Affärssystemet får en ny roll

Affärssystemen måste axla två till synes svårförenliga roller. Dels ska de hantera den traditionella uppgiften som företagets ryggrad och transaktionsmotor, dels blir de ett allt viktigare verktyg i hur företaget leds och organiseras.

En ny bok som bland annat behandlar hur det ska ske är Temperaturen på affärssystem i Sverige, en av de första forskningsantologierna om läget för affärssystem i Sverige.

I boken medverkar 14 författare med intresse för affärssystem och dess roll i organisationers informationsbehandling och styrning.

Från början var affärssystemen transaktionsorienterade, med uppgift att binda ihop allt från redovisning och ekonomi, till personal och tillverkning i ett enda långt flöde av information av data, som förenar företagets informationsöar.

Först under senare tid har kraven ökat på att affärssystemen också ska bidra till själva styrningen och att ekonomerna i högre grad än tidigare aktivt ska bidra till att formulera spelreglerna för styrningen.

– Affärssystemen kan både fungera som ett sammanhållande kitt för transaktioner, och bli ett verktyg för styrning, säger Fredrik Nilsson, som är professor i ekonomiska informationssystem vid Linköpings universitet och en av bokens tre redaktörer.

– Men de kan också förstöra stora värden och förhindra möjligheten att skapa en strategiskt orienterad ekonomistyrning om man gör fel, säger han.

Fem perspektiv tas upp: nytta, styrning, begrepp, genomförande och den offentliga sektorns införande. Den bakomliggande tanken är att teknik och organisation inte bara spelar en viktig roll var för sig, utan att båda perspektiven måste beaktas samtidigt.

Enligt Fredrik Nilsson är en av de främsta utmaningarna för affärssystem att tillsammans med beslutsstödsverktygen vara en grund för att formulera strategier, genomföra dem och slutligen följa upp hur det går.

– Information kan användas för att fatta beslut i syfte att minska produktionskostnaderna eller för att följa upp vilka produkter som är lönsamma. Det kan låta självklart, men så ser verkligheten inte alltid ut, säger han.

Företag med fragmenterade system försvårar en effektiv styrning. Här finns mycket att göra för controllrar och ekonomichefer när det gäller att se till att systemen levererar information som kan användas av ledningen – både nere på golvet och för att formulera nya strategier.

– Inom ekonomistyrningsforskningen har det tidigare inte funnits så stort intresse för systemen. De har betraktats som lite av en svart låda. Nu börjar allt fler inse nyttan av att lära sig mer om hur systemen ser ut och fungerar, säger Fredrik Nilsson.