högre effektivitet och ha lägre kostnader än bolag som inte har förändrat sig.

I många svenska företag förefaller medvetenheten om innebörden av de aviserade förslagen till lagändringar vara relativt låg, anser Lars Dykert.

–Ett skäl kan vara långsamheten i hela lagstiftningsprocessen, vilket gör företagen obenägna att sätta in utvecklings- och förändringsresurser innan de säkert vet vad lagändringarna innebär, säger han.

Alltför få företag har koll på vad de nya reglerna innebär i praktiken, tycker även Lilliana Grbic.

– De flesta företag tror sig inte vara påverkade, de tolkar inte reglerna på det sättet. I många styrelser och verksamhetsledningar förstår man ännu inte frågan. Men företagen kommer att påverkas.

– Företagen får högre krav på sig, och frågan är vilka som uppfyller dem, säger Lilliana Grbic.

Hon säger att det även på kostnadssidan uppstår en hel del effekter.

Samtidigt uppstår möjligheter till effektivisering, om frågan kring styrning och redovisning får högre prioritet.