Är du stor …

Ett stort behov av informationshantering kräver en helhetslösning – enterprise content management, ecm. Där sitter extern webb och intranät ihop med dokument- och lagringshanteringen.

– Ecm blir mer och mer som ett affärssystem. Är företaget spritt geografiskt, särskilt i olika länder, behövs oftast ecm, säger Mattias Beijmo, grundare av webbkommunikationsbyrån Duma.

… mittemellan …

I steget under helhetslösningarna finns de innehållssystem vars syfte är publicering av information – web content management, wcm.

Två exempel är de svenska systemen Episerver och Polopoly. Gränsdragningen mellan wcm och ecm är inte glasklar.

– Begreppen flyter ihop. Styrkan i wcm-systemen är sättet att få ut innehållet, ofta i redaktionell form, säger Mattias Beijmo.

… eller liten?

I små organisationer med färre än hundra anställda är det svårt att räkna hem en storsatsning. Underskatta inte vanliga blogg- och onlineverktyg som snabba sätt för att nå ut och dela information.

– Med tusen anställda behöver man nog ett fullständigt publiceringssystem som anpassas efter behoven. Har man 40 funkar onlineverktyg som Google Apps, Sites eller Project-place ofta bra, säger intranätkonsulten Fredrik Wackå.

Öppet eller stängt?

Content management system, cms, bygger på öppen källkod och har gjort blixtkarriär. På bara ett par år har cms blivit en värdig utmanare till de kommersiella systemen.

Licenskostnaden blir noll kronor med verktyg som Joomla, Drupal och Dotnetnuke.

Men anpassningsarbetet kommer du inte ifrån.

Gör det internt eller anlita någon av de många konsulter som specialiserat sig på öppen källkod-cms.

– Valet av öppen källkod beror mycket på intern kompetens. Kommersiella verktyg är mer bekväma. Man kan ställa någon mot väggen, om inte konsulten så tillverkaren, säger Leif Engström, rådgivare inom publiceringsverktyg.

Referenser

Oavsett vilket system du väljer – kräv att konsulten eller tillverkaren visar upp referenser som motsvarar det du vill uppnå.

– Köper du ett system får du 20 procent av funktionerna. Resten är beroende av din konsult. Leta efter referenser som internkommunicerar på samma sätt som ditt företag. Mognaden och kommunikationsmönstret är viktigare än branschen, säger Mattias Beijmo.

Fakta

Det här är andra delen av två om innehållshantering. I den första delen handlade det om hur en ny generation ställer nya krav på informationssökande.

> Artiklarna ingår i ett kompendium som finns att ladda ner i sin helhet på computersweden.se/kompendium