Så sänks programkostnaderna i tuffa tider

Enligt analysföretaget Gartner ökar de globala it-investeringarna endast 2,3 procent under 2009. Räknar man med inflationen står det klart att budgetarna minskar på många håll. Men kris skapar också möjligheter, som det kinesiska uttrycket säger. Hur ska man som köpare dra nytta av krisen?

1) Håll koll på priskrigen
När Oracle försökte köpa affärssystemkonkurrenten Peoplesoft 2003 och 2004 erbjöd båda företagen rabatter på 80– 95 procent på sina licenser, uppger Jim Geisman, som är analytiker på Market Share.

Hälften av alla program som rekryteringsföretaget Schumacher använder är hyrbaserade. It-chefen Douglas Menefee, som ska förnya kontrakten nästa år, räknar med hårda förhandlingar, eftersom många leverantörer erbjuder rabatter.

– All makt finns hos köparen, säger han. I dag finns mängder av nischleverantörer som satsar på att konkurrera med både Oracle och SAP, samtidigt som det finns billiga, gratis, kontorsprogram som OpenOffice.org eller Google Apps.

2) Dra ned på underhållet - försiktigt
Att minska på underhållskontrakten är ett populärt sätt att spara pengar. I många fall handlar det om kunder som röstar med benen när de inte är nöjda med att bli lurade av leverantörer som vill tjäna pengar.

– När det gäller exempelvis leverantörer som Microsoft, så är underhåll något som kunderna kan avvara, säger Paul DeGroot, licensanalytiker på Directions on Microsoft. Men om man inte skär försiktigt, kan det bli dyrt.

3. Använd hårddata vid förhandlingarna
Att dela med sig av interna ekonomidata är ett bra sätt att få leverantören att förstå att läget är allvarligt. En bra leverantör reagerar med förståelse och är villig att anpassa sina villkor till kundens ekonomiska situation och ta betalt för värdet av sina produkter.

En Oracle-kund berättade en gång för sin leverantör att de hade ekonomiska problem och att de två kommande åren såg ut att bli tuffa. Först reagerade inte Oracle alls, men när kunden visade upp data över hur mycket användningen av deras program hade minskat på grund av minskad försäljning, reagerade företaget med att omförhandla kontraktet.

4. Leta efter annat än rabatter
Leverantörerna erbjuder en uppsjö av andra förändringar, förutom rabatter. Microsoft gick nyligen ut med en nollränta till alla kunder som utnyttjar företagets finanstjänster avseende affärssystemen Dynamics ERP och CRM.

5. Titta på nya licensmodeller
En möjlighet är att låga leverantören äga licensen och i stället hyra den. Här finns mängder av olika möjligheter, från traditionella licenser till datormoln. De flesta användare i dag föredrar att betala för antalet samtidiga användare, och även hos leverantörerna förutspås denna bli den vanligaste modellen inom två år, enligt undersökningen från Acresso.

6) Hitta nya alternativ
En kund till Lotus Notes, finansföretaget Manhattan Home, var låst i detta system och ville samtidigt satsa på Microsofts Sharepoint Server för lagring och samarbete. De hittade ett program från Mainsoft som gör det möjligt att koppla ihop Sharepoint och Notes. Därmed slapp företaget flytta hela sitt system åt ena eller andra hållet.

7) Mindre leverantörer är ofta billigare – och mer riskfyllda
Ett sätt att sänka priserna är att satsa på mindre leverantörer. Där går det oftast att göra de bästa affärerna. Men det kan också var riskfyllt att göra affärer med en leverantör som är beredd att sänka priset till nästan noll.