Olika projekt – olika utmaningar

Det finns många likheter i hur olika typer av projekt bör planeras och drivas för att bli framgångsrika. Men det finns också stora skillnader.

Den viktigaste gemensamma aspekten handlar kanske inte om själva genomförandet, utan om förberedelserna.

Alltför ofta kan vi läsa om projekt som hastats igång och därför en tid senare havererar eller blir orimligt mycket dyrare än vad det var tänkt. Gemensamt för nästan samtliga sådana fall är att grunden inte var ordentligt lagd. Det viktiga är att det arbetet tas på allvar och får resurser och utrymme att genomföras på rätt sätt.

Men nu till de skillnader som finns. Här delar rutinerade it-projektledare med sig av sina erfarenheter kring vad som är särskilt viktigt att tänka på vid olika typer av projekt.

Webb

1. Ny teknik ger rörligt mål.

Ett projekt som syftar till att utveckla ett webbgränssnitt mot kunderna är nästan omöjligt att detaljplanera.

Även om kraven och kundernas eller användarnas behov är kända innan projektet startar kommer ny teknik att omkullkasta en del av dem.

Den nya tekniken skapar nya behov och nya krav som måste tillgodoses i projektet.

2. Ny teknik mer komplext.

Ny teknik innebär inte bara att behoven förändras under projektets gång. Den innebär också att teknikutvecklingen blir mindre förutsägbar.

I idealfallet skulle all ny teknik testas innan den förs in i större skarpa projekt men det är omöjligt, åtminstone i resebranschen, menar Margaretha Bremar som är cio på resekoncernen Thomas Cook.

3. Heterogena projektgrupper.

I ett webbrelaterat projekt handlar utvecklingen inte bara om teknik och funktion, utan också om sådant som grafisk design och användbarhet.

– Just den stora spridningen
av folk från olika områden gör webbprojekt till en särskild
utmaning. För oss är det inte svårt, eftersom vi har utvecklat metoder och arbetssätt som är anpassat
för det här. Men generellt tror jag att det är en svårighet som är lätt
att förbise, säger Margaretha Bremar.

4. Engagera och entusiasmera.

För att lyckas måste projektledaren kunna engagera folk från en mängd olika avdelningar, folk med vitt skilda kunskaper och med olika
förutsättningar att förstå projektet. Det handlar inte bara om klassikern att få teknik- och affärssidan att förstå varandra.

För att webbtjänsten ska bli framgångsrik måste personer med kunskaper inom användbarhet och gränsitt vara lika engagerade som
övriga projektdeltagare.

Infrastruktur

1. Projekt eller linjearbete?

Eftersom arbetet med att installera en ny Oracleserver eller tajta till en brandvägg ligger nära teknikernas vardagsjobb kan det vara svårt att se vad som är projekt och vad som är linjearbete.

Det gör att ett it-projekt som sker innanför it-avdelningens väggar blir en särskild utmaning att driva och styra.

Risken är att utvecklingen sker efter korridorbeslut mellan kollegor i stället för utifrån en uppställd kravbild.

2. Ständig nedprioritering.

Ett rent it-projekt riskerar hela tiden att nedprioriteras. Ofta uppstår behovet av exempelvis en uppgradering av en databasserver eller en förändring i nätverket efter att verksamheten fått en ny applikation.

Och medan projektet för den nya applikationen går att försvara med fina business case är det betydligt svårare i fallet med den nya databasservern.

Det blir förstås särskilt svårt i tider när ekonomin är skakig, påpekar Henrik Lundin som tidigare har arbetat som cio.

I dag är han ansvarig för testning i samband med it-projekt på SEB.

3. Reservresurser nödvändiga.

Att projektet alltid kommer att nedprioriteras innebär också att det kan vara svårt att få tillgång till rätt personer. De kommer ofta att användas för att ta hand om driftstörningar eller applikationsprojekt, anser Henrik Lundin.

– Ekonomiavdelningen skulle aldrig acceptera att bokslutet blev försenat en dag för att någon i stället höll på med en zonindelning av nätverket, säger han.

Därför måste projektledaren se till att det finns personer som kan ta över om någon plötsligt försvinner till något annat.

4. Tydlig kravbild förenklar.

Eftersom alla som är inblandade i ett it-infrastrukturellt projekt är väl bekanta med den tekniken och begriper vilket det önskade resultatet är blir ofta kravbilden tydligare än i andra projekt. Alla i projektet har också ett tydligt eget intresse av att det ska bli så bra som möjligt.

– Ofta finns det kanske inledningsvis för många krav, men det är betydligt lättare att hantera än om kraven är för få och oklara, säger Henrik Lundin.

Slutanvändare

1. Få med användare.

En förutsättning för att lyckas med projekt som ska resultera i verktyg för medarbetare ute i organisationen är att de finns representerade i projektgruppen. Och inte bara representerade, de måste vara 100-procentigt engagerade också.

Det är förmodligen den svåraste punkten, eftersom användarna sannolikt har sina agendor fulltecknade med sådant som har att göra med deras egen verksamhet.

Men gör klart från början att det är fullkomligt nödvändigt att
få deras engagemang – annars är projektet i det närmaste dödfött.

2. Var följsam.

Projektet måste vara extremt flexibelt. Användarna vet nämligen sällan exakt vad de är ute efter från början, eller vad som skulle fungera bäst för dem. Till att börja med bör du övergripande presentera de möjligheter som finns, men försök inte att avkräva användarna en detaljerad kravspecifikation från början. Låt ändringar flöda in i projektet från användarsidan. För ett lyckat resultat är det viktigt att inte se dem som besvärande.

3. Ta små steg.

Användarna måste vara delaktiga i utvecklingen.

De får en chans att se vad tekniken kan göra och hur de lösningar de har önskat ser ut och fungerar.

Eftersom de sällan har en särskilt god kunskap om teknik och de möjligheter den ger behöver de se konkreta lösningar innan de kan ta ställning till vad som skulle vara bra för dem.

Arbeta med täta avstämningar.

4. Utbilda användarna.

En lösning kan vara aldrig så fiffig och genomarbetad utan att ge önskat resultat. Inte sällan beror det på att användarna inte riktigt vet hur de ska använda verktyget.

För lite mer omfattande system krävs utbildning, ofta i flera
steg.