Underskatta inte hur lång tid som behövs för planeringsstadiet. Exakt hur lång tid det tar är givetvis olika för alla företag.
– Det beror helt på företagets storlek och organisationskultur. Ett företag med tusen anställda kanske behöver två tre månader att planera medan en stor koncern med 25 000 behöver ett år, säger intranäts-konsulten Fredrik Wackå.
Det finns inga ursäkter att inte prata med de blivande användarna, de är ju dina medarbetare.
– Det fina i kråksången är att målgruppen är exakt definierad. Du kan till och med ta reda på namnen på de blivande användarna, säger Mattias Beijmo, seniorkonsult och grundare av Duma.
Tänk på att du ska leva länge med ditt content management-system. Det måste finnas rum att växa i. Helst ska ledningen vara med och skapa visionen, anser Fredrik Ring som är ansvarig för enterprise content management på Logica.
– I den bästa av världar är ledningen med i första steget och utformar visionen. Om vi får som vi vill har vi workshop med de befattningshavare som påverkas, till exempel kommunikationschefen om det gäller ett intranät.
It-avdelningens roll är också oumbärlig, anser Fredrik Ring.
– Det är viktigt att folk från it-avdelningen är med för att skapa förståelse mellan it och verksamheten.
Dina nuvarande plattformar spelar stor roll för hur du ska få in det nya systemet i organisationen.
– Integrationen med backendsystem för ekonomi och crm är viktigt, säger Richard Iohnson, vice vd på konsultföretaget Getupdated.
Alla företag är unika, men ändå inte. Titta på partner och konkurrenter inom din bransch. Vad lyckas/misslyckas deras system med?
– Många företag säger att ”våra affärsprocesser är unika”, men det är sällan sant. Ett försäkringsbolag är inte helt olikt ett annat. Det finns alltid överförbar kunskap för att inte göra samma misstag som andra gjort, säger Mattias Beijmo.
– Mäter du inte vet du aldrig om du lyckats, säger Richard Iohnson.
En mätpunkt kan vara att användarna på ett intranät ”gör x antal fler aktiva handlingar”, som att skriva eller söka, än förut.
– Att mäta gör att du förstår. Räkna inte sidträffarna på intranätet utan vad besökarna gör, säger han.
EMC
+ Systemet Documentum är erkänt bra på att införas i stora koncerner. Bred och djup funktionalitet som klarar hela kedjan från infångande till slutlagring av information.
– Förhållandevis svaga möjligheter till webbpublicering.
IBM
+ Har en ledande position inom finans, försäkring, bank och offentlig sektor. Satsar stort på mjukvara för sociala medier.
– Integreringen mellan IBM-system, till exempel Lotus WCM och Websphere, kunde vara bättre.
Microsoft
+ Sharepoint har förändrat ecm-marknaden genom att länka content management till vanliga program som Officepaketet.
– Måste öka takten med partnersamarbete och certifieringar. Just nu finns en stor klyfta mellan efterfrågan på Moss 2007 och tillgång på duktiga personer som kan implementera systemet.
Open Text
+ Stark position främst inom olja, gas och finanssektorn. Går även framåt inom juridik och i offentlig sektor. Har gott samarbete med SAP och Microsoft och integreras väl med deras plattformar.
– Har växt snabbt genom många uppköp, behöver rationalisera i programportföljen.
Oracle
+ Ucm är en mogen produktsvit som Oracle köpte 2006. Integrerat med Oracles kunnande inom BI och affärsprocesshantering finns stor potential för växande marknadsandelar.
– Fler och fler företag som redan har andra Oraclesystem går över till ucm. Men IBM och EMC bjuder hårt och framgångsrikt motstånd inom de riktigt stora ecm-affärerna.
Källa: Gartner