"När man tittar på polisen handlar det inte i första hand om kulturarvsbevarande utan arkiven är ett arbetsverktyg som kan användas i det operativa arbetet", konstaterar Erik Borglund.

Erik Borglund började som polis 1991. Nio år senare började han plugga systemvetenskap och sedan fem år forskar han kring digital arkivering och också runt praktisk it-användning för poliser ute på fältet.

Än så länge har han kvar sin polistjänst men det troliga är att han blir heltidsforskare framöver. Men intresset för hur man kan förbättra polisarbetet med it kommer han att ha kvar.

– Jag bidrar gärna till forskningen kring hur ett bra it-stöd för uniformerad polis kan utformas, säger han.

Även om polisen i dag har ett otroligt mycket bättre it-stöd än när Erik Borglund började 1991,finns det fortfarande en frustration ute på fältet.

– Till exempel när det är ett försvinnande skulle det ju vara en enkel sak att kunna skicka ut att foto på den som man letar efter till polisernas mobiler, de har färgskärm. Men så går inte det och det skapar irritation bland poliser, säger han.

En orsak är att det finns en sådan mängd parametrar som ska tillgodoses ur rättssäkerhetssynpunkt innan nya hjälpmedel kan börja användas konstaterar han.

– Det ska stämma med polisdatalag, personuppgiftslagen och med vad Datainspektionen säger. Och många av dessa lagar harmoniserar inte heller så det är mycket att ta hänsyn till.

Framför allt har Erik Borglund ägnat sig åt att forska kring elektronisk arkivering.

– När man tittar på polisen handlar det inte i första hand om kulturarvsbevarande utan arkiven är ett arbetsverktyg som kan användas i det operativa arbetet. Och det kan komma till ännu större nytta när det är digitalt och snabbt sökbart än när det är ett pappersarkiv i en annan del av huset än där man arbetar.

Men för att det verkligen ska komma till nytta är det absolut viktigaste att se till att så mycket metadata som möjligt följer med automatiskt. På så sätt får man med så många sökparametrar som möjligt utan att personalen ska behöva ägna tid åt att föra in metadata själva. Då krävs det att systemet byggs rätt från början.

I dag innebär digitaliseringen inte nödvändigtvis att det blir lättare att gå igenom dokumentation i efterhand. Ett exempel som Erik Borglund lyfter fram är morden på Olof Palme och Anna Lindh och den skillnad som råder mellan hur man dokumenterade arbetet på ledningscentralen under dessa två händelser.

– När det gäller Palmemordet har ju många privatspanare och journalister gått igenom materialet från ledningscentralen i efterhand och dragit olika slutsatser.Det beror på att allt finns dokumenterat på papper, säger han.

– Dokumentationen kring mordet på Anna Lindh skedde i polisens it-baserade ledningssystem. När det efter viss tid måste printas ut på papper för att arkiveras som lagen kräver så kom det ut i en form som är extremt otillgänglig och svår att överblicka eftersom allt är skapat efter ledningssystemets principer och databaser.

Erik Borglund tror att offentlig verksamhet har mycket att lära av företag när det gäller att också tänka på att arkiveringen ska ge affärsnytta.

– Jag har studerat en del små och medelstora företag och där står nyttan med arkivering och möjliga besparingar i centrum. Jag tror att det vore bra om det offentliga också satte ett större värde på tillgängligheten och sökbarheten i sina arkiv, säger han.

Fakta

Erik Borglund har arbetat som polis sedan 1991 och är för närvarande tjänstledig från polisarbetet. Mellan 2000 och 2004 läste han in systemvetarlinjen vid sidan av polisjobbet som följdes av fyra års forskarutbildning. Sedan dess har han ägnat sig åt forskning på heltid.

Han lade i våras fram sin doktorsavhandling Design for recordkeeping: Areas of improvement. Där trycker han bland annat hårt på att elektroniska arkiv ska designas rätt redan från start och skriver:

”Proaktiviteten innebär att arkivinformationen senast vid sin tillkomst måste uppfylla arkivvetenskapliga krav.”