Oavsett hur väl it- och utvecklingsarbetet är integrerat i ett företags verksamhet drivs arbetet med att konstruera ett system med största säkerhet i projektform. Där sker många misslyckanden, projektgrupperna fungerar inte.

Hur får man projektgrupper att fungera?
– Det är viktigt att ha flera starter för ett projekt, till exempel för att ordentligt etablera relationen med uppdragsgivaren och för att lägga en god grund i själva projektgruppen, säger Lena Börjeson, managementkonsult på Metoda konsulter.


Var överens. "Det är jättebra att åka i väg och hålla en workshop under ett dygn, från lunch till lunch med projektgruppen", säger Lena Börjeson på Metoda konsulter.

Hon anser att det är viktigt att ta tag i hur själva arbetet ska skötas inom projektgruppen och att alla blir delaktiga i det från början.

– Det är jättebra att åka i väg och hålla en workshop under ett dygn, från lunch till lunch med projektgruppen.

Under en sådan workshop kan man skapa en gemensam målbild, lära känna varandra mer och också komma överens om regler för hur arbetet ska utföras, till exempel hur möten ska hållas och hur konflikter ska hanteras. De inblandade kan tillsammans diskutera fram ett enkelt kontrakt på fem sex punkter som beskriver regler för hur man vill samarbeta i projektet.

Göran Hollsten, seniorkonsult på Influence, pekar på några viktiga saker för projektarbete. Till att börja med ska man vara medveten om att ett stort projekt faktiskt kan skapa en ny kultur på företaget som det bedrivs på och att alla kanske inte är positiva till projektet.

– Jag har aldrig sett att man jobbar med att hantera sådana problem genom att göra en kulturanalys, säger Göran Hollsten.

Det bör man, annars finns risken att projektet blir ett misslyckande. Göran Hollsten påpekar också att tydlighet är viktig i kommunikationen mellan projektmedlemmar.

– Kommunikation blir tydlig först när man får en kvittens på att den man pratar med förstår.

Ett exempel på en kvittens är att man säger ”kan du berätta vad jag sa med dina egna ord?”.

Ytterligare saker att undersöka är att alla i projektgruppen har förstått uppdraget och vad gruppen ska prestera samt att varje medlem har förstått sin roll i projektet.

– Om man synkroniserar allas förväntningar slipper man problem med dolda förväntningar, säger Göran Hollsten.

Fakta

Hur vet man då hur bra en projektgrupp fungerar? Enligt Hans Sogell som är vd på och äger konsultföretaget Människokraft, MKB, kan man mäta det.

Han arbetar med en modell och en mjukvara för att bedöma varje medlem i en projektgrupp inom fyra områden: ekonomiskt resultat, affärsmässighet, samarbetsförmåga och sakkunskaper.

Om en person får dåliga mätvärden kan man utföra en mer detaljerad lämplighetsanalys.