Det finns i dag ingen tillfredsställande lösning för kommunernas hantering av digitala blanketter. Blanketter som pdf kan exempelvis inte på ett enkelt sätt hällas in i de andra befintliga systemen, något som leder till ett enormt merarbete för både för de anställda och för kommunens innevånare.

– Kravspecifikationen var klar men det fanns inget som uppfyllde våra krav ute på marknaden, säger Umeås it-chef Jan Långström.

De leverantörer av blankettsystem som fanns hade som regel en licensmodell där det fanns en fast kostnad per blankett. Oavsett om man skapade en ny eller bara redigerade en befintlig låg kostnaden på 3 500 kronor. Bara Umeå har närmare 150 blanketter utlagda.

Kommunen tog då ett beslut att utveckla sin egen lösning från grunden, en skräddarsydd sådan just för kommunens behov.

– En sådan här investering tas hem flera gånger om, vinsten uppstår ju hos oss men även hos kommunmedborgaren. Det här minskar både antalet telefonsamtal och resor.

Umeå kommun arbetar nu på att byta ut alla formulär i de olika verksamheterna mot denna nya metod. Utvecklingen tog ungefär ett år och de första blanketterna fanns ute i början av våren. Nästa steg är att låta innevånarna signera direkt på nätet med hjälp av e-id.

Systemet har redan spridit sig som en löpeld till de andra kommunerna i Umeåregionen, det vill säga Vindeln, Bjurholm, Robertsfors, Nordmaling och Vännäs.

Anders Wahlberg, it-chef i Hörby kommun i Skåne, känner igen problematiken med digitala blanketter. Hörby är med i ett eu-projekt som bland annat tittar på just den här frågan. En viktig funktion som han vill se är en koppling till andra register, som till exempel Försäkringskassan och Skatteverket, så att användarna slipper fylla i samma uppgifter om och om igen.

– Det här är en brännande fråga om du ska prata e-myndighet, det finns ingenting på marknaden som duger. Har Umeå lyckats utarbeta ett eget system är det jätteintressant ur vår synvinkel, säger Anders Wahlberg.

– För oss är det här en kärnfråga. Vi kommer att söka igenom marknaden och förmodligen gå ut med en upphandling.

Men intresset är större än så och flera andra kommuner står på kö för att få köpa systemet. Umeå kommun har inte resurser för att bli en it-leverantör och därför har marknadsföringen lämnats över till Systeam, som hjälpte till att utveckla systemet. Säljs det vidare får Umeå en del av pengarna, och tror sig därmed kunna täcka sin egen utvecklingskostnad.

Fredric Arvidsson, regionchef på System, säger att ambitionen nu är att fortsätta utveckla systemet.

– Vi känner att det här är något som fler kommuner kan ha nytta av. Vi har köpt loss det och håller i försäljning samt support och underhåll.

Fakta

Lösningen består av flera delar. Det som möter kommuninnevånarna är webbaserade formulär där till exempel ansökningar om dagisplats kan fyllas i.

Bakom finns ett system som lägger in informationen i de befintliga systemen och databaserna som har hand om just den verksamheten.

Förutom det finns ett verktyg som låter anställda ute i verksamheten på ett enkelt sätt skapa nya formulär, och där upptstår mycket av vinsterna med systemet.